Kaupunginhallitus
Esityslista 27.10.2025/Asianro 8

Kaupunginhallitus 27.10.2025  

Valmistelija: apulaiskaupunginjohtaja Tuukka Forsell, puh. 020 615 9333, tuukka.forsell(at)kouvola.fi

Asian tausta

Kouvolan kaupunki panostaa tapahtumayhteistyöhön osana kaupunkimarkkinointia ja elinvoiman kehittämistä. Tapahtumayhteistyön toimintamalli on ollut käytössä vuodesta 2019 lähtien. Sitä ennen Kouvolan kokous- ja tapahtumamatkailua kehitettiin Kouvola Innovation Oy:n palvelusopimuksen mukaisesti VisitKouvolan hankkeena vuosina 2017–2018. Tapahtumayhteistyötä uusien ja kiertävien tapahtumien osalta hoidettiin vuosina 2019–2020 Kouvola Innovation Oy:n Live & VisitKovolan kokous- ja tapahtumapalvelun toimesta. Vuoden 2021 alusta markkinoinnin tapahtumayhteistyötä on koordinoinut Kouvolan kaupungin konsernipalvelujen Viestintä ja VisitKouvola -yksikkö.

Tapahtumayhteistyön toimintamalli tukee kaupunkistrategian 2023–2032 kasvukärkiä, erityisesti tavoitetta "Kouvola on värikäs pelikenttä". Tämä tavoite korostaa tapahtumien merkitystä kaupungin imagon, taloudellisen elinvoiman ja asukkaiden viihtyvyyden parantamisessa. Tapahtumat tukevat matkailun ympärivuotisuutta sekä muiden alueen palveluiden kehittymistä.

Kouvolan kaupunki tukee erilaisia tapahtumia ja hakee vuosittain vetovoimaisia kaupungin tunnettuutta ja elinvoimaa, matkailun vetovoimaa ja matkailutuloa sekä kaupunkilaisten viihtyvyyttä kasvattavien tapahtumien järjestämistä.

Viestintä-, markkinointi- ja matkailupalvelut yksikön kaupunginhallitustasoinen talousarviotavoite vuodelle 2026 on: Kouvola on vahvistunut matkailukohteena ja tapahtuma-alustana. Tavoite sisältää muun muassa ympärivuotista matkailumarkkinointia ja näkyvyyttä eri kanavissa sekä kaupungin profiiliin sopivien tapahtumien määrittelyä ja aktiivista hakua.

Tapahtumajärjestäjien kanssa tehtävän yhteistyön pohjana on kumppanuusmalli. Tavoitteena on edistää molempien osapuolten hyötyjä ja tuoda läpinäkyvyyttä yhteistyöhön. Yhteistyö voi sisältää mm. markkinointia, tiedottamista, tilaratkaisuja ja tapahtumajärjestäjälle on mahdollista hakea kaupungilta markkinointiyhteistyötukea tapahtuman järjestämiseen.

Tapahtumien markkinointiyhteistyön toimintamalli ja arviointikriteeristöt vuosina 2019–2025

Tapahtumayhteistyön arviointikriteerejä on tarkistettu aiemmin käytössä olleiden arviointikriteereiden sekä yhteistyökokemusten pohjalta ja päivitetty kulloinkin vastaamaan käytettävissä olevia talouden resursseja.     

Vuonna 2019 Kouvolan kaupunki on kaupunginhallituksen päätöksellä (Kh 19.11.2018 § 393) ottanut käyttöön ensimmäisen tapahtumayhteistyön toimintamallin ja arviointikriteeristön vuosille 2019–2021 sekä määritellyt tapahtumien korituksen (liite 1), jossa tapahtumat jaettiin teemoiltaan kolmeen koriin; Kori 1 / Oma tapahtumatuotanto, Kori 2 / Toistuvat tapahtumat ja Kori 3 / Uudet ja kiertävät tapahtumat. Arviointikriteeristön käyttöön sisältyi alussa vain uudet ja kiertävät tapahtumat (kori 3).

Tapahtumien arviointia varten laadittiin kriteeristö ja pisteytys, jotka päätettiin ottaa käyttöön valtuustokaudeksi kerrallaan, josta myöhemmin luovuttiin kriteereiden nopeamman uudelleen määrittelyn vuoksi. Vuosittaisen rahoituksen määrä vahvistettiin talousarvion valmistelun yhteydessä ja kunkin vuoden konsernipalveluiden talousarvion käyttösuunnitelmassa.

Vuoden 2022 alusta tapahtumien markkinointiyhteistyön arviointikriteeristöä edelleen tarkistettiin ja päivitettiin (Kh 08.11.2021 § 397) sekä laajennettiin koskemaan vuosille 2022–2025 myös toistuvia tapahtumia (kori 2) uusien ja kiertävien tapahtumia (kori 3) lisäksi. Arviointiperusteisiin lisättiin tapahtumien markkinointiin, medianäkyvyyteen ja palveluhankintoihin liittyviä kriteerejä vahvistamaan kaupungin näkyvyyden ja tunnettuuden lisäämistä tapahtumien markkinoinnin yhteydessä.

Vuosille 2023–2025 arviointikriteerit päivitettiin kertaalleen vastaamaan käytettävissä olevia resursseja (Kh 7.11.2022 § 305). Kriteerit tarkistettiin vuosien 2019–2021 ja 2022 kokemusten pohjalta. Tapahtumayhteistyön arviointikriteereihin lisättiin kaupunkistrategian tavoitteiden ja painopisteiden mukaisia kriteereiden painotuksia lisäpisteiden saamiseksi.

Tapahtumatuen suuruus määräytyy arviointikriteereiden kokonaispistemäärä-väleihin perustuen. Tapahtumayhteistyötukien euromääriä tarkistettiin 300–399 ja yli 400 pistemäärävälien kohdalla vastamaan käytettävissä olevaa vuosittaista budjettia, josta myönnetään tapahtumayhteistyötukea yksittäisille tapahtumille.             

Vuosille 2024–2025 tapahtumatukien päivityksen (Kh 27.11.2023 § 293) ydinajatuksena oli, että tapahtumatuet fokusoidaan entistä vahvemmin tapahtuman markkinointiyhteistyöhön, kaupungin saamaan näkyvyyteen ja alueen elinvoimavaikutuksiin. Tapahtumakorien kriteereitä tarkistettiin korien 2 ja 3 osalta (liite 1) vastaamaan paremmin tapahtumien markkinointiyhteistyön ja kaupungin strategisia tapahtumiin liittyviä tavoitteita.

Arviointikriteereiden tapahtumatyypin, kävijämäärän ja tapahtumakeston painotuksia muokattiin sekä matkailutulon tasoa korotettiin ja kaikkien pisteytyksiä ja painotuksia tarkistettiin. Tapahtumayhteistyön tukimääriä myös tarkistettiin alaspäin kaikissa pistemääräväleissä vastamaan käytettävissä olevaa vuosittaista budjettia, josta myönnettiin yhteistyötukea yksittäisille tapahtumille.

Kouvolan kaupunki on käyttänyt vuosina 2019–2025 toistuvien tapahtumien (kori 2) ja uusien ja kiertävien tapahtumien (kori 3) tapahtumien markkinointi-yhteistyöhön:

-          v. 2019 / 186 000 €, Kouvola Innovation Oy/palvelusopimus 105 000 € (kori 3)

-          v. 2020 / 168 000 €, Kouvola Innovation Oy/palvelusopimus 73.500 € (kori 3)

o        koronaepidemia, yhteensä 71 500 € käyttämättä

-          v. 2021 / 114 000 €, koronaepidemia, yhteensä 35 000 € käyttämättä

-          v. 2022–2023 yhteensä 114 000 € / vuosi

-          v. 2024–2025 yhteensä   91 000 € / vuosi

Tapahtumien markkinointiyhteistyötuki 2026–2028

Tapahtumien markkinointiyhteistyötuki kohdistetaan jatkossa erityisesti tapahtumien järjestämiseen ja matkailun edistämiseen alueelle. Uudessa mallissa yhteistyötukea kohdistetaan vain yleisötapahtumille, joihin arvioidaan osallistuvan yli 500 kävijää.

Kouvolan kaupungin tapahtumien markkinointiyhteistyötuen tavoitteena on

•          lisätä Kouvolan elinvoimaa ja tunnettuutta tapahtumakaupunkina,

•          tukevat kaupunkikulttuuria ja vahvistavat Kouvolan identiteettiä,

•          kasvattavat matkailutuloa Kouvolaan,

•          houkuttelevat kävijöitä kaupungin ulkopuolelta ja

•          lisäävät kaupunkilaisten viihtyvyyttä ja yhteisöllisyyttä.

Yhteistyötuki on tarkoitettu kohdistettavan erityisesti tapahtumien markkinoinnin vahvistamiseen niin että tapahtuman näkyvyys laajenee Kouvolan alueen ulkopuolelle. On arvioitu, että kävijämäärältään pienemmät tapahtumat (alle 500 kävijää) eivät vastaa kaupungin markkinointiyhteistyötuen tavoitteisiin.

Tapahtumasta tulee haun yhteydessä toimittaa erillinen markkinointisuunnitelma ja -budjetti. Hakemusta ei käsitellä, mikäli suunnitelmaa ei toimiteta.

Tapahtuma tulee järjestää Kouvolassa. Tukea voidaan myöntää myös toimijalle, jonka kotipaikka ei ole Kouvola.                           

Kaupunki avustaa tapahtumajärjestäjää vain yhden toimialan/palvelun kautta.

Tapahtumien arviointikriteeristö 2026–2028

Tapahtumien arvioinnissa käytetään edelleen Kouvolan strategisia tavoitteita tukevia kriteereitä (Liite 1). Arviointikriteereillä arvioidaan tapahtumien markkinointiyhteistyötuen myöntämisen edellytyksiä eri arviointiperusteiden mukaan.

Aiempaan verrattuna arviointikriteereiden tapahtumatyypin ja kävijämäärän sekä medianäkyvyyden luokkia on muokattu sekä kaikkien pisteytyksiä ja painotuksia tarkistettu. Ympäristöasiat ja vastuullisuus tapahtumajärjestelyissä - kriteeri on lisätty arviointiin mukaan. Tapahtumatuen suuruus määräytyy arviointikriteereiden kokonaispistemääräväleihin perustuen.

Kouvolan kaupungin markkinointiyhteistyön vastikkeet tapahtumajärjestäjältä ovat pääsääntöisesti Kouvolan näkyvyys tapahtuman markkinoinnissa ja sosiaalisen median kanavissa. Tähän on olemassa yhteistyösopimuksessa määritellyt kriteerit, joihin tapahtumajärjestäjän tulee sitoutua.

Vuodelle 2026 tapahtumien markkinointiyhteistyöhön on budjetoitu elinvoima- palvelujen viestintä-, markkinointi- ja matkailupalvelun talousarvioon 91 000 euroa.

Tapahtumien markkinointiyhteistyön jatkaminen useamman tukivuoden jälkeen

Mikäli tapahtuma on saanut kaupungin tapahtumien markkinointiyhteistyötukea useana peräkkäisenä vuotena, arvioidaan harkinnanvaraisesti markkinointiyhteistyön jatkamisen edellytykset laadittujen kehityskriteerien (Liite 2) perusteella.

Kehityskriteereiden avulla arvioidaan muun muassa osallistujamäärän kehitystä, alueellisen vetovoiman lisääntymistä, ohjelmasisällön kehittymistä, taloudellisesta vaikutusta, imagollista merkitystä ja medianäkyvyyttä.

Tuen edellytyksenä ja tavoitteena on, että tapahtuman järjestäminen kehittyy kohti taloudellista omavaraisuutta ja itsenäistä toimintakykyä.

Tuen jatkaminen voidaan ottaa harkintaan, mikäli tapahtuma osoittaa merkittävää kasvua ja kehityspotentiaalia, ja tämä on perusteltu selkeästi tukihakemuksessa.

Tapahtumatukien päivityksen ydinajatuksena on, että tapahtumatuet fokusoidaan entistä vahvemmin tapahtuman markkinointiyhteistyöhön, kaupungin saamaan näkyvyyteen ja alueen elinvoimavaikutuksiin.

Päätöksentekomalli ja haku 2026–2028

Tapahtumayhteistyön koordinoinnista ja valmistelusta vastaa elinvoimapalvelujen viestintä-, markkinointi- ja matkailupalvelut -yksikön tapahtumaprosessi.

Tapahtumayhteistyössä on vuosittain kaksi hakuaikaa keväällä (aiemman jatkuvan haun sijaan) ja hakemukset tulee jättää käsiteltäväksi vähintään kaksi (2) kuukautta ennen tapahtumaa.

Kaupungin asiantuntijoista koostuva tapahtumien arviointiryhmä, johon kuuluu edustajia kaupungin kulttuuri- ja liikuntapalveluista, viestintä-, markkinointi- ja matkailupalvelusta, käsittelee tapahtumahakemukset ja tekee esityksen markkinointiyhteistyötuesta, hakemuksen ja arviointikriteereiden pohjalta.

Päätöksen tapahtuman markkinointiyhteistyötuen myöntämisestä tekee viestintä- ja markkinointipäällikkö 10 000 euroon saakka vuosittain käytettävän budjetin rajoissa.

Yli 10 000 euron tapahtumien markkinointiyhteistyön tukihakemukset samoin kuin isäntäkaupunki -tapahtumien yhteistyöhakemukset käsitellään edelleen kaupunginhallituksessa (Kh 8.11.2021 § 397), mikäli muu määrärahavaraus tapahtuman osalta tarvitaan.             

Uudessa toimintamallissa pelkän tapahtumatuen jakamisen sijaan tavoitteena on jatkaa ja kehittää toimivaa läpinäkyvyyttä edistävää kumppanuusmallia tapahtumajärjestäjien kanssa. Yhteistyöllä tavoitellaan molempien osapuolien hyötymistä tapahtuman tarjoamista mahdollisuuksista.

Rahoitusta voidaan myöntää harkinnanvaraisesti myös uudestaan useamman tukivuoden jälkeen tapahtumille, kunhan tuen edellytykset kehityskriteerien mukaan täyttyvät vuosittain.

Rahoituksesta tehdään tapahtumajärjestäjän kanssa erillinen sopimus, jossa määritetään osapuolten vastuut ja velvollisuudet.

Kaupunginhallitus päättää uudet tapahtumien arviointikriteerit tarvittaessa ja vahvistaa rahoituksen vuosittain aina seuraavalle toimintavuodelle käyttötaloussuunnitelman yhteydessä.

Tapahtuma-arvioinnin, ennakkovalmistelun, tukien maksamisen ja seurannan sekä raportoinnin hoitaa viestintä-, markkinointi- ja matkailupalvelut kuten aikaisemmin.

Vuosien 2026–2028 osalta ehdotetaan, että liitteissä 1 ja 2. esitetty

1. markkinoinnin tapahtumayhteistyötuen käyttöä jatketaan, poistetaan aiemmin käytössä ollut tapahtumien koritus arvioinnissa ja tukea myönnetään vain yleisötapahtumille, joissa on vähintään 500 osallistujaa,
2. ja että tarkistetut arviointikriteerit vuosille 2026–2028 ja euromääräiset tukiluokat otetaan käyttöön.

Liitteenä ovat Tapahtumayhteistyötukien arviointikriteeristö vuosille 2026-2028 sekä Tapahtumayhteistyön kehityskriteeristö vuosille 2026-2028.

Lisätietoja: viestintä- ja markkinointipäällikkö Charissa McCarron, p. 020 615 7518, charissa.mccarron(a)kouvola.fi, yhteyspäällikkö Anne Käki, p. 020 615 8173, anne.kaki(a)kouvola.fi.

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä päivitetyn tapahtumien markkinointiyhteistyön toimintamallin ja liitteinä olevan arviointikriteeristön vuosille 2026–2028.

Kaupunginhallituksen päätös: