Kymen jätelautakunta
Pöytäkirja 25.05.2022/Pykälä 14

Kymen jätelautakunta 25.05.2022 § 14

Valmistelija: Kymen jätelautakunnan suunnittelija Arja Soini, puh. 020 615 5545, arja.soini(at)kouvola.fi

Kymen jätelautakunnan henkilörekisterit

Kymen jätelautakunta on jätelain 646/2011 143 § perusteella rekisterinpitäjä ylläpitäessään jätteenkuljetusten ja biojätteen käsittelyn kiinteistöjen tietoja jätehuoltojärjestelmässään (jätteenkuljetus- ja kompostointirekisteri).

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 (myöhemmin tietosuoja-asetus eli GDPR) tarkoittama henkilörekisteri muodostuu myös silloin, kun henkilötietoja kertyy tietyn käyttötarkoituksen johdosta. Tällaisena rekisterinä voidaan pitää Kymen jätelautakunnan käsittelemistä hakemuksista ja tehdyistä viranhaltijapäätöksistä muodostuvia aineistoja, jotka sisältävät yksittäisten kuntalaisten tai vapaa-ajanasukkaiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelystä ja tietojen luovuttamisesta päättäminen

Jätelain 143§ määrätään muiden kuin Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/2019 (myöh. julkisuuslaki) nojalla salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta. Julkisuuslain mukaan salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta salassapitovelvoitteen estämättä määrätään jätelain 146§.

Muuta sääntelyä Kymen jätelautakunnan toimintaa koskien on Kouvolan kaupungin hallintosäännössä, tietosuojapolitiikassa, digitaalisen turvallisuuden politiikassa ja tiedonohjaussuunnitelmassa, sillä Kymen jätelautakunta on osa Kouvolan kaupungin organisaatiota. Edellä kuvatuissa dokumenteissa on tietosuojaa, tietojen luovuttamista, tietojen säilyttämistä ja hävittämistä koskevaa säätelyä.  

Tietosuojapolitiikan mukaan kunkin henkilötietoja sisältävän rekisterin tietosuojasta vastaa kyseisen rekisterin nimetty rekisterinpitäjä ja jokaisen yksikön esimies vastaa yksikkönsä vastuulla olevien tehtävien osalta tietosuojasta. Kaupungin hallintosäännön mukaan toimivalta päättää asiakirjan antamisesta ja ratkaista tietopyynnöt, kuuluu toimielimen esittelijälle tai palvelun johtajalle.

Digitaalisen turvallisuuden politiikkaa noudattavat kaikki kaupungin palveluksessa työskentelevät, luottamushenkilöt sekä kaupungille palveluja tuottavien organisaatioiden henkilöt. Jokaisen yksikön esimies vastaa yksikkönsä vastuulla olevien tehtävien osalta tietoturvasta. Jokainen kaupungin työntekijä ja kaupungille palveluita tuottava henkilö vastaa tietoturvasta omassa toiminnassaan. Kukin palveluntuottaja vastaa toimintansa tietoturvasta Kouvolan kaupungille tuotettavien palveluiden osalta. Kouvolan kaupungilla on vastuu palveluntuottajan palveluiden ja toiminnan tietoturvallisuuden seurannasta.

Keskeisiä lakeja ovat EU:n yleinen tietosuoja-asetus, Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999, Tietosuojalaki 1050/2018 sekä laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019.

Edellä kerrotusta johtuen Informointiasiakirjan ajantasaisuudesta ja dokumentin oikeellisuudesta vastaa lautakunnan sijaan rekisterin vastuuhenkilö, joka on tässä tapauksessa jätehuoltopäällikkö.

Tietosuojaselosteiden muuttaminen informointiasiakirjoiksi

Tietosuoja-asetus korostaa, että rekisteröityjä on informoitava henkilötietojen käsittelystä ymmärrettävästi ja läpinäkyvästi. Siksi vanhat tietosuojaselosteet päivitetään selosteellisiksi informointiasiakirjoiksi. Informointiasiakirjoissa kerrotaan rekisteröidyille, kuka on rekisterinpitäjä, miksi ja millä perusteella heidän henkilötietojaan käsitellään, kuinka kauan tietoja säilytetään, luovutetaanko tietoja eteenpäin, miten tietoja suojataan ja miten rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan.

Informointiasiakirjat ovat julkisia asiakirjoja. Kouvolan kaupunki julkaisee informointiasiakirjat kaupungin kotisivulla. Kymen jätelautakunta voi julkaista informointiasiakirjan lisäksi omalla internetsivullaan.

Kuten aiemmin käytössä olleita tietosuojaselosteita, myös informointiasiakirjoja täydennetään ja niissä olevia mahdollisia puutteita korjataan jatkuvasti.

Kymen jätelautakunnan jätteenkuljetus- ja kompostointirekisterin (JL 143 §) informointiasiakirja on liitteenä.

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista

Kouvolan kaupungin henkilörekistereistä tulee laatia rekisteröidyille toimitettavan informointiasiakirjan lisäksi kaupungin sisäinen dokumentti eli "Seloste käsittelytoimista".

Seloste käsittelytoimista on kirjallinen kuvaus organisaation tekemästä henkilötietojen käsittelystä. Se toimii apuvälineenä henkilötietojen käsittelyn hahmottamiseen, ja sen tarkoituksena on osaltaan osoittaa, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Seloste onkin olennainen osa organisaation osoitusvelvollisuuden toteuttamista.

Lisätietoja: Jätehuoltopäällikkö Katja Kangas puh. 020 615 8143, katja.kangas(at)kouvola.fi, Kymen jätelautakunnan suunnittelija Arja Soini, puh. 020 615 5545, arja.soini(at)kouvola.fi sekä Kouvolan kaupungin tietosuojavastaava puh. 020 615 3899, tietosuoja@kouvola.fi.

Jätehuoltopäällikön ehdotus:

Kymen jätelautakunta päättää merkitä jätelain 143 §:n mukaisen jätteenkuljetus- ja kompostointirekisterin informointiasiakirjan tiedoksi.

Kymen jätelautakunnan päätös:

Kymen jätelautakunta hyväksyi päätösehdotuksen.

__________