Kaupunginhallitus
Esityslista 27.01.2025/Asianro 12

Kaupunginhallitus 27.01.2025  

Valmistelija: hallintojohtaja Saara Rahkonen-Rannikko, puh. 020 615 9066, saara.rahkonen-rannikko(at)kouvola.fi

Yhteenveto

Hallintosäännön 56 §:n mukaisesti kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalain 4.2. §:n mukaiset vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kunnassa. Edelleen hallintosäännön 56.2 § kohta 3 mukaisesti tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyviä vastuita ovat tietoturvallisuusjärjestelyt, tietojärjestelmien toiminta ja yhteentoimivuus sekä vastuu tietoaineistojen säilyttämisen järjestämisestä. Nämä ovat vastuita, jotka koskevat olennaisesti myös tekoälyn käyttöä kunnan palvelutuotannossa ja tietojen käsittelyssä.

Kaupungin toiminnoissa on mahdollista hyödyntää tekoälyä, ja siten on perusteltua, että kaupungissa on olemassa myös riittävä ohjeistus tekoälyn käyttöönotosta. Kaupunginhallitukselle esitetään, että se hallintosäännön 56 §:n sekä 21.1 § kohdan 5 mukaisen päätösvallan mukaisesti hyväksyy tekoälyn käyttöä kaupunkiorganisaatiossa linjaavat yleisperiaatteet, tekoälypolitiikan, joka siten osaltaan myös ohjaa tekoälyn hallittua käyttöönottoa organisaatiossa.

Tekoälypolitiikan tekeminen ja käyttöönotto liittyy näin ollen yhtäältä toimintaympäristön voimakkaaseen tekniseen kehitykseen sekä toisaalta lainsäädännöstä tuleviin velvoitteisiin. Tiedonhallinta- ja tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että kaupungilla on linjattu ja ohjeistettu tietojärjestelmien käytöstä ja tietoturvaperiaatteista, kun viranomainen hoitaa tehtävänsä ja tarjoaa palvelunsa hallinnon asiakkaille hyvää hallintoa noudattaen. Tämän johdosta on tarve linjata ylätasolla periaatteista, miten Kouvolan kaupungilla tekoälyä voidaan ottaa käyttöön ja hyödyntää palvelutuotannossa.

Kouvolan kaupungin hallintosäännön 21 § mukaan kaupunginhallitus johtaa kaupungin toimintaa ja päättää henkilöstöä koskevista strategisista linjauksista ja tietoturvaperiaatteista. Kouvolan kaupungin tekoälypolitiikka on tällainen strateginen asiakirja tekoälyn käytön suunnittelemiseksi, toteuttamiseksi ja kehittämiseksi osana sovellusten, ohjelmistojen ja tietojärjestelmien käyttöä, ja jolla asiakirjana on lisäksi kiinteä rajapinta myös kaupungin tietoturvaperiaatteisiin, joista kaupunginhallitus myös vastaa.

Kouvolan kaupungin tekoälypolitiikan luonnosta on käsitelty valmisteluvaiheessa tiedonhallinnan ohjausryhmässä, konsernipalveluiden johtoryhmässä, yhteistyöryhmässä ja kaupungin johtoryhmässä. Tekoälypolitiikka tuodaan kaupunginhallituksen päätettäväksi, koska tekoälypolitiikka on ylätason strateginen asiakirja tekoälyn käytön suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi osana tietojärjestelmien tietoturvallista käyttöä. Tekoälypolitiikka toimii perustana tekoälyn käyttöönottoon ja käyttöön liittyville tarkemmille ohjeille ja käytännöille kaupungissa.

Asian valmistelun tausta ja keskeinen sisältö

Kouvolan kaupunki määrittelee tekoälypolitiikassa ylätasolla kaupungin linjaukset ja tekoälyn käytön tietoturvalliset periaatteet. Erilaisten digitaalisten palveluiden, ohjelmien ja tietojärjestelmien käyttö on enenevässä määrin osa Kouvolan kaupungin palvelutuotantoa ja toimintaprosesseja. Tekoälypolitiikka toimii ylätason perustana Kouvolan kaupungin tekoälyn käyttöönottoon ja käyttöön liittyville tarkemmille ohjeille ja käytännöille.

Tekoälypolitiikassa käydään keskeisiltä osin läpi tekoälyn yleiset määritelmät ja millaisia teknologisia ratkaisuja on tällä hetkellä tarjolla sekä sitä, kuinka kaupungissa voidaan hyödyntää tekoälyä työvälineenä. Organisaatiossa määritetään kunkin yksikön toimesta työkäyttöön tarkoitetut tekoälypohjaiset työvälineet, dokumentoidaan käytössä olevat järjestelmät lakisääteiseen tiedonhallintamalliin ja määritetään käyttötarkoitukset. Tekoälypolitiikassa ohjeistetaan, mitä toimenpiteitä on tehtävä, kun tekoälyä on käytetty toteutuksessa, koska kaupungin vastuulla on myös toimia puolueettomasti, riippumattomasti ja tasapuolisesti. Kaupungin toiminnan on oltava avointa, tarkoituksenmukaista, hyväksyttävää ja taattava asianosaisten oikeusturva sekä virkavastuun asianmukainen toteutuminen. Mainitut vaatimukset koskevat myös tekoälyn käyttöä kaikessa viranomais- tai hallintotoiminnassa ja jos tekoälyä on hyödynnetty toteutuksessa, tulee siitä ilmoittaa selkeästi tuotoksen yhteydessä.

Tekoälyn käyttö julkisella sektorilla tuo mukanaan mahdollisuuksia, mutta myös uhkia. Kouvolassa tekoälypohjaisia riskejä lähestytään riskiperusteisesti ja politiikassa linjataan keinoja sekä esimerkkejä tekoälytuotteiden ja käytön riskien hallintaan. Tekoälypolitiikassa huomioidaan myös Euroopan unionin tekoälyasetuksen tuomat ohjeistukset.

Tekoälyn hyödyntämistä varten on tarpeen määritellä linjaukset, joilla käyttö on turvallista. Viranomainen on aina vastuussa käyttämistään tekoälyjärjestelmistä. Tekoälypohjaiset ratkaisut eri muodoissaan ovat tukiteknologiaa, joka mahdollistaa erilaisten tietoteknisten laitteiden ja ratkaisujen hyödyntämisen julkisessa hallinnossa.

Tekoälypolitiikan tavoitteena on varmistaa yhdenmukaiset käytännöt, toimintaperiaatteet ja vastuut työn tekemisen ja turvallisen toiminnan edistämiseksi. Tekoälypolitiikkaa sovelletaan kaikkiin tekoälyä käyttävien järjestelmien, sovellusten ja toimintojen suunnitteluun, käyttöönottoon ja käyttöön riippumatta esitystavasta, muodosta tai elinkaaren vaiheesta.

Tekoälypolitiikka toimii perustana yksityiskohtaisemmille määräyksille, ohjeille sekä käytännöille. Tekoälypolitiikka ja siitä johdetut määräykset, ohjeet sekä käytännöt koskevat jokaista Kouvolan kaupungin työntekijää, viranhaltijaa, luottamushenkilöä ja kaupungin lukuun toimivaa, joka työnsä tai toimeksiantonsa perusteella käsittelee kaupungin omistamaa tai hallinnoimaa tietoa.

Hyväksyttäväksi esitettävä tekoälypolitiikka on liitteenä.

Lisätietoja: tietohallintojohtaja Jari Väisänen, puh. 020 615 9069, jari.vaisanen(at)kouvola.fi

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteenä olevan kaupungin tekoälypolitiikan.

Kaupunginhallituksen päätös: