Kaupunginhallitus
Esityslista 02.06.2025/Asianro 8

Kaupunginhallitus 02.06.2025  

Valmistelija: hallintojohtaja Saara Rahkonen-Rannikko, puh. 020 615 9066, saara.rahkonen-rannikko(at)kouvola.fi

Asian tausta

Hankintapalvelut on valmistellut hankintaohjeen päivitystä. Kouvolan kaupungin hankintaohjeistus koostuu Hankintaohjelmasta ja Hankintaohjeesta. Hankintaohjelma on poliittinen linjaus, jolla tuetaan kaupunkistrategian toteuttamista. Hankintaohje sisältää käytännön ohjeita hankintaprosessin toteutukseen.

Hankintaohje on käsitelty edellisen kerran kaupunginhallituksessa ja se tuodaan myös nyt toimielimen päätettäväksi, koska hallintosäännön 2 §:n mukaisesti kaupunginhallitus johtaa kaupungin toimintaa, hallintoa ja taloutta, minkä lisäksi 21.2§:n mukaisesti kaupunginhallitus päättä niistä asioista, joita ei ole säädetty tai määrätty hallintosäännössä muiden toimielinten päätettäväksi.

Hankintaprosessiin on kohdistunut merkittäviä muutoksia vuoden 2024 lopussa: 1.1.2025 voimaan tulleen hallintosäännön §:llä 70 muutettiin viranhaltijoiden päätöksentekovaltuuksia; 9.12.2024 kaupunginhallitus päätti uusista toimielimeen vietävien hankintapäätösten euromääräisistä rajoista. Myös hankintatoimen resurssit ovat muuttuneet. Tästä johtuen hankintaohje on perusteltua päivittää vastaamaan muuttuneita määräyksiä ja nykytilannetta.

Hankintaohjeen kohdassa 4 käsitellään pienhankintoja koskevaa ohjeistusta. Pienhankinnat ovat hankintalain kynnysarvojen alle jääviä hankintoja. Kansallisen hankintalain valmistelussa on haluttu keventää pienten hankintojen hallinnollista työtä jättämällä ne hankintalain ulkopuolelle. Hankintalaissa on eri hankintalajeilla toisistaan poikkeavat kynnysarvot. Esimerkiksi rakennusurakoilla on korkeampi kynnysarvo kuin tavara- ja palveluhankinnoilla. Pienhankintoja kunta voi ohjeistaa haluamallaan tavalla. Kuntaliitto suosittelee, että myös kuntien omissa ohjeistuksissa huomioitaisiin eri hankintalajien toisistaan poikkeavat kilpailutusmääräykset.

Voimassa olevan hankintaohjeen mukaan kaikkia pienhankintojen hankintalajeja koskee 9.000 euron kilpailuttamisvelvollisuus. Kilpailuttamisrajaa koskeva ohjeistus on hyväksytty vuonna 2018. Tämän jälkeen yleinen hintataso on noussut. Myös kilpailuttamistyöhön käytettävissä olevat henkilöstöresurssit ovat pienentyneet niin toimialoilla kuin hankintapalveluissa. Taloudellisten säästöjen tavoittelussa pyritään myös yleisesti kaupungilla keskittymään lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Pienhankintoihin käytettävä resurssi kohdistuu ei-lakisääteiseen toimintaan. Nostamalla pienhankintojen kilpailuttamisrajaa pystytään suuntaamaan sekä toimialojen mutta hankintayksikön resursseja lakisääteisiin tehtäviin.

Esitettävät uudet pienhankintojen kilpailuttamisrajat ovat 50 % hankintalain mukaisista kynnysarvoista:

• tavara- ja palvelut 30.000 euroa
• rakennusurakat 75.000 euroa
• liitteen e mukaiset palvelut (sis. mm. sosiaali- ja terveyspalveluja) 150.000 euroa 
• käyttöoikeussopimukset 250.000 euroa  

Valmistelutyössä on tutkittu verrokkikuntien kilpailuttamisrajoja. Verrokkikaupungeissa kilpailuttamisrajat vaihtelevat suuresti. Useissa kaupungeissa on nostettu tai ollaan esittämässä kilpailuttamisrajan nostoa.

Yhteistyötahojen osallistaminen

Hankintoja valmistelevalle kaupungin henkilöstölle on tehty kysely nykyisten ja esitettyjen uusien pienhankintojen kilpailuttamisrajojen tarkoituksenmukaisuudesta sekä siitä, mikä vaikutus sillä olisi ostojen paikallisuusasteen kehitykseen. Kyselyn tuloksena 100 % vastanneista henkilöistä kannatti kilpailuttamisrajojen nostoa esitetyllä tavalla. Vastaajat näkivät kilpailuttamisrajan noston mahdollistavan aiempaa paremmin pienhankintojen kohdistamisen paikallisille yrityksille hankintaohjelman tavoitteiden mukaisesti. Hankintaohje-esitykseen on lisäksi kirjattu menettelyohjeet, kuinka kilpailuttamisrajan alle jäävien hankintojen hintataso ja toimittajavalinta tulee selvittää hankintapäätöksessä, vaikka hankintaa ei ole kilpailutettu.

Hankintaohjelmaesitys on lisäksi esitelty Kouvolan yrittäjäyhdistysten edustajille 20.5.2025 sekä hankinta-asiamiehelle. Heiltä on pyydetty lausuntoa uudistuksesta. Lausunto on esityslistan liitteenä.

Hankintaohje 2021 esitetään päivitettävän liitteenä olevan Hankintaohje 2025 sisällön mukaiseksi. Muutoskohdat on merkitty väreillä, siten että uusi sisältöesitys on korostettu vihreällä värillä. 

Kaupunginhallitukselle esitetään, että se hyväksyy Hankintaohjeen 2025 siten, että hankintaohje päivitetään seuraavasti:

-          voimassa olevan hallintosäännön mukaiseksi sekä

-          voimassa olevien hankintapäätösrajojen mukaiseksi,

-          tarkistetaan hankintakalenteriin ilmoitettavien hankintojen eurorajaa kilpailutusrajoja vastaaviksi,

-          täsmennetään hankintapäätösperustelujen sisältöä alle kilpailuttamisrajan jäävien hankintojen osalta ja

-          hankintaohjeen mukaisesti kaupunki nostaa pienhankintojen kilpailuttamisrajoja seuraavasti:

• tavara- ja palveluhankinnat 30.000 euroa
• rakennusurakat 75.000 euroa
• liitteen e mukaiset palvelut 150.000 euroa
• käyttöoikeussopimukset 250.000 euroa.

Lisätietoja: hallintojohtaja Saara Rahkonen-Rannikko, puh. 020 615 9066, saara.rahkonen-rannikko(at)kouvola.fi; hankintapäällikkö Marja-Liisa Jyrkilä, puh. 020 615 7166, marja-liisa.jyrkila(at)kouvola.fi.

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Hankintaohjeen 2025, joka on liitteenä.

Kaupunginhallituksen päätös: