Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 27.11.2023/Pykälä 293

Kaupunginhallitus 27.11.2023 § 293

Valmistelija: apulaiskaupunginjohtaja Tuukka Forsell, puh. 020 615 9333, tuukka.forsell(at)kouvola.fi

Taustaa

Tapahtumayhteistyön toimintamalli on osa kaupunkimarkkinoinnin kokonaisuutta. Kouvolan kaupunki on hakenut ja tukenut vuosittain vetovoimaisia kaupungin tunnettuutta ja elinvoimaa, matkailun vetovoimaa sekä kaupunkilaisten viihtyvyyttä kasvattavien tapahtumien järjestämistä. Kouvolaan halutaan tapahtumia, joilla on sekä taloudellisia että imagollisia vaikutuksia.

Tavoitteena on edelleen kehittää Kouvolan kilpailukykyä tapahtumien luoman alueellisen veto- ja pitovoiman avulla. Tapahtumilla tuetaan myös matkailun ympärivuotisuuden ja muiden palveluiden kehittymistä. Kouvolan kaupunkistrategian 2023 - 2032 kasvukärkien ja tavoitteiden mukaisesti tapahtumayhteistyö tukee tavoitetta "Kouvola on värikäs pelikenttä".

Viestintä ja VisitKouvola -palveluyksikön talousarviotavoite vuodelle 2024 on: Kouvola aktivoituu tapahtumakaupunkina. Tapahtumia haetaan Kouvolaan ja tehdään yhteistyötä niin, että Kouvolassa on tasokas ja kiinnostava kulttuuritarjonta ja tapahtumapaikkana on koko kaupunki.

Tapahtumajärjestäjien kanssa tehtävän yhteistyön pohjana on kumppanuusmalli. Tavoitteena on edistää molempien osapuolten hyötyjä ja tuoda läpinäkyvykkyyttä yhteistyöhön. Yhteistyö voi sisältää mm. markkinointia, tiedottamista, tilaratkaisuja ja tapahtumajärjestäjä voi hakea Kouvolan kaupungilta myös markkinointiyhteistyötukea tapahtuman järjestämiseen.             

Toimintamalli ja arviointikriteeristöt vuosina 2019 - 2023

Vuonna 2019 Kouvolan kaupunki on kaupunginhallituksen päätöksellä Kh 19.11.2018 § 393 ottanut käyttöön tapahtumayhteistyön toimintamallin tapahtumakorituksineen ja arviointikriteeristön koskien vain uusia ja kiertäviä tapahtumia (kori 3).

Kori 1 / Oma tapahtumatuotanto: Kaupungin itse tuottamat tapahtumat, joista esimerkkeinä voidaan mainita Kouvola-päivä, Dekkari-päivät ja Wiipurintien markkinat.

Kori 2 / Toistuvat tapahtumat: Kaupungissa järjestettävät toistuvat tapahtumat, joista esimerkkeinä ovat: KUULAS - Lasten kv-teatteritapahtuma, Taikapäivät, messutapahtumat ja ravitapahtumat (Kymi GP).

Kori 3 / Uudet ja kiertävät tapahtumat: Kertaluonteiset, uudet ja kiertävät tapahtumat. Esimerkkeinä kuluvalta vuodelta voidaan mainita Karjalaiset kesäjuhlat ja ExtremeRun.

Tapahtumien arviointia varten laadittiin kriteeristö ja pisteytys, jotka päätettiin ottaa käyttöön valtuustokaudeksi kerrallaan. Vuosittaisen rahoituksen määrä vahvistetaan talousarvion valmistelun yhteydessä ja kunkin vuoden konsernipalveluiden talousarvion käyttösuunnitelmassa.

Vuoden 2022 alusta tapahtumien markkinointiyhteistyön arviointikriteeristöä edelleen tarkistettiin ja päivitettiin (Kh 08.11.2021 § 397) ja laajennettiin koskemaan myös toistuvia tapahtumia (kori 2) uusien ja kiertävien tapahtumia (kori 3) lisäksi.

Tapahtumayhteistyön arviointikriteerit vuosille 2022 - 2025 päivitettiin vuosien 2019 - 2021 kokemusten pohjalta ja päivitettiin pisteytyksineen. Kriteereihin lisättiin tapahtumien markkinointiin, medianäkyvyyteen ja palveluhankintoihin liittyviä kriteerejä vahvistamaan kaupungin näkyvyyden ja tunnettuuden lisäämistä tapahtumien markkinoinnin yhteydessä.

Arviointikriteerit vuosille 2023 - 2025 päivitettiin kertaalleen vastaamaan käytettävissä olevia resursseja (Kh 7.11.2022 § 305). Kriteerit tarkistettiin vuosien 2019 - 2021 ja 2022 kokemusten pohjalta. Tapahtumayhteistyön arviointikriteereihin lisättiin kaupunkistrategian tavoitteiden ja painopisteiden mukaisia kriteereiden painotuksia lisäpisteiden saamiseksi.

Tapahtumatuen suuruus määräytyy arviointikriteereiden kokonaispiste-määräväleihin perustuen. Tapahtumayhteistyötukien euromääriä tarkistettiin 300 - 399 ja yli 400 pistemäärävälien kohdalla vastamaan käytettävissä olevaa vuosittaista budjettia, josta myönnetään tapahtumayhteistyötukea yksittäisille tapahtumille.

Kouvolan kaupunki on käyttänyt vuosina 2019 - 2022 toistuvien tapahtumien (kori 2) ja uusien ja kiertävien tapahtumien (kori 3) tapahtumayhteistyöhön yhteensä 114 000 - 207 500 euroa per vuosi. Vuonna 2022 ja 2023  tapahtumayhteistyöhön käytettiin 114 000 euroa vuosittain.

Tapahtumayhteistyön tapahtumakorit 2024 - 2025

Tapahtumayhteistyöhön sisältyvät tapahtumat jaetaan edelleen teemoiltaan kolmeen koriin. Vuosille 2024 - 2025 tapahtumakorien kriteereitä on tarkistettu korien 2 ja 3 osalta vastaamaan paremmin tapahtumien markkinointiyhteistyön ja kaupungin strategisia tapahtumiin liittyviä tavoitteita.

Kori 1 / Oma tapahtumatuotanto (ei sisälly tapahtumayhteistyöhön): Kaupungin toimialojen eri palvelujen tuottamat paikalliset tapahtumat, jotka rahoitetaan talousarvioon varatuilla resursseilla mm. kulttuuripalvelujen järjestämät tapahtumat; Kouvola-päivä, Dekkaripäivät, InkJazz, Wiipurintien markkinat ja Lasten kulttuuriviikot /Lasten satuviikot.

Kori 2 / Toistuvat tapahtumat: Tapahtumat, jotka ovat kehittyneet toteutuksel-taan tai kävijämäärältään, lisänneet tapahtumamarkkinoinnin kautta kaupungin näkyvyyttä tai kasvattaneet alueen matkailutuloa. Tapahtumat kiinnostavat kävijöitä myös Kouvolan ulkopuolelta ja lisäävät kaupunkilaisten viihtyvyyttä.

Kori 3 / Uudet tai kiertävät tapahtumat: Tapahtumat, joiden arvioidaan kasvattavan kaupungin tunnettuutta ja elinvoimaa, sekä lisäävän matkailun vetovoimaa ja matkailutuloa. Tukea voidaan myöntää tapahtumajärjestäjälle, jonka kotipaikka ei ole Kouvola.

Arviointikriteeristö ja tapahtumakorit 2024-2025

Tapahtumien arvioinnissa käytetään Kouvolan strategisia tavoitteita tukevia kriteereitä. Arviointikriteereillä arvioidaan tapahtumien markkinointiyhteistyötuen myöntämisen edellytyksiä.

Tapahtumayhteistyön arviointikriteerit on tarkistettu vuosille 2024 - 2025 aikaisemmin käytössä olleiden vuosien 2019 - 2021 ja 2022 - 2023 kokemusten pohjalta ja päivitetty vastaamaan käytettävissä olevia resursseja.

Arviointikriteereiden tapahtumatyypin, kävijämäärän ja tapahtumakeston painotuksia on muokattu sekä matkailutulon tasoa on korotettu ja kaikkien pisteytyksiä ja painotuksia tarkistettu. Tapahtumayhteistyötukien euromääriä on myös tarkistettu alaspäin kaikissa pistemääräväleissä vastamaan käytettävissä olevaa vuosittaista budjettia, josta myönnetään yhteistyötukea yksittäisille tapahtumille.

Tapahtumatuen suuruus määräytyy arviointikriteereiden kokonaispistemääräväleihin perustuen.

Vuodelle 2024 tapahtumien markkinointiyhteistyöhön on budjetoitu konserni- palvelujen Viestintä ja VisitKouvola -yksikön talousarvioon 91 000 euroa, jossa on huomioitu talouden sopeuttamiseen liittyen tuen kokonaismäärän 20 % tarkistus ja että arviointikriteeristö tarkistetaan. Tapahtumayhteistyötuen päivitysten yhteydessä on suoritettu myös päätösten vaikutusten ennakko-arviointi.

Tapahtumatukien päivityksen ydinajatuksena on, että tapahtumatuet fokusoidaan entistä vahvemmin tapahtuman markkinointiyhteistyöhön, kaupungin saamaan näkyvyyteen ja alueen elinvoimavaikutuksiin.

Rahoitus ei sisällä kaupungin tilojen ja palveluiden käyttöä huojennetulla hinnalla.

Vuosien 2024 - 2025 osalta ehdotetaan, että liitteessä esitetty

1)      tapahtumatuen päivitettyä arviointikriteeristön käyttöä jatketaan päivitettynä edelleen molempien tapahtumakorien (Kori 2 ja Kori 3) tapahtumien arvioinnissa,

2)      ja että tarkistetut arviointikriteerit ja euromääräiset tukiluokat otetaan käyttöön.             

Päätöksentekomalli ja jatkuva haku

Tapahtumayhteistyön koordinoinnista ja valmistelusta uusien ja kiertävien (kori 3) ja toistuvien (kori 2) tapahtumien osalta vastaa konsernipalvelujen Viestintä ja VisitKouvolan -yksikön tapahtumaprosessi.

Laaja kaupungin eri palvelujen asiantuntijoista koostuva tapahtumien arviointiryhmä käsittelee yhteistyöesitykset 4 - 6 kertaa vuodessa ja tekee tapahtumatuen rahoitusesityksen yksittäisten tapahtumien markkinointi-yhteistyötuesta, hakemuksen ja arviointikriteereiden pohjalta.

Tapahtumayhteistyössä on jatkuva haku ja hakemukset tulee jättää käsiteltäväksi vähintään 3 kk ennen tapahtumaa.

Päätöksentekomallia päivitettiin (Kh 8.11.2021 § 397) siten että tapahtumayhteistyön rahoituksesta päättää arviointiryhmän esityksen pohjalta ja käytettävän budjetin rajoissa enintään 10.000 euron arvioisten uusien ja kiertävien (kori 3) ja toistuvien (kori 2) yksittäisten tapahtumien osalta viestintä- ja markkinointipäällikkö ja yli 10.000 euron arvoisten tapahtumatyötukihakemusten osalta kaupunginhallitus.

Isommat yli 20 000 euron tapahtumatyötukihakemukset käsitellään edelleen erikseen kaupunginhallituksessa ja tarvittaessa kaupunginvaltuustossa, mikäli määrärahavaraus asian osalta tarvitaan.

Pelkän tapahtumatuen jakamisen sijaan Kouvolaan on tavoitteena luoda toimiva läpinäkyvyyttä edistävä kumppanuusmalli tapahtumajärjestäjän kanssa, millä tavoitellaan molempien osapuolien hyötymistä tapahtuman tarjoamista mahdollisuuksista.

Rahoitusta voidaan tarjota myös uudestaan järjestettäville kiertäville ja toistuville tapahtumille, kunhan tuen edellytykset muuten täyttyvät vuosittain.

Rahoituksesta tehdään tapahtumajärjestäjän kanssa erillinen sopimus, jossa määritetään osapuolten vastuut ja velvollisuudet.

Kaupunginhallitus päättää kriteerit edelleen valtuustokausittain ja vahvistaa rahoituksen vuosittain aina seuraavalle toimintavuodelle käyttötaloussuunnitelman yhteydessä.

Tapahtuma-arvioinnin, ennakkovalmistelun, tukien maksamisen ja seurannan sekä raportoinnin hoitaa Viestintä ja VisitKouvola -yksikkö.

Viestintä- ja markkinointipäällikkö Kirsi Vainio on kokouksessa paikalla asiantuntijana vastaamassa kysymyksiin.

Lisätietoja: viestintä- ja markkinointipäällikkö Kirsi Vainio, puh. 020 615 5885, kirsi.vainio(a)kouvola.fi, yhteyspäällikkö Anne Käki, puh. 020 615 8173, anne.kaki(a)kouvola.fi

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallitus päättää, että Kouvolan kaupunki ottaa käyttöön päivitetyn tapahtumien markkinointi-yhteistyön arviointikriteeristön vuoden 2024 alusta koskien uusia ja kiertäviä tapahtumia (kori 3) ja toistuvia tapahtumia (kori 2).

Kaupunginhallituksen päätös:

Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.

Kaupunginhallitus myönsi läsnäolo- ja puheoikeuden viestintä- ja markkinointipäällikkö Kirsi Vainiolle. Hän oli asiantuntijana läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn aikana.

____________