Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 22.11.2021/Pykälä 420

Kaupunginhallitus 22.11.2021 § 420

Valmistelija: yhteyspäällikkö Anne Käki, puh. 020 615 8179, anne.kaki(a)kouvola.fi

Taustaa

Kouvolan kaupunki on tehnyt vuosittain markkinointiyhteistyösopimuksia aikuisten SM-tason (kärkiurheiluseurat) ja myös alempien sarjatasojen urheiluseurojen joukkueiden (muut urheiluseurat) ja yksilöurheilijoiden kanssa. Kouvolan profiilia ja tunnettuutta urheilukaupunkina on lisätty yksilö- ja joukkuelajien urheiluseurojen markkinointiarvon ja imagon avulla, jotka tuovat kaupunkia esille laaja-alaisesti valtakunnallisessa mediassa. Konsernipalvelujen talousarvion käyttösuunnitelman yhteydessä on hyväksytty myös urheiluun liittyvät markkinointiyhteistyösopimukset.

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti (Kh 18.01.2021 § 5) että markkinointiyhteistyösopimuksen osa osalta valmistellaan vuoden 2022 talousarviota varten yhdenmukaiset arviointi- ja määräytymisperusteet. Asiaa on syytä tarkastella kaupungin taloustilanteen, muuttuneen mediaympäristön ja kaupungin yhdenvertaisuus- ja tasa-arvo-ohjelman mukaisesti.

Arviointi- ja määräytymisperusteita on valmisteltu konsernipalvelujen Viestintä ja VisitKouvola -yksikössä yhteistyössä liikuntapalvelujen asiantuntijoiden kanssa. Valmistelutyössä on selvitetty laajasti myös muiden isojen ja               keskikokoisten kaupunkien markkinointiyhteistyön käytäntöjä.

Arviointi- ja määräytymisperusteet 2022 alkaen

Esitys uusiksi yksilöurheilijoiden ja urheiluseurojen markkinointiyhteistyön arviointi- ja määräytymisperusteiksi on seuraava:

Sopimuksia markkinointiyhteistyöstä voidaan solmia ensisijaisesti aikuisten SM- ja maajoukkuetason yksilöurheilijoiden tai aikuisten pääsarjatason (ylin sarjataso) ja harkinnan mukaan myös alempien sarjatasojen joukkueiden kanssa.

Markkinointitukea saavan urheilijan tai joukkueen on edustettava kouvolalaista urheiluseuraa.

Kouvolan kaupungin markkinointiyhteistyökorvauksia urheiluun myönnetään vuosittain käytettävän määrärahan puitteissa harkinnanvaraisesti ja sopimusperusteisesti.

Yksilöurheilu (Maajoukkue/SM-taso)

1. Laji on olympiakomitean virallinen laji eli sillä on oma olympiakomitean alainen lajiliitto.

2. Lajin yleisyys ja tunnettuus Suomessa

Arvioinnissa huomioidaan lajien erityispiirteet, kilpailevien urheilijoiden määrä, sekä kansallinen ja kansainvälinen arvostus ja taso. Kansallisen tason menestykseksi katsotaan vähintään mitali nuorten tai aikuisten SM-kisoissa. Lisäksi huomioidaan urheilijan näytöt eli tulos/menestys-kehitys suhteessa lajin tasoon ja kehitykseen.

Urheilujoukkueet

Eri tasoilla pelaavat aikuisten edustusjoukkueet, joiden toiminta voidaan katsoa ammattimaiseksi.

1. Laji on olympiakomitean virallinen laji eli sillä on oma olympiakomitean alainen lajiliitto sekä valtakunnallinen sarja.

2. Lajin yleisyys ja tunnettuus Suomessa sekä sarjataso seuraavasti:

1. Kansallinen pääsarjataso (SM)     

2. Kansallinen 1.divisioonan sarjataso     

3. Kansallinen 2. ja 3. divisioonan sarjatasot       

Muita markkinointiarvoon ja imagoon vaikuttavia periaatteita sopimuksiin liittyen:

Näkyvyys

1. Seuran ja sen toiminnan yleinen tunnettuus ja kiinnostavuus.

2. Joukkueen/urheilijan osalta edellisen vuoden valtakunnallinen näkyvyys (medianäkyvyys tv:ssä ja verkossa, sekä some-kanavien tavoittavuus oman alueen ulkopuolella). Joukkueiden osalta lisäksi keskiarvo vierasotteluiden katsojamääristä (joukkueen toimittama raportti).

3. Aiemman markkinointiyhteistyön toteutuminen (joukkueen/urheilijanraportti yhteistyösopimuksen toteutumisesta).

4. Alustava urheilijan/joukkueen markkinointisuunnitelma sisältäen kaupungin saama näkyvyys markkinointiyhteistyössä.

Markkinointiyhteistyösopimus

Markkinointiyhteistyöstä tehdään kunkin yksilöurheilijan tai urheilujoukkueen kanssa erillinen sopimus, jossa yhteistyöstä sovitaan yksityiskohtaisesti. Markkinointisopimuksessa sovitaan Kouvolan kaupungin näkyvyydestä ja/tai muusta vastikkeellisuudesta urheilijan tai joukkueen avulla sekä velvollisuuksista ja kaupungin markkinointiyhteistyötuesta. Markkinointiyhteistyön saaminen edellyttää sopimusehtojen noudattamista. Markkinointituki voidaan periä osin tai kokonaan takaisin, jos sopimusehtoja ei noudateta.

Markkinointituki maksetaan aina urheiluseuran tai urheilijan valmennusrahaston tilille.

Markkinointiyhteistyön tulee sisältää esimerkiksi:

• Kaupungin logonäkyvyys tai muu sovittu viesti esimerkiksi peliasussa, laitamainoksissa, näyttötauluilla, kuulutuksissa, otteluilmoituksissa, julisteissa, käsiohjelmissa, banderolleissa, some-kanavilla.
• Sovittujen hashtagien käyttö, sovitussa määrin somepostauksia urheilijan tai joukkueen sosiaalisen median kanavissa.
• Kotiotteluiden ilmoittaminen kaupungin tapahtumakalenteriin.
• Urheilijan tai joukkueen kuvan tai videon käyttö kaupungin omassa viestinnässä.
• Muu mahdollinen yhteistyö (esimerkiksi tapahtumat, PR-tilaisuudet, nuorisotyö).

Sitoutuminen

Markkinointitukea saavalta urheilijalta/joukkueelta edellytetään tuen takaisinperinnän uhalla, että

• Urheilija/joukkue sitoutuu harjoitellessaan ja kilpaillessaan noudattamaan urheilun eettisiä periaatteita ja Suomen Antidoping-toimikunnan antidoping-sääntöjä.
• Urheilijalla/joukkueella on velvollisuus edistää ja ylläpitää Kouvolan kaupungin positiivista julkisuuskuvaa.

Hakeminen

Arviointi- ja määräytymisperusteet täyttävät yksilöurheilijat ja urheilujoukkueet voivat tehdä hakemuksen markkinointiyhteistyöstä, hakuaika päättyy vuosittain tammikuun 15. päivä. Hakuajasta tiedotetaan mediassa sekä kaupungin omissa medioissa (verkkosivut/somekanavat).

Hakemukseen on liitettävä vapaamuotoinen esitys siitä, miten seura voi lisätä Kouvolan kaupungin tunnettavuutta ja miten se tuo kaupunkia esille toiminnassaan, valtakunnallisessa mediassa ja eri tapahtumissa.

Vapaamuotoisessa hakemuksessa tai hakulomakkeella haetussa markkinointituessa tulee mainita mm. seuraavat asiat:

• Urheilijan/joukkueen tiedot
• Urheilijan/joukkueen saavutukset
• Lyhyt kuvaus tulevista tavoitteista
• Suunnitelma näkyvyydestä/muusta vastikkeellisuudesta tai yhteistyöstä

Ennen tukipäätöksen tekoa Kouvolan kaupungin viestintä- ja markkinointitiimi arvioi markkinointi/viestintäsuunnitelman, miten hakija edistää Kouvolan näkyvyyttä.

Kauden päätteeksi hakija toimittaa raportin, miten suunnitelma toteutui.

Uusi päätöksentekomalli

Uusien yksilöurheilijoiden ja urheiluseurojen markkinointiyhteistyön arviointi- ja määräytymisperusteiden pohjalta tehtävän markkinointiyhteistyön koordinointia ja valmistelua esitetään tehtävän edelleen konsernipalvelujen Viestintä ja VisitKouvola -yksikössä, jonka talousarvioon markkinointiyhteistyö sisältyy.

Kaupungin eri palvelujen asiantuntijoista koostuva arviointiryhmä käsittelee yhteistyöesitykset ja tekee rahoitusesityksen yksittäisten urheilijoiden ja joukkueiden markkinointiyhteistyötuesta, hakemuksen ja arviointi- ja määräytymiskriteereiden pohjalta.

Rahoituksen päättäjänä toimii kaupunginhallitus viestintä- ja markkinointi-/arviointiryhmän esityksen pohjalta ja käytettävän budjetin rajoissa.

Esitys vuodelle 2022 noudattelee kaupunginhallituksen viime kaudelle päättämää tasoa, koska määrärahaa ei ole lisätty vuoteen 2021 verrattuna. Rahoitus 177 000 euroa sisältyy valmistelussa olevaan vuoden 2022 talousarvioesitykseen.

Kaupunginhallitus päättää kriteerit edelleen valtuustokausittain ja vahvistaa rahoituksen vuosittain aina seuraavalle toimintavuodelle käyttötaloussuunnitelman yhteydessä.

Arvioinnin, ennakkovalmistelun, tukien maksamisen ja seurannan sekä raportoinnin hoitaa Viestintä ja VisitKouvola -yksikkö.             

Yhteyspäällikkö Anne Käki on kokouksessa paikalla asiantuntijana vastaamassa kysymyksiin.

Lisätietoja: yhteyspäällikkö Anne Käki, puh. 020 615 8179, anne.kaki(a)kouvola.fi, viestintä- ja markkinointipäällikkö Kirsi Vainio, puh. 020 615 5885, kirsi.vainio(a)kouvola.fi              

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kouvolan kaupunki päättää ottaa käyttöön ensisijaisesti aikuisten SM- ja maajoukkuetason yksilöurheilijoiden ja aikuisten pääsarjatason (ylin sarjataso) ja harkinnan mukaan myös alempien sarjatasojen joukkueiden kanssa markkinointiyhteistyön arviointi- ja määräytymisperusteet vuoden 2022 alusta.

Rahoituksesta päättää arviointiryhmän esityksen pohjalta ja käytettävän budjetin rajoissa kaupunginhallitus.

Rahoitus 177 000 euroa sisältyy valmistelussa olevaan vuoden 2022 talousarvioesitykseen.

Kaupunginhallituksen päätös:

Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.

Kaupunginhallitus myönsi talousjohtaja Hellevi Kunnakselle ja yhteyspäällikkö Anne Käelle läsnäolo- ja puheoikeuden. He olivat asiantuntijoina läsnä kokouksessa asian käsittelyn aikana.

  ____________