Kaupunginhallitus
Esityslista 10.02.2025/Asianro 9

Kaupunginhallitus 10.02.2025  

Valmistelija: hallintojohtaja Saara Rahkonen-Rannikko, puh. 020 615 9066, saara.rahkonen-rannikko(at)kouvola.fi

Yhteenveto

Kaupunginhallitukselle esitetään, että se päättää seuraavan valtuustokauden ajalle luottamushenkilöiden tietotekniikasta. Päätösehdotus sisältää ne toimielimet, joiden luottamushenkilöille laitteet hankintaan, hankittavat laitteet lisensseineen ja oheislaitteineen sekä tietoturva- ja laitetuen ratkaisut. Lisäksi esityksen uusien laitteiden käyttöönotosta (Vaihtoehto 1) ja sen periaatteista.

Luottamushenkilöillä, jotka ovat oikeutettuja kaupungin kannettavaan tietokoneeseen, on vaihtoehtoisesti hallintosäännön 173.9 §:n mukainen mahdollisuus oman koneen käyttöön. Kaupungin tietohallinnon suositus kuitenkin tietoturvasyistä on, että luottamustehtävissä käytettäisiin kaupungin tarjoamaa konetta ja lisenssiä.

Jos omaa laitetta käytettään, käyttäjä vastaa siitä, että laitteen päivitykset ja tietoturvapäivitykset ovat ajantasaisia. Käyttäjä vastaa myös siitä, että ulkopuoliset käyttäjät (ml. perheenjäsenet) eivät pääse katselemaan luottamustehtävän hoitoon liittyviä asioita. Erityisesti lautakuntien, kaupunginhallituksen ja jaoston työskentelyssä käsitellään myös julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä asiakirjoja. Kaupungin tietohallinnon suositus on, että myös luottamustehtävissä käytetään kaupungin tarjoamia koneita, ja siten varmistetaan toimintaympäristön tietoturvallisuuden tila koko tietoaineiston elinkaaren ajan.

Kuntalain 14.2 § kohta 11 mukaan luottamushenkilöiden taloudellisten etuuksien perusteista päättää valtuusto. Asiasta on määrätty valtuuston hyväksymässä hallintosäännössä luvussa 17 luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten osalta. Hallintosäännössä on määrätty tietotekniikkaratkaisuista luottamushenkilön oman koneen ja Internet-yhteyden käyttökorvauksen osalta (173.9 §), mutta ei kaikilta muilta osin. Edelleen hallintosäännössä todetaan 176 §:ssä, että kaupunginhallitus voi tarvittaessa antaa tarkempia ohjeita luvun 17 soveltamisesta. Siten hallintosäännön 176 §:n mukaisesti valtuustokauden laitehankintoja ja tietotekniikkaratkaisuja koskeva päätös saatetaan kaupunginhallituksen päätettäväksi.

Tiedonhallintalain (Tiedonhallintalaki §13) mukaan tiedonhallintayksikkö (Kouvolan kaupunki) on vastuussa käytettävien laitteiden ja järjestelmien tietoturvallisesta käytöstä. Siksi Kouvolan kaupunki on linjannut, että työssä käytetään vakioituja laitteita, jotka ovat jatkuvan ylläpidon piirissä. Tämä tarkoittaa valmiiksi kilpailutettuja laitteita, yhdenmukaisia vuokra-aikoja sekä samalla tasavertaisuutta käyttäjien kesken.

Esitys perustuu edellä kuvatun lisäksi kaupungin laitehankintasopimukseen KS-Tieto Oy:n kanssa ja siten hankintasopimuksen mukaiseen laitevalikoimaan, lisensseihin, oheislaitteistovalikoimaan ja tietoturvaratkaisuihin. Ratkaisu tarkoittaa siten niin hankinnan kuin tuenkin keskittämistä KS-Tiedolle.

Asian valmistelun tausta ja nykytila

Kaupunginhallitus on edellisen kerran päättänyt kokouksessaan (Kh 21.06.2021 § 252 ja edelleen 20.6.2022 § 201) luottamushenkilöiden tietotekniikasta kuluvalle valtuustokaudelle. Tällöin tietotekniikan osalta on tehty seuraava ratkaisu:

-          koskee seuraavia luottamushenkilöitä: valtuusto, hallitus, valtuuston varajäsenet 1-2/ryhmä, hallituksen varajäsenet, lautakuntien jäsenet (kasvatus- ja opetuslautakunta, liikunta- ja kulttuurilautakunta, tekninen lautakunta, tarkastuslautakunta, Kymen jätelautakunta), lupajaosto ja elinvoimajaosto. Lisäksi vuonna 2022 on lisätty keskusvaalilautakunta tekniikkaratkaisun piiriin.

Teknisenä ratkaisuna:

-          kannettava pc tai muu laite kuin kannettava tietokone

-          Internet-yhteys

-          MS Office ohjelmisto

-          Help Desk - tukipalvelut KS-Tieto Oy:ltä

-          tarvittava käyttökoulutus ja tietoturvakoulutus

-          ulkomailla syntyvät kustannukset maksaa luottamushenkilö itse, ellei niiden osoiteta liittyvän luottamustehtävän hoitamiseen.

Lisäksi kaupungin toimielimet käyttävät sähköistä kokoushallintaa (sähköistä esityslistaa), joka on pilvipalvelu.

Kuluvan valtuustokauden käyttökokemukset

Kuluvan valtuustokauden tietotekniikkaratkaisuun on sisältynyt kannettavien tietokoneiden lisäksi vaihtoehtoina tabletti/Surface-laitteen. Laitteiden välillä on eroa kustannusten osalta: edullisin on kannettava tietokone, kallein Surface-tyyppinen laite.

Sähköisen kokoushallinnan käyttöönoton myötä on noussut esille, että useiden erilaisten laitteiden käytön tuki on hyvin haasteellista. Valtuustokauden aikana luottamushenkilöiltä on tullut kielteistä palautetta erityisesti Surface-laitteen käytettävyyden osalta. Lisäksi toimielimen sihteerit eivät pysty kokoustilanteessa neuvomaan tabletin/Surface-laitteen käyttäjää laitteen käyttöön liittyvissä asioissa, koska eivät itse käytä niitä. Useiden eri laitemallien hallinta ja ylläpitotuki on haasteellista ja aiheuttaa ylimääräistä työtä, minkä lisäksi laitekustannusten näkökulmasta ylläpito on kalliimpaa.

Kaupungin tietohallinnon lausunnon mukaan muut laitteet kuin kannettavat tietokoneet eivät ole suositeltavia yhtäältä käyttötuki- ja tietoturvasyistä ja toisaalta koska ne eivät sisälly KS-Tiedon laitehankintasopimukseen. Käyttötuki on tarjolla vain kaupungin kannettavien tietokoneiden osalta, mikä myös on tietoturvan näkökulmasta olennaista. Luottamushenkilöiden käytössä olevat kannettavat tietokoneet ovat olleet samanlaisia kuin henkilöstöllä käytössä olevat.

Esitettävä tietotekniikkaratkaisu valtuustokaudelle 2025-2029

Valtuustokaudelle 2025– 2029 ehdotetaan seuraavaa luottamushenkilöiden tietotekniikkaratkaisua:

- koskee seuraavia luottamushenkilöitä: valtuusto, hallitus, valtuuston varajäsenet 1-2/ryhmä (määräytyy ryhmän koon perusteella), hallituksen varajäsenet, lautakuntien jäsenet (kasvatus- ja opetuslautakunta, liikunta- ja kulttuurilautakunta, tekninen lautakunta, tarkastuslautakunta, Kymen jätelautakunta), lupajaosto ja elinvoimajaosto

- luottamushenkilö voi valita käyttävänsä joko kaupungin tietokonetta tai omaa konetta ja Internet-yhteyttä. Oman koneen ja internet-yhteyden käytöstä maksetaan hallintosäännön 173.9 §:n mukaisesti 40 euron suuruinen korvaus kuukaudessa. Edellä mainittu valinta tulee tehdä heti valtuustokauden alussa kyselyn perusteella vastaamalla, ja kaupungin koneen valinneille hankitaan sopimuksen mukainen leasing-laite. Jos kaupungin tietokoneen valinnut luottamushenkilö palauttaa laitteen kesken kauden ja siirtyy käyttämään omaa tietokonetta ja Internet-yhteyttä, ei hallintosäännön 173.9 §:n mukaista korvausta makseta.

Esitettävä laitemalli ja lisenssiratkaisu tietoturvaperustein

1. kaupungin tietokone ja siihen liittyvät muut ratkaisut:

-          kannettava pc (laitteen kuvaus liitteenä)

-          Internet-yhteys

-          MS Office -ohjelmistolisenssi (sis. kaupungin sähköposti ja office-ohjelmisto)

-          Help Desk - tukipalvelut KS-Tieto Oy:ltä

-          tarvittava käyttökoulutus ja tietoturvakoulutus

-          ulkomailla syntyvät kustannukset maksaa luottamushenkilö itse, ellei niiden osoiteta liittyvän luottamustehtävän hoitamiseen

2. valtuutetuille sekä lautakuntien jäsenille (pl. keskusvaalilautakunta) otetaan käyttöön siten kaikille jatkossa kouvola.fi-sähköpostiosoite.

Ehdotetun tietokoneratkaisun perusteena ovat yhtäältä kuluvan valtuustokauden kokemukset sekä toisaalta kaupungin tietohallinnon lausunto laitteiden tietoturvasta sekä laitehankintasopimuksen mukaisista laitteista kaupunkiorganisaatiossa.

Useiden erilaisten laitteiden sijaan ehdotetaan hankittavan yhtä mallia, joka tässä tapauksessa on leasing-sopimuksen mukainen, tehokas kannettava tietokone, jonka tiedot on esitetty liitteessä. Kyseessä on sama malli, jota kaupungin henkilöstö käyttää. Tiedonhallintalain (Tiedonhallintalaki §13) mukaan tiedonhallintayksikkö (Kouvolan kaupunki) ja siten osaltaan kaupunginhallitus on vastuussa käytettävien laitteiden ja järjestelmien tietoturvallisesta käytöstä. Siksi Kouvolan kaupunki on linjannut, että työssä käytetään vakioituja laitteita, jotka ovat jatkuvan ylläpidon piirissä. Tämä tarkoittaa valmiiksi kilpailutettuja laitteita, yhdenmukaisia vuokra-aikoja sekä samalla tasavertaisuutta käyttäjien kesken.

Lisäksi laitemallien yhdenmukaisuus, kun laite vastaa tietohallinnon suosittamaa laitteistoa, helpottaa luottamushenkilöiden laitetukea, laitteiden käyttöön liittyvää ongelmanratkaisua sekä kokoustilanteiden että teknisen tuen näkökulmasta. Ehdotettu ratkaisu on laadultaan tehokas ja toimiva, ja se on käytössä myös kaupungin henkilökunnalla. Taloudelliselta vaikutukseltaan laite on edullisin. Luottamushenkilötehtäviä hoidettaessa ei tietohallinnon mukaan käytetä ohjelmia, jotka vaatisivat tietokoneelta tavanomaista suurempaa tehokkuutta. Laitemallin ja siihen liittyvän lisenssin voidaan siten katsoa täyttävän paitsi laiteteknisiltä ja tietoturvaan liittyviltä ominaisuuksiltaan myös tukeen ja käyttökustannuksiin perustuvien näkökulmien kannalta perustelluimman ratkaisun. Lisäksi kyseinen laitemalli on hankintasopimuksen mukainen.

Oheislaitteet

Oheislaitteilla tarkoitetaan tässä yhteydessä KS-Tieto Oy:n lisälaitevalikoiman mukaisia seuraavia tuotteita: hiiri, näytön tietoturvasuoja, kuulokkeet ja kannettava laukku.

Oheislaitteisiin ovat oikeutettuja kerran valtuustokaudessa kaikki ne luottamushenkilöt, joilla on käytössään kaupungin kannettava tietokone.

Ne luottamushenkilöt, joilla oheislaitteet ovat olleet käytössä kuluvalla valtuustokaudella, lähtökohtaisesti jatkavat nykyisten laitteiden käyttöä, ellei laitteiden osalta ole tietoteknistä perustetta uusia oheislaite. Asiassa tehdään selvitys oheislaitteiden kunnon sekä uusien käyttäjien tarpeiden osalta ennen oheislaitteiden tilaamista luottamushenkilöille. Tarkoituksena siten on hankkia vain tarvittava määrä uusia oheislaitteita ja välttää ylimääräiset laitehankinnat.

Kaupungin palveluksessa työskentelevät luottamushenkilöt

Ne luottamushenkilöt, jotka työskentelevät kaupungin palveluksessa ja joilla on käytössään henkilökohtainen kannettava työasema, käyttävät kyseistä laitetta myös luottamushenkilötehtävässään. Tämä on perusteltua, koska laite sisältää kaikki tarvittavat ja vastaavat edellytykset sekä tietoturvamääritykset, eikä kahta laitetta ja niiden kuluja ole tarkoituksenmukaista ylläpitää.

Kustannuksista tässä tapauksessa vastaa luottamushenkilön työyksikkö.

Käyttöönotto ja siirtymäkulut valtuustokauden laiteratkaisussa

Pohjaehdotuksena on, että kaikille päätöksessä esitetyille käyttäjille, jotka ilmoittavat ottavansa käyttöön kaupungin kannettavan tietokoneen, jaetaan uudet laitteet valtuustokauden alkaessa. Tämä tarkoittaa siten sitä, että vanha leasing-kausi ja uusi leasing-kausi menevät osin valtuustokauden alun aikana päällekkäin, koska nykyinen laitevuokrasopimus on voimassa 31.3.2026 loppuun saakka Korona-siirtymäkauden johdosta tehtyjen ratkaisujen takia edellisellä valtuustokaudella.

Mikäli laitteiden käyttöönoton ja hankinnan osalta edetään esitetysti tarkoittaa tämä käytännössä luottamushenkilöille sitä, että nykyiset, vanhat laitteet kerätään käyttäjiltä kerran pois, ja jaetaan kaikille käyttöön yhdellä kerralla uudet päätöksen mukaiset laitteet siten, että valtuutettujen osalta laitteet pyritään jakamaan viimeistään kesäkuussa ja muiden toimielinten osalta viimeistään toimikauden alkaessa.

Näin toimiessa nykyisiä laitteita ei tarvitse ensin kerätä kaikilta käyttäjiltä, toimittaa uudelleenasennettavaksi ja tyhjennettäväksi, jakaa luottamushenkilöille kauden vaihtuessa uudelleen käyttöön ja kerätä vielä kertaalleen pois leasing-kauden päättyessä 31.3.2026, jonka yhteydessä jaettaisiin loppukaudeksi uudet leasing-koneet. Tämä aiheuttaa ylimääräistä työtä, vaivaa myös luottamushenkilöille sekä uudelleenasennuskuluja. Lisäksi uusiessa koneet tämän valtuustokauden vaihtuessa siten, että ne uusitaan suoraan kaikille uusina koneina, pystytään jatkossa hyödyntämään koneet täysimääräisesti valtuustokauden mukaisesti.

Koska leasing-kauden näin toimien tänä vuonna lomittuvat osittain, tällä valtuustokaudella tulee katettavaksi varastointi- ja ylläpitokulut 31.3.2026 saakka vanhojen laitteiden osalta. Toisaalta uudelleenasennuskulut jäävät tällöin muodostumatta. Etuna on kuitenkin ennen kaikkea se, että jatkossa aina valtuustokauden vaihtuessa laitteet saadaan päivitettyä ilman ylimääräisiä siirtymäkausia tai uudelleenasennus- taikka varastointikuluja.

Vaihtoehtoina on siten

-  Vaihtoehto 1: Vaihtaa kaikille uudet koneet yhdellä vaihtokerralla valtuustokauden vaihtuessa, jolloin jatkossa koneet voidaan vaihtaa aina valtuustokauden vaihtuessa ilman ylimääräisiä laiteleasing-kuluja ja vaihtokertoja on nyt sekä jatkossa yksi.

-  Vaihtoehto 2: Tarkoittaa, että vanhat koneet, joiden lisenssi on voimassa 31.3.2026 saakka, kerätään kaikilta nykyisiltä käyttäjiltä pois ja ne lähetetään uudelleenasennettaviksi, jonka jälkeen ne jaetaan käyttäjille uudelleen ja 31.3.2026 kerätään kokonaan pois leasing-kauden päättyessä, jolloin vielä kerran jaetaan kaikille uudet laitteet uuden leasing-kauden alkaessa. Sama toistuu tällöin myös seuraavalla valtuustokaudella.

Kustannusvaikutus tietohallinnon antaman lausunnon mukaisesti tämän siirtymäkauden laitteiden ja niiden varastointikustannusten osalta nykyisellä laitekannalla on noin 17 300 euroa, mutta huomioiden uudelleenasennuksen aiheuttamat kustannukset vaihtoehto 2 osalta, jossa vanhat laitteet käytetään uudelleen 31.3.2026 saakka ja vasta tällöin uusitaan kaikille luottamushenkilöille leasing-kauden päättyessä uudet koneet, tällöin laskennallinen tosiasiallinen erotus kuluissa on noin 5000 -10 000 euroa, riippuen myös lopullisesta laitemäärästä.

Vertailussa on lisäksi huomioitu se, että laitemäärää kasvatetaan nykyisestä 64:stä 90:een sekä uudelleenasennuskulut, sekä käytetty uuden koneen laskennallisia hintoja. Lisäksi hintaa on suhteutettu laskennalliseen vuosihintaan, jotta vaihtoehdot voidaan vertailla mahdollisimman luotettavasti. Hinnat ovat arvioita tämänhetkisillä tiedoilla, sillä kustannuksiin leasing-sopimuksien osalta vaikuttavat myös yleinen korkotaso sekä mahdolliset muut hinnankorotukset tai -muutokset, kuten komponenttipulan vaikutukset.

Vaihtoehto 1 on pitkällä aikavälillä kustannustehokkaampi ja ylläpitovaikutuksiltaan parempi ja siksi viranhaltijaesityksenä.

Laitehallinta valtuustokaudella 2025-2029

Jokaiselle kaupungin laitteeseen oikeutetulle luottamushenkilölle hankitaan valtuustokaudelle 2025 – 2029 uudet laitteet. Uudet laitteet pyritään saamaan käyttöön viimeistään valtuutettujen osalta kesäkuussa ja muiden luottamushenkilöiden osalta toimielimen toimikauden alkaessa. Kaupunginhallituksen hyväksyttyä laitepäätöksen, pystytään koneet varaamaan KS-Tiedolta, siksi päätöksen tekeminen hyvissä ajoin edistää koneiden saatavuutta ja luottamushenkilöille jakamisen aikataulutusta.

Laitteiden luovutusten osalta ohjeistetaan luottamushenkilöitä erikseen hallintopalveluista. Kaikki laitehallinnointi tapahtuu valtuustokauden aikana hallintopalveluiden kautta. KS-Tieto Oy ei siten voi esimerkiksi luovuttaa koneita ohi hallintopalveluiden, mikä on olennaista kustannustenseurannan riskienhallinnan näkökulmasta. Mikäli luottamushenkilö luopuu koneesta kesken kauden, tulee hänen olla yhteydessä ensisijaisesti kaupungin hallintopalveluihin.

Lisätietoja: hallintojohtaja Saara Rahkonen-Rannikko, puh. 020 615 9066, saara.rahkonen-rannikko(at)kouvola.fi

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä valtuustokauden 2025-2029 tietotekniikkaratkaisun

1. koskemaan seuraavia luottamushenkilöitä: valtuusto, hallitus, valtuuston varajäsenet 1-2/ryhmä (määräytyy ryhmän koon perusteella), hallituksen varajäsenet, lautakuntien jäsenet (kasvatus- ja opetuslautakunta, liikunta- ja kulttuurilautakunta, tekninen lautakunta, tarkastuslautakunta, Kymen jätelautakunta), lupajaosto ja elinvoimajaosto.
2. koskemaan tietoteknisenä laiteratkaisuna:

-          kannettava pc (laitteen kuvaus liitteenä)

-          Internet-yhteys

-          MS Office -ohjelmistolisenssi (sis. kaupungin sähköposti ja office-ohjelmisto)

-          Help Desk - tukipalvelut KS-Tieto Oy:ltä

-          tarvittava käyttökoulutus ja tietoturvakoulutus

-          ulkomailla syntyvät kustannukset maksaa luottamushenkilö itse, ellei niiden osoiteta liittyvän luottamustehtävän hoitamiseen

3. hyväksyä edellä esitetyt periaatteet tietotekniikkaratkaisuista ja uusien laitteiden käyttöönotosta valtuustokaudelle 2025-2029.

Kaupunginhallituksen päätös: