Dynasty tietopalvelu Haku RSS Kouvolan kaupunki

RSS-linkki

Kokousasiat:
http://ep10.kouvola.fi:80/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30

Kokoukset:
http://ep10.kouvola.fi:80/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetings&show=30

Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 07.03.2022/Pykälä 75


Tapahtumien markkinointiyhteistyötuet 2022

43/02.05.01.02/2022

 

Kaupunginhallitus 07.03.2022 § 75

   

Valmistelija: apulaiskaupunginjohtaja Tuukka Forsell, puh. 020 615 9333, tuukka.forsell(at)kouvola.fi

Taustaa

Kouvolan profiilia ja tunnettuutta lisätään vahvistamalla kaupungin statusta. Kouvola tapahtumapaikkana ja matkailukohteena on yksi Kouvolan kaupunkistrategian 2019-2030 strategiaohjelmien kasvutekijöistä. Kouvolaan halutaan erilaisia tapahtumia, joilla on sekä taloudellisia että imagollisia vaikutuksia.

Kouvolan kaupungin on tavoitteena luoda toimiva läpinäkyvyyttä edistävä kumppanuusmalli tapahtumajärjestäjän kanssa, millä tavoitellaan molempien osapuolien hyötymistä tapahtuman tuomasta näkyvyydestä Kouvolalle ja tapahtumien tarjoamista mahdollisuuksista.

Tapahtumayhteistyön koordinoinnista ja valmistelusta uusien ja kiertävien (kori 3) ja toistuvien (kori 2) tapahtumien osalta vastaa konsernipalvelujen Viestintä ja VisitKouvolan -yksikön tapahtumaprosessi.

Tapahtumayhteistyön toimintamallin arviointikriteeristöä (kaupunginhallitus 19.11.2018 § 393) päivitettiin vuosien 2019 - 2021 kokemusten pohjalta. Arviointikriteerit vuosille 2022 - 2025 tarkistettiin pisteytyksineen. Kaupunginhallitus kokouksessaan 08.11.2021 (§ 397) hyväksyi ja päätti ottaa käyttöön päivitetyn tapahtumayhteistyön arviointikriteeristön vuoden 2022 alusta koskien uusia ja kiertäviä tapahtumia (kori 3) sekä to-istuvia tapahtumia (kori 2). Tapahtuma voi olla esimerkiksi kongressi-, messut-, harraste-, urheilukilpailu- tai kulttuuritapahtuma.

Tapahtumayhteistyön rahoituksesta päättää hakemusten ja arviointiryhmän yhteistyöesityksen pohjalta käytettävän budjetin rajoissa

  • yli 10.000 euron arvoisten uusien ja kiertävien (kori 3) ja toistuvien (kori 2) yksittäisten tapahtumien osalta kaupunginhallitus ja
  • enintään 10.000 euron arvioisten uusien ja kiertävien (kori 3) ja toistuvien (kori 2) yksittäisten tapahtumien osalta viestintä- ja markkinointipäällikkö.

Tapahtumatuen suuruus määräytyy arviointikriteereiden kokonaispistemäärään perustuen. Tapahtumayhteistyön arviointikriteereihin on lisätty tapahtumien markkinointiin, kaupungin medianäkyvyyteen ja palveluhankintoihin liittyviä uusia kriteerejä vahvistamaan kaupungin näkyvyyden ja tunnettuuden lisäämistä tapahtumien markkinoinnin yhteydessä.

Tapahtumayhteistyötukien euromääriä on tarkistettu kunkin pistemäärävälien kohdalla vastamaan käytettävissä olevaa vuosittaista budjettia, josta myönnetään tapahtumatukea yksittäisille tapahtumille. Rahoitusta voidaan tarjota myös uudestaan järjestettäville kiertäville ja toistuville tapahtumille, kunhan tuen edellytykset muuten täyttyvät vuosittain.

Kaupungin eri palvelujen asiantuntijoista koostuva tapahtumien arviointiryhmä käsittelee yhteistyöesitykset ja tekee tapahtumatuen rahoitusesityksen yksittäisten tapahtumien markkinointiyhteistyötuesta, hakemuksen ja arviointikriteereiden pohjalta. Tapahtumayhteistyössä on jatkuva haku ja hakemukset tulee jättää käsiteltäväksi vähintään 3 kk ennen itse tapahtumaa.

Tapahtumajärjestäjien kanssa tehtävän yhteistyön pohjana on kumppanuus-malli. Tavoitteena on edistää molempien osapuolten hyötyjä ja tuoda läpinäkyvyyttä yhteistyöhön. Yhteistyö voi olla markkinointia, tiedottamista eri kanavissa, tilaratkaisuja tms, mutta tapahtumajärjestäjä voi hakea Kouvolan kaupungilta myös rahallista tukea tapahtumalleen.

Tapahtumayhteistyön budjetti yhteensä 114 000 euroa sisältyy konsernipalvelujen Viestintä ja VisitKouvola-yksikön vuoden 2022 kokonaisbudjettiin.

Kun rahoituspäätös on lainvoimainen, markkinointiyhteistyöstä tehdään tapahtumajärjestäjän kanssa erillinen sopimus, jossa määritetään osapuolten vastuut ja velvollisuudet.

Koronarajoitusten vaikutuksia tapahtumien järjestämiseen ei ole vielä tiedossa. Jos tapahtumat peruuntuvat, markkinoinnin yhteistyötukia ei makseta tapahtumajärjestäjille.

Tapahtumayhteistyötuki 2022, tapahtumat yli 10 000 euroa (kori 2/kori 3)

Tapahtumien arviointiryhmä käsitteli kokouksissa 14.1.2022 ja 11.2.2022 ja sähköpostikokouksessa 1.3.2022 tapahtumakoreihin 2 / toistuvat tapahtumat ja 3 / uudet ja kiertävät tapahtumat sisältyvät hakemukset ja teki esityksen tapahtumien yhteistyötuesta yli 10 000 euroa markkinointiyhteistyön arviointikriteereiden ja käytettävän budjetin pohjalta.

Arviointiryhmä esittää kaupunginhallitukselle hyväksyttäväksi tapahtumayhteistyötukea seuraaville kolmelle tapahtumalle:

1)      Suomen Lions-liitto ry:n 69. vuosikokous 10.-12.6.2022

Suomen Lions-järjestön valtakunnallinen vuosikokous järjestetään Kouvolassa 10.-12. kesäkuuta 2022. Tapahtuma on osaltaan ainoa Suomessa vuonna 2022 ja laajuudeltaan Euroopan suurin Lions-kokoontuminen. Edellisen kerran tapahtuma on pidetty Kouvolassa vuonna 1976. Lions järjestö on kansainvälinen hyväntekeväisyys- ja koulutusjärjestö. Jäseniä on noin 200 maassa yhteensä noin 1,4 miljoonaa. Suomessa jäseniä on noin 19 000. Jäsenet voivat olla sekä naisia että miehiä. Naisten osuus Suomessa on noin 25 %.

Vuosikokouksen järjestäjä Lions piiri 107-D/ VK2022 hakee tapahtumayhteistyö-tukea järjestelyihin, jotka hoidetaan täysin paikallisten 15:sta Lions-klubin toi-mesta.

Kouvolaan arvioidaan saapuvaksi 3500 henkilöä, joista noin 1600 ovat pääasiassa noin 900 Lions-klubien aktiivista toimihenkilöä, jotka osallistuvat vuosikokoukseen. Osa osallistujista on seuralaisia/puolisoita ja perheenjäseniä, joille järjestetään erilaisia oheistapahtumia ja nähtävää eripuolilta kaupunkia. Ulkolaisia vieraita saapuu pohjoismaista ja Baltiasta. Vuosikokouksen myötä Kouvola saa suuren huomioarvon jäsenistön keskuudessa ympäri Suomen.

Mainontaa ja markkinointia tehdään yhteistyössä Lions-piirin sekä -liiton viestinnän, että kaupungin viestinnän kanssa. Mahdollisesti koulutusorganisaatioita on mukana promootioissa, ja täten omalla näkyvyydellään luovat mielikuvaa Kouvo-lasta opiskelukaupunkina. Päämääränä on laaja ja laadukas mielikuva kaupungin tarjonnasta ja vetovoimasta.

Virallisen vuosikokousohjelman jälkeen järjestetään kouvolalaisille hyväntekeväisyyskonsertti jäähallissa. Tilaisuuteen jaetaan hyväntekeväisyyteen liittyen veloituksettomia pääsylippuja. Yleisökonserttiin paikkoja on jäähallissa noin 5000 hengelle.

Kouvolan kaupungilta on haettu erikseen vieraanvaraisuutta, vastaanottoa vuosikokouksen VIP-vieraille (120 henkilöä) kaupungintalolla sekä huojennusta jäähallin vuokrasta kokousviikonvaihteen sekä tarvittavan rakentamis- ja purkamisajan osalta.

Lions-piiri esittää, että Kouvolan kaupunki osallistuu vuosikokouksen järjestelyihin myöntämällä tapahtumayhteistyötukea vieraanvaraisuuden ja vuokrahuojennuksen lisäksi. Kaupunki saa vastineeksi laajan näkyvyyden tapahtuman markkinoinnissa ja tapahtumapaikalla aina kun kumppanit ovat esillä:

-          kansallinen näkyvyys somekanavissa, verkkosivuilla, julkaisuissa ym. tapahtuman markkinoinnissa,

-          painatus- ym. kokousmateriaaleissa (käsiohjelmat, lehdistötiedotteet, talkoolaisten t-paidat, kokouskävijäkassinäkyvyys),

-          lisäksi näkyvyyttä kokouksen ja konsertin ajan jäähallissa (infopiste, promo-henkilöt tmv.)

-          konserttiin pääsylippuja (erityisryhmät).

Vuosikokoustapahtuma tukee erinomaisesti Kouvolan imagoa tapahtumapaikkakuntana, lisää matkailun vetovoimaa ja tarjoaa kaupungille kansallista medianäkyvyyttä Lions-järjestön eri medioiden kautta.

Tapahtumatuen arviointi / pistemäärä 300 - 399, tuki 8 000 - 15 000 €.

- Haettu rahoitusta 20 000 €.

- Kori 3 / Myönnettävä markkinointituki 11 000 € (alv 0%).

2) Rallicross RX Nordic -osakilpailu 27.- 29.5.2022

Valkealan Urheiluautoilijat ry (ValUA) järjestää Kouvolassa 27.- 29.5.2022 Tykkimäen moottoriradalla, kaksi rallicrossin Pohjoismaista RallyX Nordic -mestaruusosakilpailua. Kansainvälinen autourheilutapahtuma järjestettiin Kouvolan Tykkimäessä vuosina 2018 ja 2019. Kisatapahtumassa on mukana useita eri autoluokkia (mm. SuperCar, RX2, avoin ja Crosskart -luokat) sekä pohjoismaisia ja suomalaisia huippukuljettajia. Saadun palautteen perusteella tiimit ja kuljettajat ovat olleet erityisen tyytyväisiä kilpailuolosuhteisiin ja Kouvolaan tapahtumapaikkana. Paikalliset kokeneet yhteistyökumppanit ja hyvin toimineet kisajärjestelyt ovat saaneet kiitosta järjestäjiltä.

Tapahtuman yleisöarvio on 2500 - 3000 katsojaa, joista majoittuu 200 - 300 henkilöä Kouvolassa. Pohjoismaisten kilpailijoiden määrä on noin 110, joista alueella majoittuu 500 - 1000 neljän-viiden päivän ajan.

Yhdistys on hakenut 9.2.2022 tapahtumayhteistyötukea autourheilutapahtuman toteuttamiseen yhteensä 20.000 euroa (alv 0%). Avustusta haetaan tapahtuman järjestelyihin ja markkinointiin (RallyX TV kansainvälinen jakelu, kuulutukset, mainonta, tienvarsimainonta ja kisajulkaisu ym.). ValUA teki kilpailun järjestämisestä kolmivuotisen sopimuksen eli Kouvolassa kilpaillaan myös vuosina 2023 ja 2024.

Tapahtumatuen arviointi / pistemäärä 300 - 399, tuki 8 000 - 15 000 €.

- Haettu rahoitusta 20 000 €.

- Kori 3 / Myönnettävä markkinointituki 14 000 € (alv 0%)

3) Kansainvälinen Kymi Grand Prix -ravit 18.6.2022

Valkealan Hevosystäväinseura ry järjestää vuosittain Kouvolan raviradalla 23 ravipäivää, joihin sisältyy mm. Kouvola- ja Valkeala-ajot. Katsojia paikan päällä käy vuosittain noin 40 000 henkeä. Kouvolan kaikista raveista lähetetään valtakunnallista suoraa Toto-TV-lähetystä. Vuositasolla Kouvolan ravitapahtumista julkaistaan lehtikuvia noin 17 .500 cm2 ja välitetään valtakunnallista TV-lähetystä yli 100 tuntia.

Kymi Grand Prix on vuosittain kesäkuussa järjestettävä raviurheilun kansainvälinen suurkilpailu, joka järjestettiin ensimmäisen kerran vuonna 1998. Kymi Grand Prix on yksi Suomen ravikilpailuista, joka on UTT Trotting Mastersin osakilpailu. Kymi Grand Prix'n erikoisuus on ulkomaisille hevosille järjestetty lentokonekuljetus Keski-Euroopasta ja Ruotsista Utin lentokentälle. Ilmainen kuljetus on houkutellut kilpailuun useita ulkomaisia huippuhevosia.

Kansainvälinen Kymi Grand Prix 18.6.2022 järjestetään jo 25. kerran. Tapahtuman yleisömäärä on 10 000 - 12 000 henkilöä. Television ja TotoTv:n lähetyksillä on yhteensä noin 250 000 katsojaa. Ravitapahtuma välitetään noin 10 maahan ja lisäksi toimittajat tekevät tapahtumasta ennakko- sekä jälkijuttuja. Ravirata tunnetaan yleisesti nimellä Kouvolan ravirata ja myös kaupungin omat mainokset näkyvät hyvin median kautta maailmalle. Kymi GP -viikonlopun budjetti on lähes 500 000 €.

Raviradalla työskentelee vakituisesti kolme henkilöä. Ravitapahtumien aikana henkilökuntaa on 70 - 250 hengen välillä tapahtuman koosta ja luonteesta riippuen. Kouvolan alueella hevostalous kasvaa ja kehittyy tuoden samalla maaseutukaupungille elinvoimaa, verotuloja ja näkyvyyttä, valtakunnallisesti sekä kansainvälisesti.

Valkealan Hevosystäväin seura hakee tapahtumayhteistyötukea vuodelle 2022 Kymi GP-ravien ja muiden ravitapahtumien järjestämiseen. Yhteistyön sisältyy kaupungille näkyvyyttä sekä erikseen sovittavan määrän kutsuvieraspaketteja, tyhy-paketteja ja pääsylippuja tapahtumiin.

Tapahtumatuen arviointi / pistemäärä yli 400, tuki 15 000 - 25 000 €.

- Haettu rahoitusta 37 000 €.

- Kori 2 / Myönnettävä markkinointituki 24 000 € (alv 0%)

Yhteyspäällikkö Anne Käki on kokouksessa paikalla asiantuntijana vastaamassa kysymyksiin.

Lisätietoja: viestintä- ja markkinointipäällikkö Kirsi Vainio, puh. 020 615 5885, kirsi.vainio(at)kouvola.fi, yhteyspäällikkö Anne Käki, puh. 020 615 8173, anne.kaki(at)kouvola.fi

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä arviointiryhmän esityksen tapahtumien markkinointiyhteistyötuen myöntämisestä perusteluosan mukaisesti kahdelle korin 3 tapahtumalle ja yhdelle korin 2 tapahtumalle.

Kaupunginhallituksen päätös:

Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.

Kaupunginhallitus myönsi yhteyspäällikkö Anne Käelle läsnäolo- ja puheoikeuden. Hän oli asiantuntijana läsnä kokouksessa asian käsittelyn aikana.

Jäsen Liisa Varjola poistui kokouksesta asian käsittelyn ajaksi (yhteisöjäävi).

____________