Kaupunginhallitus
Esityslista 10.02.2025/Asianro 6

Kaupunginhallitus 10.02.2025  

Valmistelija: hallintojohtaja Saara Rahkonen-Rannikko, puh. 020 615 9066, saara.rahkonen-rannikko(at)kouvola.fi

Yhteenveto

Hallintosäännön (voimaan 1.1.2025) 23.2 §:n 3 kohdan perusteella lautakunta ja siten myös kaupunginhallitus päättää vastuualueellaan muista sopimuksista ja oikeustoimista.

Kaupunginhallitukselle esitetään, että se siirtää päätösvaltaansa sopimusten ja muiden oikeustoimien hyväksymisestä toimialan viranhaltijoille. Toimivallan siirto sidotaan tiettyyn eurorajaan saakka ja sopimuksen merkittävyyteen liittyviin kriteereihin. Tällä päätösvallan siirrolla pyritään varmistamaan operatiivisen toiminnan sujuvuus ja samalla myös yhdenmukaistaa osaltaan toimialojen käytäntöjä. Vastaava toimintamalli ja päätösvallan delegointi on ollut käytössä pidempään muilla toimialoilla. Muilla kaupungin toimialoilla on aiemmin siirretty lautakunnan toimivaltaa edelleen toimialajohtajalle, palvelunjohtajille ja palveluyksiköiden päälliköille muiden sopimusten ja oikeustoimien osalta merkitykseltään vähäisissä asioissa selostusosassa tarkemmin kuvatusti.

Toimielin voi siirtää sille hallintosäännössä määrättyä toimivaltaa edelleen muulle viranhaltijalle. Se, jolle toimivaltaa on edelleen siirretty, ei voi enää siirtää toimivaltaa edelleen. (Hallintosääntö 29.1 ja 29.3 §.)

Asian valmistelun tausta ja perustelut

Hallintosäännön (voimaan 1.1.2025) 23.2 §:n 3 kohdan perusteella lautakunta päättää vastuualueellaan muista sopimuksista ja oikeustoimista.

Kaupunginhallitukselle esitetään, että päätösvaltaa siirretään toimialalla muiden toimialojen vastaavia päätöksiä mukaillen viranhaltijoille muista sopimuksista ja oikeustoimista alle 50 000 euron sopimuksissa sekä tilanteissa, kun kyseessä voidaan katsoa olevan merkitykseltään vähäinen sopimus.

Merkityksen vähäisyyttä tulee arvioida siten aina tapauskohtaisesti muun sopimuksen tai oikeustoimen taloudellisen intressin, tarkoituksenmukaisuuden ja/tai ajallisen ulottuvuuden pohjalta, joiden tulee olla vähäisiä. Vähämerkitykselliseksi voidaan teknisen lautakunnan päätöksen mukaan katsoa esimerkiksi sopimus, joka aiheuttaa kaupungille enintään 20 000 euron kustannukset ja joka on ajalliselta ulottuvuudeltaan enintään kolmivuotinen (ennen vuotta 2025 kriteerinä oli enintään viisivuotinen sopimus).

Päätöksessä tarkoitetut muut sopimukset ja oikeustoimet

Hallintosäännön 23 §:n mukaisia ja tässä tarkoitettuja muita sopimuksia ovat esimerkiksi kuntien, yritysten tai yhteisöjen ja kuntayhtymien kanssa tehtävät palvelujen järjestämistä koskevat sopimukset, tavaroiden ja palvelujen myymistä koskevat sopimukset, kumppanuussopimukset sekä yhteistoimintasopimukset. Puhutaan myös kerta- ja kestoluonteisista sopimuksista, jotka jälkimmäiset voivat olla määräaikaisia tai toistaiseksi voimassa olevia.

Edelleen hallintosäännön 23.2 §:n 10 kohdan perusteella toimielin päättää vastuualueellaan esimerkiksi käyttöoikeuden ja muun omaisuuden vastaanottamisesta lahjoituksena. Lahjoituksesta tehdään luovuttajan kanssa sopimus (”lahjakirja”).

Selvyyden vuoksi todetaan, että tässä yhteydessä muilla sopimuksilla ja oikeustoimilla ei tarkoiteta:

-          sopimuksia, joiden allekirjoitusoikeudesta säädetään erikseen hallintosäännössä, esimerkiksi 156 §:ssä.

-          hallintosäännön 70 §:n mukaisia hankintoja ja niistä allekirjoitettavia sopimuksia, sillä hankintojen osalta päätösvallasta säädetään erikseen hallintosäännön 70 §:ssä, 156 §:ssä allekirjoitusoikeuden osalta sekä erillisillä delegointipäätöksillä (viitteet kh ja toimialajohtajan delegointipäätöksiin).

-          hallintosäännön 70 § 3-5 momenttien mukaisia hankkeita, joiden osalta hallintosäännössä määrätään, että alle 150 000 euron suuruisen omarahoitusosuuden sisältävästä hankkeesta päättää toimialajohtaja tai hänen määräämänsä viranhaltija. Hankkeen jatkoaikahakemuksesta niiltä osin, kun jatkoaika ei synnytä hankeen omavastuuosuuden osalta lisäkustannuksia, päättää toimialajohtaja.

Yli 150 000 euron suuruisen omarahoitusosuuden sisältävästä hankkeesta päättää vastuualueellaan toimielin hallintosäännön 70.5 §:n mukaisesti.

Toimielin voi siirtää sille hallintosäännössä määrättyä toimivaltaa edelleen muulle viranhaltijalle. Se, jolle toimivaltaa on edelleen siirretty, ei voi enää siirtää toimivaltaa edelleen. (Hallintosääntö 29.1 ja 29.3 §.)

Toimialojen delegointipäätökset muista sopimuksista ja oikeustoimista

Muilla toimialoilla on siirretty aiempina vuosina lautakunnan toimivaltaa edelleen viranhaltijoille muiden sopimusten ja oikeustoimien osalta.

Kasvatus- ja opetuslautakunta on (26.1.2022 § 11) siirtänyt toimivallan kasvatus- ja opetusjohtajalle palvelun johtajana päättää muista sopimuksista, joiden arvo on alle 1 000 000 euroa vuodessa sekä toimialan viranhaltijoille asemavaltuutuksensa perusteella toimivallan muiden hallintosäännön 23.2. § 3 kohdassa tarkoitettujen sopimusten ja oikeustoimien päättämisestä merkitykseltään vähäisissä asioissa.

Vastaava päätös on ollut voimassa myös liikunta- ja kulttuurilautakunnassa (19.1.2022 § 9).

Näiden osalta esitetään organisaatiorakenteessa tapahtuneiden viranhaltijamuutosten johdosta päätöksen päivittämistä vastaamaan paremmin nykyistä organisaatiota siten, että päätösvallan siirron esityksenä on sopimukset ja oikeustoimen arvoltaan alle 100 000 euroa palvelunjohtajille ja muutoin viranhaltijalle asemavaltuutuksen perusteella vähämerkityksiset sopimukset korkeintaan 20 000 euroa vuodessa. Myös eurorajaa esitetään siten laskettavan palvelunjohtajan sopimusten osalta aiemmasta. Kuitenkin huomioiden kasvatus- ja opetuslautakunnan kokonaisbudjetti ja sopimusten suhteellinen arvo sekä toimialan lautakuntien välinen yhdenmukaisuus.

Tekninen lautakunta on osaltaan delegoinut päätöksellään (14.1.2025 § 8) laajemminkin sopimusten hyväksymisen oikeutta delegointipäätöksessään ja sen liitteessä viranhaltijoille; lähtökohtaisesti kyse on tällöin substanssiin liittyvistä sopimuksista, kuten esimerkiksi paikkatietoaineistojen käyttöoikeuksien luovuttaminen, mainospaikkaa koskevat luovutus- tai käyttöoikeussopimukset, joukkoliikennettä koskevat sopimukset. Tämän lisäksi lautakunta on delegoinut muiden kuin erikseen delegointipäätöksessä osoitettujen sopimusten osalta toimivaltaa hyväksyä muut sopimukset ja oikeustoimet seuraavasti:

Muiden kuin edellä siirrettyjen toimivaltuuksien osalta sopimusten ja oikeustoimien hyväksyminen merkitykseltään vähäisissä asioissa voi hyväksyä viranhaltija asemavaltuutuksensa perusteella, ellei toimivaltaa ole delegoitu muulle taholle.

Merkityksen vähäisyyttä tulee arvioida tapauskohtaisesti muun sopimuksen tai oikeustoimen taloudellisen intressin, tarkoituksenmukaisuuden ja/tai ajallisen ulottuvuuden pohjalta, joiden tulee olla vähäisiä. Vähämerkitykselliseksi voidaan katsoa esimerkiksi sopimus, joka aiheuttaa kaupungille enintään 20 000,00 euron kustannukset ja joka on ajalliselta ulottuvuudeltaan enintään kolmivuotinen.

Päätös on siten voimassa tekniikka ja ympäristötoimialalla 14.1.2025 päätöksen mukaisesti.

Muiden sopimusten ja oikeustoimien hyväksymistä koskevan päätösvallan siirto kaupunginhallituksen alaisille viranhaltijoille

Myös kaupunginhallituksen alaisen toiminnan osalta operatiivisen toiminnan sujuvuuden vuoksi muiden sopimusten ja oikeustoimien hyväksymistä esitetään siirrettävän siten, että

-          toimialajohtaja ja palvelunjohtaja voivat hyväksyä muut sopimukset, joiden arvo on alle 50 000 euroa vuodessa.

-          Lisäksi päätösvaltaa merkitykseltään vähäisissä asioissa on tarkoituksenmukaista siirtää edelleen viranhaltijoille asemavaltuutuksensa perusteella silloin, kun kyseessä on merkitykseltään vähäinen sopimus.

Tämä koskee selostusosassa avattuja tai vastaavia sopimustyyppejä, kun toimivaltaa niiden osalta ei ole muulla päätöksellä siirretty muulle taholle.

Merkityksen vähäisyyttä tulee arvioida aina myös tapauskohtaisesti muun sopimuksen tai oikeustoimen taloudellisen intressin, tarkoituksenmukaisuuden ja/tai ajallisen ulottuvuuden pohjalta, joiden tulee olla vähäisiä.

Vähämerkitykselliseksi voidaan katsoa esimerkiksi sopimus, joka aiheuttaa kaupungille enintään 20 000 euron kustannukset ja joka on ajalliselta ulottuvuudeltaan enintään kolmivuotinen.

Lahjoituksen vastaanottamisen katsotaan olevan merkitykseltään vähäinen sopimusasia, ellei lahjoitus vaadi lisämäärärahaa tai lahjoituksen vastaanottaminen sisällä erityisehtoja.

Lisätietoja: hallintojohtaja Saara Rahkonen-Rannikko, puh. 020 615 9066, saara.rahkonen-rannikko(at)kouvola.fi; apulaiskaupunginjohtaja Tuukka Forsell, puh. 020 615 9333, tuukka.forsell(at)kouvola.fi

Kaupunginjohtajan ehdotus:

  Kaupunginhallitus päättää siirtää

1. palvelun johtajalle toimivallan päättää hallintosäännön 23.2 §:n 3 kohdassa tarkoitetuista muista sopimuksista, joiden arvo on alle 50 000 euroa vuodessa sekä
2. toimialan viranhaltijoille asemavaltuutuksensa perusteella toimivallan muiden hallintosäännön 23.2 §:n 3 kohdassa tarkoitettujen sopimusten ja oikeustoimien päättämisestä selostusosassa tarkoitetuista merkitykseltään vähäisissä asioissa, ellei toimivaltaa ole siirretty muulle taholle. Vähämerkitykselliseksi voidaan katsoa esimerkiksi sopimus, joka aiheuttaa kaupungille enintään 20 000 euron kustannukset ja, joka on ajalliselta ulottuvuudeltaan enintään kolmivuotinen.

Kaupunginhallituksen päätös: