Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 15.05.2023/Pykälä 120

Valkealan monitoimitalon irtokalusteiden toimittajan valinta

Kaupunginhallitus 15.05.2023 § 120

Valmistelija: apulaiskaupunginjohtaja Tuukka Forsell, puh. 020 615 9333, tuukka.forsell(at)kouvola.fi

Valkealan monitoimitaloon hankitaan irtokalusteet Sweco Oy:n sisustusarkkitehti Karin Mäkitalon suunnitelman mukaan. Kalustussuunnitelman laadinta sisältyi rakennusurakkaan. Kalustesuunnitelman laadinnassa on kuultu laajasti monitoimitalon käyttäjistä koottua projektiryhmää. Talo tulee olla kalustettuna ja käyttövalmiina 30.11.2023 mennessä. Hyvinvointialueelle tulee monitoimitaloon omia tiloja ja niiden kalusteiden maksajana toimii Kymenlaakson hyvinvointialue. Kalustekilpailutuksesta on vastannut kaupungin hankintapalvelut.

Hankintaprosessin eteneminen

Hankintaprosessi aloitettiin markkinavuoropuhelulla, josta julkaistiin avoin kutsu HILMAssa 12.12.2022. Ennen tarjouspyynnön julkaisua tarjouspyyntöluonnos lähetettiin kommentoitavaksi kaikille markkinavuoropuheluun osallistuneille yrityksille.

Tarjouspyyntö julkaistiin EU-hankintana ajalle 30.01. - 21.03.2023. Hankinta keskeytettiin 15.03.2023 tarjouspyyntöasiakirjojen välillä olleiden ristiriitaisuuksien ja teknisten virheiden vuoksi. Korjattu tarjouspyyntö julkaistiin ajalle 17.3. - 20.4.2023. Tarjoajilla oli mahdollisuus tehdä lisätietokysymyksiä, joihin annettiin vastaukset 28.03.2023.

Hankinta on jaettu 4 osa-alueeseen: Työympäristö- ja oleskelutilojen kalusteet, Oppimisympäristöjen kalusteet, Kirjastokalusteet sekä Varhaiskasvatuksen kalusteet. Jokaista osa-aluetta käsitellään itsenäisenä kokonaisuutena ja osa-tarjousten jättäminen osa-alueittain on mahdollista.

Saadut tarjoukset osa-alueittain

Määräaikaan 20.04.2023 klo 12.00 mennessä saatiin jäljempänä mainitut tarjoukset osa-alueittain.

OSA-ALUE 1

Työympäristö- ja oleskelutilojen kalusteet, saatiin 3 tarjousta: Isku Interior Oy, Martela-keskus Offimar Oy ja Modeo Oy. Kaikki tarjoajat täyttivät vaaditut soveltuvuusvaatimukset ja kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön kriteerit.

Työympäristö- ja oleskelutilojen kalustetoimittajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous siten, että hinnan painoarvo on 50 % ja laadun 50 %.

Laatuvertailu tehtiin tarjouspyynnössä yksilöityjen mallikalusteiden testauksen ja tuotekorttien perusteella. Testauksen suoritti tulevista käyttäjistä koottu testaajaryhmä. Yleisilmeen arvioinnin antoi kalustesuunnitelman laatija sisustusarkkitehti Karin Mäkitalo.

Osa-alueella on varauduttu ruokalan pöytien ja tuolien sekä juhlasalin tuolien osalta myös vaihtoehtoiseen, halvempaan ratkaisuun. Vaihtoehtoisten tarjousten vertailu on salassa pidettävänä liitteenä (julkL 24 § 1 mom 17 ja 20 k). Ensisijaisen kalustesuunnitelman pöydät ovat massiivitammea. Vaihtoehtoisen kalustesuunnitelman pöydät ovat laminaattikannellisia pöytiä. Vaihtoehtoisen tarjouksen säästövaikutus on 8,8 prosenttia koko hankinnan hinnasta.

Projektiryhmä ja sisustusarkkitehti esittävät ensisijaisen kalustesuunnitelman toteuttamista, jotta monitoimitaloon suunniteltu kalusteratkaisu toteuttaisi sille suunniteltua harmonista, esteettistä ja ympäristöön suunniteltua muotokieltä.

Parhaimmat vertailupisteet saa Isku Interior Oy:n tarjous saaden yhteensä 92,61 pistettä. Iskun tarjous: 497 622,00 alv 0 %

OSA-ALUE 2

Oppiympäristöjen kalusteet saatiin 1 tarjous: Martela-keskus Offimar Oy. Tarjoaja täyttää vaaditut soveltuvuusvaatimukset sekä tarjous täyttää tarjouspyynnön kriteerit.

Kalustetoimittajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous siten, että hinnan painoarvo on 50 % ja laadun 50 %.

Laatupisteet annettiin yksilöityjen mallikalusteiden testauksen ja tuotekorttien perusteella. Testauksen suoritti tulevista käyttäjistä koottu ryhmä. Yleisilmeen arvioinnin antoi kalustesuunnitelman laatija sisustusarkkitehti Karin Mäkitalo.

Martela-keskus Offimar Oy saa yhteensä 94 pistettä. Martelan tarjous: 390 410,40 alv 0 %

OSA-ALUE 3

Kirjastokalusteet saatiin 5 tarjousta: Adi-Kalusteet Oy, Espoon Kaluste ja Rakennus Oy Studiokaluste, F-inno Oy, Modeo Oy ja TJT-Kaluste Oy.

Tarjouspyynnössä edellytettiin tarjoajan soveltuvuusvaatimuksena osa-alueittain vähintään 3 vastaavan kokoluokan ja vastaavan kalustekokonaisuuden referenssiä vuosilta 2018-2022. Adi-Kalusteet Oy:n ja TJT-Kaluste Oy:n esittämissä referensseissä ei ole vähintään kolmea vastaavaa kalustekokonaisuutta. Myymäläkalustereferenssejä ei hyväksytä vastaaviksi kirjastokalustekokonaisuudeksi. Adi-Kaluste Oy ja TJT-Kaluste Oy suljetaan pois tarjousvertailusta, koska yritykset eivät täytä asetettua soveltuvuusvaatimusta.

Espoon Kaluste ja Rakennus Oy Studiokaluste, F-inno Oy ja Modeo Oy täyttävät tarjoajalle esitetetyt soveltuvuusvaatimukset sekä tarjoukset täyttävät tarjouspyynnön kriteerit.

Kalustetoimittajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous siten, että hinnan painoarvo on 100 %. Parhaimmat vertailupisteet saa Espoon Kaluste ja Rakennus Oy Studiokaluste tarjoushinnalla 47 507,00 alv 0 %.

OSA-ALUE 4

Varhaiskasvatuksen kalusteet saatiin yksi tarjous: Kuopion Woodi Oy.Tarjoaja täyttää hankinnan soveltuvuusvaatimukset ja tarjous täyttää tarjouspyynnön kriteerit.

Kalustetoimittajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous siten, että hinnan painoarvo on 50 % ja laadun 50 %.

Laatupisteet annettiin yksilöityjen mallikalusteiden testauksen ja tuotekorttien perusteella. Testauksen suoritti tulevista käyttäjistä koottu ryhmä. Yleisilmeen arvioinnin antoi kalustesuunnitelman laatija sisustusarkkitehti Karin Mäkitalo.

Woodi Oy saa yhteensä 96 pistettä tarjouksellaan 107 056,47 alv 0 %.

Valkealan monitoimitalon irtokalusteiden hankinta

Valkealan monitoimitalon irtokalusteet esitetään hankittavaksi edellä esitetysti laatuvertailun pisteiden ja perusteluiden mukaisesti. Laatuvertailujen yksityiskohtaiset pisteet ja perustelut on esitetty salassa pidettävänä liitteenä olevassa tarjousvertailussa ( julkL 24 § 1 mom 17 ja 20 k).

Kilpailutusmateriaali on nähtävillä kokouksessa.

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 2 luvun 6 §:n 1 momentin 8 -kohdan mukaan asia on julkinen vasta, kun hankintapäätös on tehty.

Pöytäkirja tarkistetaan tämän pykälän osalta jo kokouksessa, jotta päätös voidaan antaa tiedoksi mahdollisimman pian.

Asiantuntijana paikalla kokouksessa ja vastaamassa kysymyksiin on hankintapäällikkö Marja-Liisa Jyrkilä.

Lisätietoja: rakennuttajapäällikkö Anneli Vartiainen p. 020 615 711, anneli.vartiainen (at) kouvola.fi ja hankintapäällikkö Marja-Liisa Jyrkilä p. 020 615 7166, marja-liisa.jyrkila(at)kouvola.fi

  Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallitus päättää

1. hyväksyä Valkealan monitoimitalon irtokalusteet hankittaviksi seuraavasti:

Osa-alue 1: Isku Interior Oy hintaan 497 622,00 alv 0 %

Osa-alue 2: Martela-keskus Offimar Oy hintaan 390 410,40 alv 0 %

Osa-alue 3: Espoon Kaluste ja Rakennus Oy Studiokaluste hintaan     47 507,00 alv 0 %

Osa-alue 4: Kuopion Woodi Oy hintaan 107 056,47 alv 0 %.

2. tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa ja se on nähtävillä yleisessä tietoverkossa 16.5.2023 lukien.

Asian käsittely:

Keskustelun aikana jäsen Miia Witting teki seuraavan muutosesityksen: "Esitän, että kalustehankinnassa otetaan osio 1 kohdalla edullisempi vaihtoehtoinen tarjous."  Jäsen Tapio Karvonen kannatti muutosesitystä.

Koska oli tehty kannatettu muutosesitys, puheenjohtaja tiedusteli, voidaanko esitys hyväksyä yksimielisesti. Kaupunginhallitus hyväksyi muutosesityksen yksimielisesti.

  Kaupunginhallituksen päätös:

Kaupunginhallitus päätti

1. hyväksyä Valkealan monitoimitalon irtokalusteet hankittaviksi seuraavasti:

Osa-alue 1: osio 1 kohdalla hyväksytään edullisempi vaihtoehtoinen tarjous (hintaan 405 627 euroa alv 0%)

Osa-alue 2: Martela-keskus Offimar Oy hintaan 390 410,40 alv 0 %

Osa-alue 3: Espoon Kaluste ja Rakennus Oy Studiokaluste hintaan     47 507,00 alv 0 %

Osa-alue 4: Kuopion Woodi Oy hintaan 107 056,47 alv 0 %.

2. tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa ja se on nähtävillä yleisessä tietoverkossa 16.5.2023 lukien.

Kaupunginhallitus myönsi läsnäolo- ja puheoikeuden hankintapäällikkö Marja-Liisa Jyrkilälle. Hän oli asiantuntijana läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyn aikana.

Apulaiskaupunginjohtaja Tuukka Forsell poistui kokouksesta ja palasi kokoukseen tämän asian käsittelyn aikana.

____________