Tekninen lautakunta
Esityslista 14.11.2024/Asianro 13

Tekninen lautakunta 14.11.2024  

Valmistelija: maaseutupalvelujen päällikkö Minna Anttila, puh. 020 615 7826, minna.anttila(at)kouvola.fi

Hallintosäännön 26 §:n mukaan tekninen lautakunta huolehtii maaseutuhallinnon järjestämisestä kunnissa annetun lain mukaan kaupungille kuuluvista tehtävistä sekä muussa lainsäädännössä kunnan maaseutuhallinnolle määrätyistä tehtävistä.

Laissa maaseutuhallinnon järjestämisestä kunnissa (210/2010, 2 §) säädetään, että kunta vastaa alueellaan maaseutuhallinnon järjestämisestä siten, että maaseutuhallinnon tehtävät tulevat hoidetuksi Euroopan unionin ja kansallisen lainsäädännön kannalta asianmukaisella tavalla. Euroopan unionin kokonaan tai osaksi rahoittamaan maataloustukeen liittyvien maksajavirastotehtävien hoitamisesta ja niiden hoitamisessa noudatettavista menettelyistä sovitaan maksajavirastosopimuksessa. Sopimusta sovelletaan siirrettyihin maksajavirastotehtäviin, jotka koskevat viljelijätukia.

Ruokaviraston ja Kouvolan kaupungin välillä solmittu, vuonna 2023 uusittu ja 1.6.2023 voimaan tullut, maksajavirastosopimus edellyttää kaupungin/yhteistoiminta-alueen varainhoitovuosittain antamaa vakuutusta tehtävien suorittamisesta yhteisön sääntöjen mukaisesti.

Maaseutupalveluissa on valmisteltu Ruokavirastolle annettavaa vakuu­tusta maaseutuhallinnon maksajavirastotehtävien suorittamisesta EU-varainhoitovuodelta 16.10.2023 - 15.10.2024.

Vakuutus liitteineen on toimitettava Ruokavirastolle marraskuun 15. päi­vään mennessä.

Kuntien antamat vakuutukset ovat osa Ruokaviraston sisäisen tarkas­tuksen kokoamaa arviointimateriaalia, jonka perusteella valmistellaan vahvistuslausuma, että maksajavirasto on toiminut säädösten mukaan. Maksajaviraston johtaja (Ruokaviraston maaseutu­linjan ylijohtaja) antaa vahvistuslausuman Euroopan komissiolle.

Maksajavirastosopimuksessa kaupunki on sitoutunut hoitamaan sille siirretyt maksajavirastotehtävät Euroopan unionin lainsäädännön sekä suuntaviivojen, Suomen yhteisen maatalouspolitiikan strategiasuunnitelman, kansallisen lainsäädännön ja määräysten sekä maksajaviraston erikseen antaman ohjeistuksen mukaisesti, jotta erityisesti Euroopan unionin lainsäädännössä asetetut vaatimukset maksajavirastotehtävien osalta voidaan täyttää.

Sopimuksessa on määritelty mm. maksajavirastotehtävien hoitamiseen tarvittavia henkilöstöresursseja koskeva standardi sekä muut tehtävien hoidon sisäiselle organisoinnille kunnassa asetettavat vaatimukset. Sopimuksen mukaan kaupungin on huolehdittava eturistiriitojen ja esteellisyyksien ennaltaehkäisystä ja riskien arvioinnista ja hallinnasta sekä petosten ennaltaehkäisystä ja havaitsemisesta suorittaessaan siirrettyjä maksajavirastotehtäviä. Edellä mainittujen lisäksi tukien käsittelyn, maksuja ja velkoja koskevien menettelyjen, viljelijäkoulutuksen, sähköisen asianhallinnan ja arkistoinnin sekä tietojärjestelmien ja -turvallisuuden osa-alueet on huomioitu.

Kaupungin on noudatettava sopimuksessa määriteltyjä menettelyjä viljelijätukien käsittelyssä. Sopimuksessa on myös määritelty toiminnalle seurattavat palvelutavoitteet sekä Ruokavirastolle toimitettavat asiakirjat ja määräajat. Maksajavirastovakuutus vaaditaan sen varmistamiseksi, että kaupungin maaseutuhallinnossa on käytössä järjestelmä, jolla saadaan riittävä varmuus, että maksajavirastotehtävien perustana olevat toimet ovat laillisia ja sääntöjen mukaisia.

Maksajavirastovakuutuksen vuosittainen valmistelu on kaupungin vastuulla olevaa sisäistä valvontaa. Ennen maksajavirastovakuutuksen antamista on tehtävä hallinto- ja val­vontajärjestelmän arviointi arviointilomakkeella ja laadittava perustelu­muistio sekä samalla on tarkistettava maksajavirastosopimuksen liittee­nä olevat asiakirjat ajan tasalle.

Maaseutuhallinnon toiminnan arvioinnin perusteella on tehtävä tarvitta­vat korjaukset ja parannukset ja vakavista puutteista on laadittava toimintasuunnitelma puutteiden korjaamiseksi ja dokumentoitava jatkotoimenpiteet.

Rahamääräiset toimivaltarajat on tarkistettava tarvittaessa ja kun tehtä­viä hoitavaan henkilöstöön on tullut muutoksia. Rahamääräiset rajat on tarkistettu viimeksi 4.5.2023 (tela § 82). Viljelijätukien tarkastukseen, esittelyyn ja hyväksymiseen liittyviä tehtäviä hoitaville henkilöille on määritelty rahamääräiseksi toimivaltarajaksi 500 000 euroa. Toimivaltarajojen tarkistamiseen ei nyt ole tarvetta, koska muutoksia tehtävissä tai henkilöstössä ei ole tapahtunut.

Maksajavirastovakuutuksen luonnos on liitteenä.

Maksajavirastosopimus on oheismateriaalina.

Arviointilomake ja perustelumuistio laaditaan viranhaltijatyönä ja annetaan lautakunnalle tiedoksi.

Lisätietoja: maaseutupalvelujen päällikkö Minna Anttila, puh. 020 615 7826, minna.anttila(at)kouvola.fi

Teknisen johtajan ehdotus:

Tekninen lautakunta hyväksyy allekirjoitettavaksi ja Ruokavirastolle annettavaksi liitteenä olevan maksajavirastovakuutuksen.

Pöytäkirja tarkastetaan tämän asian osalta kokouksessa ja se on nähtävillä yleisessä tietoverkossa kaupungin verkkosivustolla 15.11.2024 lukien.

Teknisen lautakunnan päätös: