Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 13.08.2024/Pykälä 46

Tarkastuslautakunta 28.05.2024 § 38

Valmistelija: arviointipäällikkö Vesa Huuskonen, puh. 020 615 5965, vesa.huuskonen(at)kouvola.fi

Tarkastuslautakunnan suorittaman arvioinnin tavoite on tuottaa lisäarvoa ja tukea valtuuston päätöksentekoa tuottamalla ja hankkimalla uutta tietoa ja näkemystä kaupungin taloudesta ja toiminnasta.

Kuten tarkastuslautakunta arvioi muiden toimintaa, on sen mahdollista ja perusteltua arvioida myös omaa toimintaansa. Lautakuntatyön arviointia voidaan tehdä muun muassa seuraavilla tavoilla:

1. Palautteen pyytäminen arviointien kohteilta suoritetuista arvioinneista
2. Palautteen pyytäminen valtuutetuilta ja johtavilta viranhaltijoilta arviointikertomuksen hyödynnettävyydestä
3. Ulkopuolinen laatuarviointi, esim. arviointikertomusten laatukilpailut
4. Lautakunnan itsearviointi

Tarkastuslautakunta teki keväällä 2024 kyselyn vuosien 2021-2022 arviointikertomuksessa esitettyjen suositusten ja huomioiden vaikuttavuudesta. Kyselyn huomiot ovat vuoden 2023 arviointikertomuksessa.

Tarkastuslautakunnan arviointikertomus on osallistunut KPMG:n järjestämään arviointikertomuskilpailuun. Kouvolan kaupunkia koskevat kehittämissuositukset on otettu huomioon arviointikertomuksen valmistelussa. KPMG:n palaute käsiteltiin lautakunnan kokouksessa 5.3.2024.

Tarkastuslautakunnan itsearviointi toteutetaan oheismateriaalina olevan lomakkeen pohjalta siten, että kokouksessa varataan lomakkeen täyttöön tarvittava aika, jonka jälkeen käydään keskustelu lautakuntatyöskentelyn kehittämisestä.

Arviointipäällikön ehdotus:

Tarkastuslautakunta merkitsee keskustelun tiedoksi.

Tarkastuslautakunnan päätös:

Tarkastuslautakunta merkitsi keskustelun tiedoksi.

Itsearvioinnin kooste käsitellään seuraavassa kokouksessa.

____________

Tarkastuslautakunta 13.08.2024 § 46

Valmistelija: arviointipäällikkö Vesa Huuskonen, puh. 020 615 5965, vesa.huuskonen(at)kouvola.fi

Tarkastuslautakunnan itsearviointi perustuu seitsemän jäsenen arviointiin. Sanalliset arviot "täysin samaa mieltä" "täysin eri mieltä" arvotettiin viideksi ja yhdeksi.

Lautakuntatyön sisäinen toimivuus sai kokonaisarvosanan 4,5 jakautuen seuraavasti:

-          työskentely jäsenten kesken on avointa ja rakentavaa 4,4

-          lautakunnassa jokaisen on helppo tuoda esiin omia mielipiteitä ja asioita voidaan kyseenalaistaa 4,6                                         

-          lautakuntatyöskentely on luottamuksellista 4,7

-          uusien näkemysten esiintuomista tuetaan 4,1

Lautakunnan työtehtävät ja tiedonsaanti sai kokonaisarvosanan 3,7 jakautuen seuraavasti:

-          arviointityön periaatteet ovat selkeät ja johdonmukaiset 4,0

-          arviointisuunnitelma kattaa kunnan kaiken oleellisen toiminnan 3,7

-          vuosittainen työohjelma on selkeä 4,4

-          arviointikäynneillä/tilaisuuksissa saa riittävästi ja kattavasti tietoa 2,6

• aiheiden esittelijöiltä/viranhaltijoilta 3,1
• tarkastuslautakunnan valmistelijoilta 4,3  

-          arviointikertomuksen työstämisprosessi on selkeä 4,1

-          arviointikertomuksessa tehdyt kannanotot ovat selkeitä ja ymmärrettäviä 4,0

-          arviointikertomuksesta viestintä on onnistunutta 3,9

-          arviointityö vaikuttaa aidosti kunnan toimintojen kehittämiseen 2,7

Oma rooli lautakunnan jäsenenä sai kokonaisarvosanan 3,4 jakautuen seuraavasti:

-    olen saanut riittävästi perehdytystä ja koulutusta työhön 3,6

-    olen ollut riittävän aktiivinen lautakunnan työskentelyssä 3,1

Ideoina työskentelyn kehittämiseen tuotiin esille seuraavia asioita:

-          muutama epävirallinen tilaisuus vuodessa ajatusten "lennättämiseksi"

-          arviointikuulemisten kysymyksiin enemmän sisältöä

-          konserniyhtiöiden kysymyspatteriston käyminen kokouksessa läpi ennen lähettämistä

-          valtuustolle voisi aktiivisemmin tuoda asioita tiedoksi.

Johtopäätöksenä itsearvioinnin perusteella voi todeta, että lautakuntatyön sisäinen toimivuus on hyvä, jopa erinomainen. Lautakunnan työtehtävien ja tiedonsaannin osalta kannattanee jatkossa panostaa arviointikuulemisten valmisteluun erityisesti ennakkoon lähetettävien kysymysten osalta ja kuulemisten yhteydessä syntyvän keskustelun kirjaamiseen.

Arviointipäällikön ehdotus:

Tarkastuslautakunta merkitsee itsearvioinnin tiedoksi.

Tarkastuslautakunnan päätös:

  Tarkastuslautakunta merkitsi itsearvioinnin tiedoksi.