Kaupunginvaltuusto
Esityslista 19.05.2025/Asianro 11

Kaupunginvaltuusto 17.02.2025 § 13

Puheenjohtaja Paula Werning esitteli valtuutettu Janne Pahkalan jättämän seuraavan valtuustoaloitteen:

”Esitän, että Kouvolan kaupunki lopettaa kokonaan ruoka- ja kahvitarjoilun kaikissa kunnanvaltuutettujen tilaisuuksissa, kuten kaupunginhallituksen- ja kaupunginvaltuustonkokouksissa, sekä kaikissa lautakuntien kokouksissa.

En näe, että veronmaksajien rahoista palkkiota nostava valtuutettu olisi jotenkin etuoikeutettu tämän kaltaiseen etuun. Itse en tiedä yhtäkään työnantajaa, joka tarjoaisi työntekijöilleen moisen edun. Mikäli valtuutetun kahvihammasta kolottaa tai nälkä kurnii vatsassa, kaupungintalon kanttiinista voi hakea mieleisensä eväät ennen kokouksia, omakustanteisesti tietenkin. Säästötalkoot on meidän jokaisen vastuulla, pienistä puroista syntyy suuri joki.”

Kaupunginvaltuuston päätös:

Kaupunginvaltuusto päätti lähettää aloitteen kaupunginhallituksen valmisteltavaksi.

___________

Kaupunginhallitus 05.05.2025 § 115

Valmistelija: hallintojohtaja Saara Rahkonen-Rannikko, puh. 020 615 9066, saara.rahkonen-rannikko(at)kouvola.fi

Elinvoimapalvelut -toimialan konsernipalveluiden, hallintopalveluiden vastaus valtuustoaloitteeseen:

Valtuustoaloitteen keskeinen sisältö ja sen sisältämä esitys toimenpiteiksi

Kaupunginvaltuuston kokouksessa 17.2.2025 valtuutettu Janne Pahkala on tehnyt valtuustoaloitteen, että Kouvolan kaupunki lopettaa kokonaan ruoka- ja kahvitarjoilun kaikissa kunnanvaltuutettujen tilaisuuksissa, kuten kaupunginhallituksen- ja kaupunginvaltuuston kokouksissa, sekä kaikissa lautakuntien kokouksissa.

Nykytilakuvaus

Kouvolan kaupunki on kuluvalla valtuustokaudella tarjonnut valtuuston, kaupunginhallituksen, lautakuntien sekä muiden toimielinten kokouksissa kaupungin sisäisen ohjeistuksen mukaisesti pääsääntöisesti kahvin/teen sekä pienen suolaisen tarjottavan, kuten voileivän. Hedelmiä sekä muita tarjottavia, kuten pientä makeaa, on tilattu kokoukseen satunnaisesti erityistilanteissa, kuitenkin niin, että kokouksessa on ollut tarjolla vain joko suolainen tai makea syötävä. Luottamushenkilöille järjestetyissä iltakouluissa ja vastaavan tyyppisissä tilaisuuksissa on ollut samanlaiset tarjoilut kuin toimielinten kokouksissa. Koko päivän tai puoli päivää kestävissä seminaareissa on tarjottu kahvin ja suolaisen lisäksi lämmin ruoka. Samoin klo 12 alkavien valtuuston kokousten yhteydessä valtuutetuille on tarjottu lounas. Toimielimet ovat noudattaneet yhdenmukaista käytäntöä kauden aikana.

Kokoustarjoilujen kustannukset kaikkien toimielinten osalta vuonna 2024 ovat olleet yhteensä 42 709,04 euroa. Jokainen toimielin vastaa kokoustensa ja tilaisuuksiensa kokoustarjoilujen kustannuksista.

Oheismateriaalina on Kustannustiedot kokoustarjoiluista toimielimittäin vuonna 2024.

Kouvolan kaupunki on kokoustarjoiluilla halunnut tukea luottamushenkilöiden jaksamista huomioiden myös toimielinten kokousten sijoittuminen pääosin luottamushenkilöiden varsinaisen työpäivän jälkeiseen ilta-aikaan; kokoukset alkavat pääsääntöisesti iltapäivällä kolmen ja viiden välillä ja monet luottamushenkilöt tulevat kokouksiin suoraan töistä. Kokoukset saattavat kestää pitkään, jolloin tarjoilujen, kuten kahvin ja pienen syötävän on nähty auttavan energiatason ja keskittymiskyvyn ylläpitämistä koko kokouksen ajan. Kokoustarjoilujen järjestäminen nykyisellä tasolla vastaa myös yleistä käytäntöä verrokkikuntien selvityksen perusteella.

Osana valtuustoaloitteeseen laadittavan vastauksen valmistelua, kaupungin hallintopalvelut on tehnyt myös vertailua muiden kuntien (mm. Kotka, Lahti, Mikkeli, Pori ja Lappeenranta) kokoustarjoiluista kunnan toimielinten kokouksissa ja tilaisuuksissa. Selvityksen perusteella muissa kunnissa tarjoiluja on pääsääntöisesti kaikissa toimielinten kokouksissa (valtuusto, kaupunginhallitus, lautakunnat), iltakouluissa ja seminaareissa. Verrokkikunnissa tarjoilujen kustannuksista vastaa pääosin järjestävä toimielin ja luottamushenkilöille tarjotaan kokouksen yhteydessä kahvi/tee sekä suolainen tarjottava, kuten voileipä, ja tilanteen mukaan joskus myös hedelmiä. Pidemmissä kokouksissa ja koko päivän kestävissä seminaareissa tarjotaan monissa kunnissa myös lämmin ruoka, muutamissa verrokkikunnissa myös jälkiruoka. Osassa verrokkikunnista kaupunginhallitukselle tarjotaan sekä lounas ennen kokousta että kahvitarjoilu lisukkeineen kokoustarjoiluina kokouksessa.

Vertailutiedon perusteella Kouvolan kaupungin käytäntöä kokoustarjoilujen osalta voidaan katsoa mitoitukseltaan vastaavaan muiden kaupunkien yleistä, kohtuullista linjaa. Kokoustarjoiluja voidaan selvityksen perusteella pitää yleisen käytännön mukaisena toimintatapana. Kouvolan kaupungin tarjoilut eivät kuitenkaan ole yhtä laajat kuin joissakin verrokeissa, mutta vastaavat pääsääntöistä tasoa.

Jatkotoimenpiteet

Yleisen käytännön ja luottamushenkilöiden jaksamisen tukemisen perusteella kokoustarjoiluja voidaan katsoa olevan perusteltua jatkaa myös jatkossa. Nykyistä tarjoilutasoa voidaan pitää keskimääräisen tason mukaisena.

Tarjoilujen kustannuksia pystytään kuitenkin pienentämään kiinnittämällä huomiota siihen, mitä kokouksiin tilataan tarjolle sekä tarkentamalla tilausmääriä. Tämän osalta tarjoilujen laajuutta voidaan tarkastella esimerkiksi siten, että hedelmätarjoilu jätetään pois leivän ohella valtuustossa tarjottavina tarjoiluina tai esimerkiksi vaihtamalla leivät ainoastaan hedelmiin.

Tehokkaimmin kustannuksiin voidaan kuitenkin vaikuttaa varsinaisten tarjottavien tuotteiden sijaan pienentämällä erityisesti hävikkiä, eli kiinnittämällä huomiota tilausmääriin siten, että ne vastaavat tosiasiallista menekkiä. Tässä myös luottamushenkilöillä on keskeinen rooli. Kokoustarjoilut tulee tilata 3 vuorokautta ennen kokousta, joten kokousosallistujien ajoissa läsnäolosta ja poissaolosta ilmoittaminen mahdollistaa tarjoilujen tilaamisen juuri oikealle määrälle osallistujia, jolloin vähennetään ruokahävikkiä. Luottamushenkilöille sekä muille kokouksiin ja tilaisuuksiin osallistuville muistutetaan säännöllisesti ilmoittautumisen tärkeydestä, jotta tarjoilut tilataan oikealle määrälle osallistujia ja erityisruokavalioiden mukaisia tarjottavia ei tilata turhaan.

Aloitteen tekijöiden kommentit vastauksesta

Valtuustoaloitteeseen laadittu vastaus on annettu valtuustoaloitteiden käsittelyohjeen mukaisesti aloitteen tekijälle kommentoitavaksi ennen vastauksen päätöksentekoon saattamista. Laadittuun vastaukseen ei saapunut kommentteja määräaikaan 23.4.2025 mennessä.

Yhteenveto: Valtuustoaloitteessa esitettyjen toimenpiteiden toteuttaminen ja siihen liittyvät perustelut sekä mahdolliset rajoitteet

Perustuen Kouvolan kaupungin nykyiseen käytäntöön ja muiden kuntien käytäntöihin, esitetään, että kaupunki järjestää jatkossakin kokoustarjoilut toimielinten kokouksiin pääsääntöisesti nykyisellä tarjoilumitoituksella.

Uuden valtuustokauden alkaessa otetaan lisäksi kaupungin sisäinen ohjeistus kokoustarjoiluista tarkasteluun ja ohjeistusta tarkennetaan tarvittavilta osin. Esimerkiksi tilaisuuden luonteesta riippuen voidaan suolainen/makea syötävä korvata pelkillä hedelmillä.

Valtuustokauden alkaessa myös painotetaan kaikkien toimielinten jäsenille ilmoittautumisen tärkeyttä, jotta tarjoilut tilataan oikealle määrälle osallistujia, sillä tällä vältetään tehokkaimmin ruokahävikkiä ja säästetään tarjoilukustannuksissa.

Lisätietoja: hallintojohtaja Saara Rahkonen-Rannikko, puh. 020 615 9066, saara.rahkonen-rannikko(at)kouvola.fi

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallituksen ehdotus kaupunginvaltuustolle:

Kaupunginvaltuusto päättää

1. merkitä valtuustoaloitteeseen saadun vastauksen tiedoksi.
2. todeta, että nykyistä tarjoilutasoa voidaan pitää keskimääräisen tason mukaisena, kohtuullisena tasona ja kaupunki järjestää kokoustarjoilut toimielinten kokouksiin pääsääntöisesti nykyisellä tarjoilumitoituksella. Kustannusten hallinnoimiseksi kiinnitetään huomiota myös jatkossa ruokahävikkiin ja tarkkoihin tilausmääriin ilmoittautumisten perusteella.
3. todeta, että valtuustoaloite on käsitelty loppuun.

Kaupunginhallituksen päätös:

Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.

____________

Kaupunginvaltuusto 19.05.2025  

Kaupunginhallituksen ehdotus:

Kaupunginvaltuusto päättää

1. merkitä valtuustoaloitteeseen saadun vastauksen tiedoksi.
2. todeta, että nykyistä tarjoilutasoa voidaan pitää keskimääräisen tason mukaisena, kohtuullisena tasona ja kaupunki järjestää kokoustarjoilut toimielinten kokouksiin pääsääntöisesti nykyisellä tarjoilumitoituksella. Kustannusten hallinnoimiseksi kiinnitetään huomiota myös jatkossa ruokahävikkiin ja tarkkoihin tilausmääriin ilmoittautumisten perusteella.
3. todeta, että valtuustoaloite on käsitelty loppuun.

Kaupunginvaltuuston päätös: