Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 17.10.2023/Pykälä 48

Tarkastuslautakunta 17.10.2023 § 48

Valmistelija: vs. arviointipäällikkö Karoliina Kanerva, puh. 020 615 7124, karoliina.kanerva(at)kouvola.fi

Kaupunginvaltuusto (12.6.2023 § 43) on velvoittanut kaupunginhallituksen ja muut tilivelvolliset huomioimaan arviointikertomuksessa esille nostetut kysymykset ja antamaan niistä vastineensa valtuustolle ja tiedoksi tarkastuslautakunnalle syyskuun loppuun mennessä.

Kaupunginhallitus on hyväksynyt vastineet kokouksessaan 25.9.2023 § 217 ja kaupunginvaltuusto on merkinnyt vastineet tiedoksi 9.10.2023 § 69.

Tarkastuslautakunnan kysymykset kaupunginhallitukselle olivat:

Huhtikuun osavuosikatsauksessa 2022 todettiin, että Kouvolan kaupungin vuoden 2022 alijäämäksi arvioitiin sillä hetkellä muodostuvan -4,9 miljoonaa euroa.

1. Miksi osavuosikatsauksen tietoihin ei reagoida heti?

2. Miten aiotaan varmistaa, että taloustilanteen korjaamiseksi ryhdytään tekemään välittömästi tarvittavia toimenpiteitä jo meneillään olevan tilikauden aikana?

Talousarvion sitovuustaso on lautakunnan toimintakate.

3. Antavatko talousarvion sitovuustaso sekä toiminnalle asetetut sitovat tavoitteet ja mittarit riittävän tiedon poliittiselle ohjaukselle?

Vuoden 2022 talousarviovalmistelussa sisäiset vuokrat jäivät liian pieniksi toteumiin nähden ja vaikutukset lautakuntien toimintakuluihin olivat yhteensä yli miljoona euroa.

4. Tarkastuslautakunta pyytää selvitystä, miksi arvion ja toteuman ero oli noin merkittävä?

5. Miten aiotaan varmistaa jatkossa,

a. että sisäiset vuokrat määritellään talousarvion valmisteluvaiheessa siten, että lautakunnat pystyvät ne tarkemmin omissa talousarvioissaan huomioimaan

b. että ne toteutuvat talousarvion mukaisesti ilman mittavia muutoksia kesken tilikautta?

Konsernipalvelujen toimiala on valmistellut tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen johdosta annettavat vastineet.

Huhtikuun osavuosikatsauksessa 2022 todettiin, että Kouvolan kaupungin vuoden 2022 alijäämäksi arvioitiin sillä hetkellä muodostuvan -4,9 miljoonaa euroa.

1. Miksi osavuosikatsauksen tietoihin ei reagoida heti?

Osavuosikatsauksen antamaan kuvaan taloustilanteen heikentymisestä on reagoitu välittömästi. Osavuosikatsauksen 1-4/2022 merkittävimmät ylitykset johtuivat ulkoisista, ennakoimattomista tekijöistä eli energia- ja polttoainekustannuksien noususta, alkuvuoden haastavista sääolosuhteista, koronasta johtuvista henkilöstökustannuksesta sekä Kymsoten arvioidusta ylityksestä. Kymsoten kasvaneisiin kustannuksiin on reagoitu heti vuoden 2021 puolella antaen omistajaohjausta talousarviosta vuodelle 2022 sekä palkkaharmonisointikustannuksista. Omistajaohjausta on jatkettu vuoden 2022 kevään aikana. Energiakustannusten osalta käynnistettiin laajat energiansäästötoimenpiteet alkusyksystä 2022. Keväällä käynnistettiin nopeita ja pehmeitä energiatoimenpiteitä.

2. Miten aiotaan varmistaa, että taloustilanteen korjaamiseksi ryhdytään tekemään välittömästi tarvittavia toimenpiteitä jo meneillään olevan tilikauden aikana?

Vuoden 2023 ensimmäisen osavuosikatsauksen yhteydessä kaupunginhallitus päätti velvoittaa toimielimet tekemään korvaavia toimenpiteitä talousarvioylitysten kattamiseksi sekä noudattamaan erittäin tiukkaa talouskuria. Lisäksi toimielinten taloustietoisuutta ja -vastuuta pyritään parantamaan koulutuksella ja tiedottamisella.

Talousarvion sitovuustaso on lautakunnan toimintakate.

3. Antavatko talousarvion sitovuustaso sekä toiminnalle asetetut sitovat tavoitteet ja mittarit riittävän tiedon poliittiselle ohjaukselle?

Sitovuustaso

Talousarvion lainsäädäntöperustana on kuntalain 110 §, jossa säädetään kunnan talousarviosta ja -suunnitelmasta. Muutoin kunnat voivat päättää kuinka talousarvion ja -suunnitelman laativat. Kuntaliiton suositus "Kunnan ja kuntayhtymän talousarvio ja -suunnitelma" antaa käytännön ohjeita ja malleja, joita kunnat voivat soveltaa.

Kuntalaki ei sisällä tarkempia määräyksiä talousarvion valtuustoon nähden sitovasta tasosta. Kouvolassa talousarvion sitovuustasona on käyttötalouden osalta toimielimen (kaupunginhallitus/lautakunta) toimintakate. Investointien sitovuustasona on toimielin paitsi kärkihankkeet ovat sitovia valtuustoon nähden. Kuntaliiton talousarviosuosituksen mukaan määräraha on valtuuston toimielimelle antama euromäärältään ja käyttötarkoitukseltaan rajattu valtuutus varojen käyttämiseen.

Lautakunnat vastaavat Kouvolassa vastuualueensa palvelujen suunnittelusta, kehittämisestä, ohjaamisesta sekä valvomisesta. Lautakunnat myös kehittävät palvelutuotannon tuottavuutta sekä vastaavat palvelujen järjestämisestä asetettujen tavoitteiden, palvelujen järjestämistä koskevien periaatteiden ja määrärahojen puitteissa. Lautakunta määrittää myös tarvittavat palvelut ja niiden laatutason. Edellä mainitut tehtävät on sidoksissa lautakuntien käytössä oleviin määrärahoihin, joten on tarkoituksenmukaista, että talousarvion sitovuustaso on toimielin.

Valtuuston rooli on strateginen ohjaaminen ja sitovuustason laskeminen kaventaisi lautakuntien päätösvaltaa.

Tavoitteet

Sitovia tavoitteita ja niiden mittareita työstetään ja kehitetään jatkuvasti poikkihallinnollisesti yhteistyössä eri toimialojen kanssa. Tavoitteet pyritään yhteismitallistamaan niin, että ne ovat samantasoisia jokaisen toimielimen osalta. Vuositavoitteet tulee olla selkeästi määriteltyjä ja niillä tulee olla laadullisesti tai määrällisesti kuvattavissa oleva lopputulos. Tavoitteille asetetaan onnistumista kuvaavat mittarit, jotka kuvaavat tavoitteen toteutumista. Mittarit laaditaan kuvaamaan tavoitteiden saavuttamista ja ne tulee olla mitattavissa.

Vuoden 2022 talousarviovalmistelussa sisäiset vuokrat jäivät liian pieniksi toteumiin nähden ja vaikutukset lautakuntien toimintakuluihin olivat yhteensä yli miljoona euroa.

4. Tarkastuslautakunta pyytää selvitystä, miksi arvion ja toteuman ero oli noin merkittävä?

Sisäiset vuokrat vuodelle 2022 tarkistettiin kaupunginhallituksen 20.9.2021 päätöksellä. Tämän jälkeen muutokset talousarvioon 2022 tehtiin manuaalisesti, jolloin niihin jäi inhimillisiä virheitä johtuen suuresta työmäärästä, resurssipulasta ja tiedonkulkukatkoksista.

5. Miten aiotaan varmistaa jatkossa,

1. että sisäiset vuokrat määritellään talousarvion valmisteluvaiheessa siten, että lautakunnat pystyvät ne tarkemmin omissa talousarvioissaan huomioimaan

Toimialoilla tulee olla riittävän ajoissa tieto tulevista palveluverkkomuutoksista, jotta muutokset sisäisiin vuokriin pystytään huomioimaan talousarviovalmistelussa. Vuoden 2024 talousarvioon liittyy erittäin paljon muutoksia, jolloin sisäisten vuokrien laskeminen on haasteellista. Sisäisten vuokrien valmisteluprosessia kehitetään edelleen vuoden 2023 aikana.

2. että ne toteutuvat talousarvion mukaisesti ilman mittavia muutoksia kesken tilikautta?

Tuleville vuosille ennustettavista talousarviomuutoksista on keskusteltava sisäisesti enemmän. Tätä tiedonkulkua ja prosessia on jo kehitetty. Syyskuusta 2023 alkaen sisäiseen ja ulkoiseen vuokraukseen on saatu uutta henkilöresurssia.

Lisätietoja: talousjohtaja Hellevi Kunnas, puh. 020 615 5054, hellevi.kunnas(at)kouvola.fi

Vs. arviointipäällikön ehdotus:

Tarkastuslautakunta päättää merkitä saadut vastineet tiedoksi ja päättää mahdollisista jatkotoimenpiteistä.

Tarkastuslautakunnan päätös: 

Tarkastuslautakunta merkitsi saadut vastineet tiedoksi ja päätti pyytää tarkennusta kysymyksen 3. vastaukseen. Tarkastuslautakunta pyytää tarkennuksena vertailua hyödyistä ja haitoista, mikäli talousarvion sitovuustasoa laskettaisiin.

____________