Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 07.11.2022/Pykälä 305

Kaupunginhallitus 07.11.2022 § 305

Valmistelija: apulaiskaupunginjohtaja Tuukka Forsell, puh. 020 615 9333, tuukka.forsell(at)kouvola.fi

Taustaa

Kouvolan profiilia ja tunnettuutta lisätään vahvistamalla kaupungin statusta. Kouvolan kaupunki on hakenut ja tukenut vuosittain vetovoimaisia kaupungin imagoa ja elinvoimaa, matkailun vetovoimaa sekä kaupunkilaisten viihtyvyyttä kasvattavien tapahtumien järjestämistä. Kouvolaan halutaan tapahtumia, joilla on sekä taloudellisia että imagollisia vaikutuksia             

Tapahtumayhteistyön toimintamalli on osa kaupunkimarkkinoinnin kokonaisuutta. Tavoitteena on edelleen kehittää Kouvolan kilpailukykyä tapahtumien kautta. Tapahtumilla tuetaan myös matkailuelinkeinon ympärivuotisuuden kehittymistä. Kouvolan kaupunkistrategian 2023 - 2032 kasvukärkien ja tavoitteiden mukaisesti tapahtumayhteistyö tukee tavoitetta "Kouvola on värikäs pelikenttä". Tapahtumia haetaan ja tehdään yhteistyötä, että Kouvolassa tasokas ja kiinnostava kulttuuritarjonta sekä tapahtumapaikkana on koko kaupunki.             

Tapahtumajärjestäjien kanssa tehtävän yhteistyön pohjana on kumppanuus- malli. Tavoitteena on edistää molempien osapuolten hyötyjä ja tuoda läpinäkyvyykkyyttä yhteistyöhön. Yhteistyö voi sisältää mm. markkinointia, tiedottamista, tilaratkaisuja ja tapahtumajärjestäjä voi hakea Kouvolan kaupungilta myös markkinointiyhteistyötukea tapahtuman järjestämiseen.

Toimintamalli ja arviointikriteeristö 2019 - 2022

 Kouvolan kaupunki on kaupunginhallituksen päätöksellä Kh 19.11.2018
§ 393 ottanut käyttöön tapahtumayhteistyön toimintamallin ja arviointi-kriteeristön vuodesta 2019 alkaen koskien uusia ja kiertäviä tapahtumia
(kori 3). Tapahtumien arviointia varten laadittiin kriteeristö ja siihen liittyvä pisteytys, jotka on päätetty ottaa käyttöön valtuustokaudeksi kerrallaan. Vuosittaisen rahoituksen määrä vahvistetaan talousarvion valmistelun yhteydessä ja kunkin vuoden konsernipalveluiden talousarvion käyttösuunnitelmassa.

  Arviointikriteereillä on arvioitu tapahtumien markkinointiyhteistyötukien määrää ja perusteltu tapahtumajärjestäjille millaista yhteistyötä tapahtumajärjestäjä voi tapahtumalle saada Kouvolan kaupungilta.

 Tapahtumien markkinointiyhteistyön arviointikriteeristö tarkistettiin ja päivitettiin (Kh 08.11.2021 § 397) koskemaan vuoden 2022 alusta
uusia ja kiertäviä tapahtumia (kori 3) ja toistuvia tapahtumia (kori 2).

Arviointikriteerit vuosille 2022 - 2025 päivitettiin vuosien 2019 - 2021 kokemusten pohjalta ja päivitettiin pisteytyksineen. Tapahtumayhteistyön arviointikriteereihin lisättiin tapahtumien markkinointiin, medianäkyvyyteen ja palveluhankintoihin liittyviä kriteerejä vahvistamaan kaupungin näkyvyyden ja tunnettuuden lisäämistä tapahtumien markkinoinnin yhteydessä.

Kouvolan kaupunki on käyttänyt vuosina 2019-2022 toistuvien tapahtumien (kori 2) ja uusien ja kiertävien tapahtumien (kori 3) tapahtumayhteistyöhön yhteensä 114 000 - 207 500 euroa per vuosi. Tukien määrää on vähennetty vuosittain kaupungin kiristyneen talouden vuoksi. Vuonna 2022 tapahtuma-yhteistyöhön oli varattu talousarvioon yhteensä 114 000 euroa.             

Tapahtumayhteistyön tapahtumakorit

Tapahtumayhteistyöhön sisältyvät tapahtumat jaetaan teemoiltaan
kolmeen koriin.

Kori 1 / Oma tapahtumatuotanto (ei sisälly tapahtumayhteistyöhön): Kaupungin palvelujen tuottamat tapahtumat, joista esimerkkeinä ovat Kouvola-päivä, Dekkaripäivät, InkJazz, Wiipurintien markkinat ja Lasten kulttuuriviikot /Lasten satuviikot.

Kori 2 / Toistuvat tapahtumat: Kaupungissa järjestettävät toistuvat tapahtumat, joista esimerkkeinä ovat; Taiteiden Yö, Taikapäivät, Kymi GP-ravit, Lähiruokamessut, Herman Kare-painit, KymiLibri, Kymi Kantri,
Koria Roll, moottoriurheilutapahtumat (SM-ralli, -rallicross, -rallisprint).

Kori 3 / Uudet ja kiertävät tapahtumat: Kertaluonteiset, uudet ja kiertävät tapahtumat, joista esimerkkeinä ovat; Kansallinen liikuntafoorumi, Lions-vuosikokous, Alvar Aalto -viikko, Nordic Shooting PM-kilpailu. 

Arviointikriteeristö 2023-2025 

  Tapahtumien arvioinnissa käytetään Kouvolan strategisia tavoitteita
  tukevia kriteereitä.

Arviointikriteerit vuosille 2023 - 2025 on tarkistettu vuosien 2019 - 2021
ja 2022 kokemusten pohjalta ja päivitetty vastaamaan käytettävissä olevia resursseja. Tapahtumayhteistyön arviointikriteereihin on lisätty kaupunki-strategian tavoitteiden ja painopisteiden mukaisia kriteereiden painotuksia lisäpisteiden saamiseksi.

Tapahtumatuen suuruus määräytyy arviointikriteereiden kokonaispistemääräväleihin perustuen. Tapahtumayhteistyötukien euromääriä on tarkistettu 300 - 399 ja yli 400 pistemäärävälien kohdalla vastamaan käytettävissä olevaa vuosittaista budjettia, josta myönnetään tapahtumayhteistyötukea yksittäisille tapahtumille.

  Vuosien 2023 - 2025 osalta ehdotetaan, että liitteessä 1 esitetty

1)      tapahtumatuen päivitettyä arviointikriteeristön käyttöä jatketaan päivitettynä edelleen molempien tapahtumakorien (Kori 2 ja Kori 3) tapahtumien arvioinnissa,

2)      ja että tarkistetut euromääräiset tukiluokat otetaan käyttöön.

Rahoitusta tapahtumamarkkinointiyhteistyöhön on varattu konserni- palvelujen Viestintä ja VisitKouvola -yksikön vuoden 2023 talousarvioon
114 000 euroa, joka sisältyy valmistelussa olevaan talousarvioon. Rahoitus ei sisällä kaupungin tilojen ja palveluiden käyttöä huojennetulla hinnalla.

Päätöksentekomalli ja jatkuva haku

Tapahtumayhteistyön koordinoinnista ja valmistelusta uusien ja kiertävien (kori 3) ja toistuvien (kori 2) tapahtumien osalta vastaa konsernipalvelujen Viestintä ja VisitKouvolan -yksikön tapahtumaprosessi.

Laaja kaupungin eri palvelujen asiantuntijoista koostuva tapahtumien arviointiryhmä käsittelee yhteistyöesitykset 4 - 6 kertaa vuodessa ja tekee tapahtumatuen rahoitusesityksen yksittäisten tapahtumien markkinointi-yhteistyötuesta, hakemuksen ja arviointikriteereiden pohjalta.

Tapahtumayhteistyössä on jatkuva haku ja hakemukset tulee jättää käsiteltäväksi vähintään 3 kk ennen tapahtumaa.

Päätöksentekomallia päivitettiin (Kh 8.11.2021 § 397) siten että tapahtuma-yhteistyön rahoituksesta päättää arviointiryhmän esityksen pohjalta ja käytettävän budjetin rajoissa enintään 10.000 euron arvioisten uusien ja kiertävien (kori 3) ja toistuvien (kori 2) yksittäisten tapahtumien osalta viestintä- ja markkinointipäällikkö ja yli 10.000 euron arvoisten tapahtuma-työtukihakemusten osalta kaupunginhallitus.

Isommat yli 20 000 euron tapahtumatyötukihakemukset käsitellään edelleen erikseen kaupunginhallituksessa ja tarvittaessa kaupunginvaltuustossa, mikäli määrärahavaraus asian osalta tarvitaan.

Pelkän tapahtumatuen jakamisen sijaan Kouvolaan on tavoitteena luoda toimiva läpinäkyvyyttä edistävä kumppanuusmalli tapahtumajärjestäjän kanssa, millä tavoitellaan molempien osapuolien hyötymistä tapahtuman tarjoamista mahdollisuuksista.

Rahoitusta voidaan tarjota myös uudestaan järjestettäville kiertäville ja
toistuville tapahtumille, kunhan tuen edellytykset muuten täyttyvät vuosittain.

Rahoituksesta tehdään tapahtumajärjestäjän kanssa erillinen sopimus, jossa määritetään osapuolten vastuut ja velvollisuudet.

Kaupunginhallitus päättää kriteerit edelleen valtuustokausittain ja vahvistaa rahoituksen vuosittain aina seuraavalle toimintavuodelle käyttötalous-suunnitelman yhteydessä.

Tapahtuma-arvioinnin, ennakkovalmistelun, tukien maksamisen ja seurannan sekä raportoinnin hoitaa Viestintä ja VisitKouvola -yksikkö.

Viestintä- ja markkinointipäällikkö Kirsi Vainio on kokouksessa paikalla asiantuntijana vastaamassa kysymyksiin.

Lisätietoja: viestintä- ja markkinointipäällikkö Kirsi Vainio, puh. 020 615 5885, kirsi.vainio(a)kouvola.fi, yhteyspäällikkö Anne Käki, puh. 020 615 8173, anne.kaki(a)kouvola.fi

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallitus päättää, että kaupunki ottaa käyttöön päivitetyn tapahtumien markkinointi-yhteistyön arviointikriteeristön vuoden 2023 alusta koskien uusia ja kiertäviä tapahtumia (kori 3) ja toistuvia tapahtumia (kori 2).

Kaupunginhallituksen päätös:

Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.

Kaupunginhallitus myönsi viestintä- ja markkinointipäällikkö Kirsi Vainiolle läsnäolo- ja puheoikeuden. Hän oli asiantuntijana läsnä kokouksessa asian käsittelyn aikana.

____________