Kaupunginhallitus
Esityslista 27.01.2025/Asianro 10

Kaupunginhallitus 27.01.2025  

Valmistelija: hallintojohtaja Saara Rahkonen-Rannikko, puh. 020 615 9066, saara.rahkonen-rannikko(at)kouvola.fi

Yhteenveto

Kehittämispäällikkö on valmistellut sisäisen tarkastuksen suunnitelman vuodelle 2025, jota esitetään kaupunginhallitukselle hyväksyttäväksi.  Hallintosäännön 21 §:n mukaan asiakirjan hyväksyy kaupunginhallitus.

Sisäinen tarkastus on osa kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan järjestelmää. Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi-, varmistus- sekä konsultointitoimintaa, jonka tarkoituksena on tuottaa lisäarvoa organisaatiolle ja parantaa sen toimintaa. Sisäinen tarkastus tukee organisaatiota sen tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan organisaation riskienhallinta-, valvonta- sekä johtamis- ja hallintoprosessien tehokkuuden arviointiin ja kehittämiseen.

Vuoden 2025 suunnitelmassa on huomioitu muun muassa seuraavia tarkastuskohteita HR-prosesseissa kevennetyn työn prosessit sekä täyttölupaprosessi, kaupungin konserniyhtiöt, Kouvola Innovation Oy:n ja kaupungin työllisyyspalveluiden rajapinnat, kaupungin tilapalveluiden osalta kiinteistöjen ylläpidon seuranta ja sisäisten vuokrien määräytyminen, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen sijaiskäytäntöjen ohjeistus ja kännykkäkieltoon liittyvä ohjeistus.

Sisäinen tarkastus toimii kaupunginhallituksen ja kaupunginjohtajan alaisuudessa.

Asian valmistelun tausta ja päätösvallan perusteet

Päätösvalta kuuluu kaupunginhallitukselle. Hallintosäännön 21 §:n mukaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osalta kaupunginhallitus

1. vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja yhteen sovittamisesta siten että kaupungin toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus varmistetaan,

2. hyväksyy sisäisen tarkastuksen suunnitelman, johon perustuen arvioidaan riskienhallinta-, valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien tuloksellisuutta

3. vastaa riskienhallinnan järjestämisestä siten, että kunnan toiminnan olennaiset riskit tunnistetaan ja kuvataan, riskin toteutumisen vaikutukset, toteutumisen todennäköisyys ja mahdollisuudet hallita riskiä arvioidaan.

Hallintosäännön 80 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa kokonaisvaltaisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Kaupunginhallitus hyväksyy sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet ja menettelytavat, valvoo, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimeenpannaan ohjeistuksen mukaisesti ja tuloksellisesti sekä antaa toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä sekä selvityksen konsernivalvonnasta ja merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä.

Hallintosäännön 81 §:n mukaan lautakunta vastaa toimialallaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta sekä raportoi kaupunginhallitukselle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä.

Hallintosäännön 82 §:n mukaan kaupunginjohtaja ja muut johtavat viranhaltijat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta vastuualueellaan, ohjeistavat alaisiaan toimintayksiköitä sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Esihenkilöt vastaavat yksikkönsä riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Konsernijohto vastaa konserniyhteisöjen ohjauksesta sekä yhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen ja tuloksellisuuden valvonnasta.

Hallintosäännön 83 §:n mukaan sisäinen tarkastus arvioi objektiivisesti ja riippumattomasti sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja konsernivalvonnan järjestämistä ja tuloksellisuutta, raportoi arvioinnin tuloksista sekä esittää toimenpide-ehdotuksia järjestelmän kehittämiseksi. Sisäinen tarkastus raportoi kaupunginhallitukselle ja kaupunginjohtajalle.

Sisäisen tarkastuksen toiminnon tarkoitus, tehtävät ja vastuut määritellään kaupunginhallituksen hyväksymässä sisäisen tarkastuksen toimintaohjeessa. Ohje on hyväksytty kaupunginhallituksessa 26.6.2017 § 207.

Sisäisen tarkastuksen suunnitelma vuodelle 2025

Sisäisen tarkastuksen työn pohjana on tarkastussuunnitelma, jonka hyväksyy kaupunginhallitus. Tarkastussuunnitelmaa voidaan täydentää, tarkentaa ja muuttaa sopimalla asiasta kaupunginjohtajan kanssa. Tarkastussuunnitelmassa huomioidaan ajankohtaiset aiheet ja tapahtumat Kouvola-konsernissa.

Vuoden 2025 suunnitelmassa on huomioitu muun muassa seuraavia tarkastuskohteita HR-prosesseissa kevennetyn työn prosessit sekä täyttölupaprosessi, kaupungin konserniyhtiöt, Kouvola Innovation Oy:n ja kaupungin työllisyyspalveluiden rajapinnat, kaupungin tilapalveluiden osalta kiinteistöjen ylläpidon seuranta ja sisäisten vuokrien määräytyminen, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen sijaiskäytäntöjen ohjeistus ja kännykkäkieltoon liittyvä ohjeistus.

Kaupungin sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen yhteensovittamiseksi, tarkastuskohteissa huomioidaan tilintarkastajan tarkastussuunnitelma.

Liitteenä on hyväksyttäväksi esitettävä Sisäisen tarkastuksen suunnitelma 2025.

Lisätietoja: kehittämispäällikkö Karoliina Kanerva, puh. 020 615 7124, karoliina.kanerva(at)kouvola.fi

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteenä olevan Sisäisen tarkastuksen suunnitelman vuodelle 2025.

Kaupunginhallituksen päätös: