Kaupunginhallitus
Esityslista 02.06.2025/Asianro 15

Kaupunginhallitus 02.06.2025  

Valmistelija: hallintojohtaja Saara Rahkonen-Rannikko, puh. 020 615 9066, saara.rahkonen-rannikko(at)kouvola.fi

Yhteenveto ja asian tausta

Kuntalain (410/2015) 94 §:n mukaan valtuusto kokoontuu päättäminään aikoina ja myös silloin, kun valtuuston puheenjohtaja katsoo sen tarpeelliseksi. Saman lain 2. momentin mukaan valtuusto on kutsuttava koolle myös kaupunginhallituksen tai vähintään neljäsosan valtuutetuista sitä pyytäessä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällainen asia on valmisteltava kiireellisesti.

Kaupunginvaltuuston vakiintuneen käytännön mukaisesti valtuusto kokoontuu maanantaisin noin kerran kuukaudessa kello 17.00 alkaen. Talousarviokokous samoin kuin tilinpäätöskokous alkavat kumpikin kello 12.00.

Kokousten järjestämisen ja koolle kutsumisen osalta menetellään, kuten kaupungin hallintosäännössä ja kuntalaissa valtuuston kokouksista määrätään.

Valtuuston kokousaikataulun periaatteet

Valtuuston kokousten osalta noudatetaan edellä esitettyjä periaatteita kokousaikataulujen suunnittelussa vuosittain, ellei perustellusta syystä aikataulua tarvitse suunnitella toisin. Pääsääntöisesti muina maanantaipäivinä pidetään kaupunginhallituksen kokouksia, toimielimen päättäminä ajankohtina. Lisäksi suunnittelussa huomioidaan maakuntaliiton sekä hyvinvointialueen keskeisten toimielinten kokousaikataulut, mikä osaltaan ohjaa aikataulujen suunnittelua myös vahvasti.

Kokousaikataulun valmistelusta vastaa kaupungin hallintopalvelut yhdessä kaupunginjohtajan, kaupunginvaltuuston puheenjohtajan ja kaupunginhallituksen puheenjohtajan sekä talousjohtajan kanssa. Aikataulua suunniteltaessa otetaan edellä mainittujen toimielinten kokoontumisaikataulujen lisäksi huomioon myös tilinpäätös- ja talousarvioprosessi ja sen määräajat. Lisäksi toimielinten välinen asioiden valmistelu ja aikataulutarpeet siten, että valtuuston kokousten välissä olisi riittävä aika saattaa asioita käsiteltäväksi toimielimistä valtuuston seuraavaan kokoukseen. Suunnittelussa huomioidaan myös toimintavuoden koulujen loma-ajat ja mahdollisesti aikatauluun vaikuttavat kansalliset pyhäpäivät.

Vakiintuneen käytännön mukaisesti valtuusto kokoontuu lisäksi valtuustolle järjestettäviin valtuustoseminaareihin keväisin sekä syksyisin. Näiden osalta aikataulut toimitetaan valtuutetuille erikseen.

Valtuusto on päätöksellään 2.12.2024 § 85 hyväksynyt kokousaikatauluksi loppuvuodelle 2025:

maanantai 1.9.2025 klo 17

maanantai 13.10.2025 klo 17

maanantai 17.11.2025 klo 17

maanantai 1.12.2025 keskustelutapaaminen klo 17

maanantai 8.12.2025, talousarviokokous klo 12

Säädöstausta

Valtuuston kokoontuminen

Kokousten järjestämisen ja koolle kutsumisen osalta menetellään, kuten kaupungin hallintosäännössä ja kuntalaissa valtuuston kokouksista määrätään.

Kuntalain 94 §:n mukaisesti valtuusto kokoontuu päättäminään aikoina ja myös silloin, kun valtuuston puheenjohtaja katsoo sen tarpeelliseksi. Valtuusto on kutsuttava koolle myös kunnanhallituksen tai vähintään neljäsosan valtuutetuista sitä pyytäessä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällainen asia on valmisteltava kiireellisesti.

Valtuuston kutsuu lain 94 §:n mukaan koolle puheenjohtaja. Kokouskutsun valtuuston ensimmäiseen kokoukseen antaa kunnanhallituksen puheenjohtaja, ja kokouksen avaa iältään vanhin läsnä oleva valtuutettu, joka johtaa puhetta, kunnes valtuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat on valittu. Kutsussa on ilmoitettava käsiteltävät asiat.

Käytännössä, mikäli käsiteltävien asioiden vähäinen määrä tai muu perusteltu tai erityinen syy edellyttää sovitun kokousajankohdan muuttamista, puheenjohtaja voi peruuttaa kokouksen tai muuttaa kokouksen alkamisaikaa päätettynä kokouspäivänä.

Kokouskutsut

Kuntalain 94.4 §:n mukaisesti kokouskutsu on lähetettävä vähintään neljä päivää ennen kokousta. Samassa ajassa on kokouksesta tiedotettava yleisessä tietoverkossa. Kouvolan kaupungilla esityslistat julkaistaan ja kokouksista tiedotetaan kuntalain ja kaupungin hallintosäännön mukaisesti yleisessä tietoverkossa, kunnan verkkosivuilla.

Kuntalain 94 §:n mukaisesti kokouskutsu voidaan lähettää sähköisesti, jos kunta huolehtii, että tähän tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä. Kaupungilla esityslistat toimitetaan sähköisesti sähköisen kokoushallinnan kautta. Kaupungin hallintosäännön 90 §:n mukaisesti esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset valtuuston päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.

Hallintosäännön 90 §:n mukaan valtuusto päättää, kuinka monelle varavaltuutetulle esityslista toimitetaan. Kouvolassa esityslista on vakiintuneesti toimitettu valtuutettujen lisäksi kokouskutsun yhteydessä myös neljälle varavaltuutetulle, jos valtuustoryhmän koko on ollut vähintään yhdeksän valtuutettua ja muussa tapauksessa kahdelle varavaltuutetulle.

Varavaltuutetun kutsumisesta valtuuston kokoukseen säädetään hallintosäännön 94 §:ssä. Valtuutetun, joka ei pääse kokoukseen tai on esteellinen käsittelemään esityslistalla olevaa asiaa, on viipymättä ilmoitettava esteestä tai esteellisyydestä valtuuston puheenjohtajalle tai sihteerille. Saatuaan valtuutetulta tai muuten luotettavasti tiedon esteestä tai esteellisyydestä puheenjohtajan tai sihteerin on kutsuttava valtuutetun sijaan kuntalain 17 :§n 1 momentissa tarkoitettu varavaltuutettu. Varavaltuutetut kutsutaan kokoukseen noudattaen heidän sijaantulojärjestystään.

Käytännön toiminnan järjestämiseksi esitetään valtuustolle, että valtuuston jäsenet ilmoittavat mahdollisesta esteestä osallistua kokoukseen tai asian käsittelyyn puheenjohtajan tai sihteerin lisäksi myös Kouvolan kaupungin kirjaamoon ja hallintosäännön 94.2 §:n mukainen oikeus kutsua varavaltuutettu kokoukseen myönnetään sihteerin tai puheenjohtajan lisäksi hallintopalveluiden hallintosihteereille.

Lisätietoja: hallintojohtaja Saara Rahkonen-Rannikko, puh. 020 615 9066, saara.rahkonen-rannikko(at)kouvola.fi; talousjohtaja Hellevi Kunnas, puh. 020 615 5054, hellevi.kunnas(at)kouvola.fi

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallituksen ehdotus kaupunginvaltuustolle:

Kaupunginvaltuusto päättää

1. kokoontua valtuustokaudella puheenjohtajan päättäminä päivinä, kaupungintalon valtuustosalissa maanantaisin klo 17, ellei puheenjohtaja kokousajan tai -paikan osalta toisin päätä.
2. hyväksyä valtuuston vuoden 2025 kokousaikataulun.
3. toimittaa esityslistan valtuutettujen lisäksi neljälle varavaltuutetulle, jos valtuustoryhmän koko on ollut vähintään yhdeksän valtuutettua ja muussa tapauksessa kahdelle varavaltuutetulle.
4. käytännön toiminnan sujuvuuden varmistamiseksi hyväksyä, että sen lisäksi mitä hallintosäännön 94.2. §:ssä todetaan varavaltuutetun kutsumisoikeudesta kokoukseen puheenjohtajan tai sihteerin osalta laajennetaan koskemaan myös hallintopalveluiden hallintosihteereitä. Valtuutettuja velvoitetaan ilmoittamaan esteestä osallistua valtuuston kokoukseen kaupungin kirjaamoon sijaantulojärjestyksessä seuraavan varavaltuutetun kutsumiseksi kokoukseen.

Kaupunginhallitus päättää tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa ja se on nähtävillä yleisessä tietoverkossa 3.6.2025 lukien.

Kaupunginhallituksen päätös: