Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 15.05.2023/Pykälä 119

Kaupunginhallitus 15.05.2023 § 119

Valmistelija: henkilöstöjohtaja Päivi Karhu, puh. 020 615 4001, paivi.karhu(at)kouvola.fi

Kouvolan kaupungin henkilöstön työterveyshuoltopalvelut tuottaa tällä hetkellä Suomen Terveystalo Oy. Kouvolan kaupunki on kilpailuttanut työterveyspalvelujen sopimuksen, koska nykyinen palveluntuottaja on irtisanonut sopimuksen 22.12.2022. Sopimuksen mukainen irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta. Näin ollen sopimuksen voimassaolo päättyy 30.6.2023.

Kouvolan kaupungin tavoitteena on laadukas työterveystoiminta, jossa toiminnan painopisteet lähtevät kaupungin strategiasta. Tarkoituksena on strateginen kumppanuus työkykyjohtamisessa sekä vaikuttava työterveysyhteistyö siten, että työterveyshuollon toiminta tukee kaupungin toimintaa ja on tarvelähtöistä.

Kouvolan kaupungin henkilöstön työterveyspalveluihin kuuluu työterveyshuoltolain (1383/2001) 12 §:n mukainen lakisääteinen ennalta ehkäisevä työterveyshuolto, erikoislääkärikonsultaatiot työterveyslääkärin lähetteellä työkyvyn tai hoitomahdollisuuksien selvittämiseksi ja työterveyshuoltolain 14 §:n mukainen yleislääkäritasoinen, työterveyspainotteinen sairaanhoito siihen kuuluvine laboratorio- ja kuvantamistutkimuksineen.

Sopimus on määräaikainen 1.7.2023-31.12.2026. Sopimuskautta voidaan jatkaa tämän jälkeen toistaiseksi voimassa olevana yhdeksän (9) kuukauden molemminpuolisella irtisanomisajalla. Tilaaja päättää määräaikaisen sopimuskauden jälkeisestä palveluiden käytöstä ja sopimuksen jatkamisesta viimeistään kolme (3) kuukautta ennen määräaikaisen sopimuskauden päättymistä.

Hankinnan arvioitu arvo arvonlisäverottomana on noin 4 135 000 euroa laskettuna tarjouspyynnön mukaisella volyymilla ja sisällöllä neljän vuoden ajalle. Hinnoittelumalli on suoriteperusteinen hinnoittelu. Suoriteperusteisessa hinnoittelussa valittu palveluntuottaja laskuttaa Tilaajaa toteutuneen käytön mukaan tarjouspyynnössä annettujen hintojen mukaisesti. Ennen hinnoittelumallin valintaa asiasta tehtiin ennakkovaikutusten arviointi (EVA) ja asiaa esiteltiin kaupunginhallitukselle 6.3.2023 kokouksessa infoasioissa.

Kyseessä on terveyspalvelujen kilpailutus, josta säädetään hankintalain (1397/2016) luvussa 12. Kun terveyspalveluhankinnan arvo ylittää 400.000 euroa, kilpailutusprosessi toteutetaan muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta kuten kansallinen hankinta. Tämä tarkoittaa sitä, että hankintaan ei sovelleta EU-hankinnan mukaisia yksityiskohtaisia menettelysäännöksiä, vaan hankintayksikkö voi määritellä vapaasti soveltamansa kilpailutusmallin ollen kuitenkin syrjimätön ja tasapuolinen kaikkia tarjoajia kohtaan. Kyseessä on olevaa työterveyspalveluhankintaa ei voi jakaa osiin palvelun luonteen vuoksi.

Kilpailutuksen valmistelu aloitettiin välittömästi vuoden 2023 alussa. Kouvolan kaupunki julkaisi 17.1.2023 Hilma -ilmoituskanavassa julkisen markkinavuoropuhelukutsun. Markkinavuoropuheluun ilmoittautuivat Suomen Terveystalo Oy, Mehiläinen Oy ja Pihlajalinna Terveys Oy. Jokaisen ilmoittautuneen yrityksen kanssa käytiin erikseen 1,5 tunnin mittainen avoin keskustelu. Markkinavuoropuhelukeskustelut pidettiin viikolla 5. Lisäksi hankinnan valmisteluun liittyen järjestettiin tekninen vuoropuhelu. Pyyntö kommentoida kirjallisesti työryhmän valmistelemia hankinta-asiakirjoja lähetettiin markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille yrityksille 7.3.2023. Yrityksillä oli 14.3.2023 asti aikaa antaa kirjalliset kommenttinsa. Kaikki ilmoittautuneet yritykset lähettivät kommenttinsa määräaikaan mennessä. Sekä markkinavuoropuhelussa saadut suulliset kommentit että teknisessä vuoropuhelussa saadut kirjalliset kommentit käytiin läpi työryhmän kesken ennen tarjouspyynnön julkaisua.

Hankinta toteutettiin avoimella menettelyllä. Tarjouspyyntö julkaistiin 24.3.2023. Yrityksillä oli mahdollisuus jättää tarjouspyyntöä koskevia lisäkysymyksiä 3.4.2023 klo: 12:00 saakka. Tarjousten jättämisen määräaikaan 14.4.2023 klo: 12:00 mennessä tarjouksensa jättivät Pihlajalinna Terveys Oy ja Suomen Terveystalo Oy.

Tarjousten jättämisen määräajan jälkeen tarjoukset avattiin ja tarkistettiin tarjoajien soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Soveltuvuusvaatimuksena oli normaalit hankintalain mukaiset edellytykset (kuten tilaajavastuulain mukaisten tilaajavastuutietojen täyttäminen ja pakotteita koskevat selvitykset), referenssit, taloudellinen vakavaraisuus sekä toimipiste Kouvolassa hankintasopimuksen allekirjoittamiseen mennessä. Tilaajavastuutiedot on tarkistettu valitulta tarjoajalta.

Hankinnan valintaperusteena on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus. Hankinnassa hinnan painoarvoksi on määritelty 50 % (50 pistettä) ja laadun painoarvoksi 50 % (50 pistettä).

Hinnan osalta pisteet on jaettu suhteessa pienimpään. Edullisimman hinnan antanut tarjoaja saa täydet 50 pistettä ja muut tarjoajat saavat pisteet suhteessa edullisimpaan tarjoukseen. Tilaajan työryhmä oli valmistellut tarjouspyynnön liitteeksi hintaliitteen, jossa pyydettiin tarjoajaa syöttämään hinta listatuille palveluille. Tarjoajan palvelulle syöttämä hinta kerrotaan painoarvolla (arvioitu kappalemäärä per vuosi), josta syntyy tarjoushinta. Liitteeseen listatut palvelut ja painoarvot on arvoitu pääsääntöisesti edellisen vuoden ostotilastoja tukena käyttäen. Tarjoushinta kaikkien palveluiden osalta lasketaan yhteen, josta syntyy vertailuhinta. Hintaliitteessä esitettyjen palveluiden laskutus tapahtuu tarjoajan hintaliitteeseen syöttämien hintojen perusteella.

Lisäksi tarjoajille on annettu mahdollisuus antaa alennusprosentti muille kuin hintalomakkeessa mainituille palveluille. Näiden palveluiden laskutus tapahtuu alennusprosentin mukaisesti verrattuna tarjoajan julkiseen hinnastoon. Alennusprosentit eivät vaikuta vertailuun.

Laatua on arvoitu seuraavilla kriteereillä:

1)      Sairaanhoidossa otetaan huomioon sairauden yhteys työhön ja työkykyyn sekä mahdollisuus korvaavaan työhön.

2)      Pitkittyviä sairauspoissaoloja hoidetaan tehokkaasti ja kuntoutustoimenpiteet työhön paluun tukemiseksi käynnistetään nopeasti.

3)      Työkyky- ja elintapariskit tunnistetaan ennakoivasti työterveyshuollon eri prosesseissa ja käynnistetään tarvittavat toimenpiteet.

4)      Työterveyshuollon raportointi on analyyttistä ja työterveyshuolto tekee niiden perusteella ehdotuksia kehittämistoimenpiteiksi.

5)      Digitalisaation hyödyntäminen prosesseissa ja toiminnan tehostamisessa.

6)      Vaikuttava ja tiivis työterveysyhteistyö Tilaajan kanssa.

Laadun vertailussa arvostetaan sitä, mitä laajemmin ja konkreettisemmin selvitys vastaa tilaajan edellä mainittuihin tavoitteisiin (laadun vertailukriteerit). Konkreettisena pidetään todellisia ja perusteltuja keinoja, joiden toteutumista Tilaaja voi seurata.

Laatuvertailu on suoritettu seuraavista selvityksistä:

Selvitys Enimmäispistemäärä Arvioitavat

kriteerit

-Työpaikkaselvitysprosessi 10 pistettä 3-6

-Terveystarkastusprosessi  5 pistettä 3-6

-Mielenterveysongelmien hoitoprosessi 10 pistettä 1-6

-Tuki- ja liikuntaelinsairauksien

hoitoprosessi   10 pistettä 1-6

-Raportointi työkykyjohtamisen ja

tiedolla johtamisen näkökulmasta 10 pistettä 3-6

-Raportointi ja keinot kustannusten

hillitsemiseksi  5 pistettä 

Raportoinnin ja keinojen kustannusten hillitsemiseksi osalta vertailussa arvioidaan sitä, mitä selkeämpi ja analyyttisempi raportointi tukee säännöllistä kustannusten seurantaa ja ennakointia sekä mitä konkreettisempia ja vaikuttavampia toimenpiteitä tarjoaja esittää kustannusten hillitsemiseksi.

Tarjouspyynnön mukaisesti pisteet on jaettu niin, että ne selvitykset, joissa enimmäispistemäärä on ollut 10 pistettä, on parhain tarjous saanut 10 pistettä ja toiseksi paras tarjous 6 pistettä. Ne selvitykset, joissa enimmäispistemäärä on ollut 5 pistettä, on parhain tarjous saanut 5 pistettä ja toiseksi paras tarjous 3 pistettä. Mikäli tarjoajia olisi ollut enemmän kuin kaksi, olisi kolmanneksi parhain tarjous saanut 10 pisteen selvityksissä 3 pistettä ja 5 pisteen selvityksissä 1 pisteen. Neljänneksi ja sitä seuraavaksi tulevat tarjoajat olisivat saaneet 0 pistettä.

Vertailun tulokset:

    Terveystalo  Pihlajalinna

Hinta  1 033 792,72 € 1 326 290,50 €

Hintapisteet  50  38,97

Laatupisteet  46  42

Pisteet yhteensä 96  80,97

Suomen Terveystalo Oy:n tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjouspyynnössä mainittujen perusteiden mukaisesti.

Salassa pidettävänä liitteenä on vertailutaulukko työterveyshuollon kilpailutuksesta (salassa pidettävä, JulkL 6 § 1 mom. 8 k.), josta ilmenee tarjousvertailussa työterveyspalveluprosesseittain työryhmän antamat pisteet ja perustelut.

Tarjoushinta tarkistetaan indeksin mukaan ensimmäisen kerran puolentoista vuoden kuluttua sopimuskauden alkamisesta (1.1.2025) ja tämän jälkeen vuosittain (12 kuukauden välein). Tilaaja varaa oikeuden hankkia lisäpalveluita valitulta Palveluntuottajalta erikseen sovittavalla hinnalla. Lisäpalveluita ovat esimerkiksi erilaiset työterveyshuollon valmennus- ja koulutuspalvelut tai projektit.

Työryhmään kuuluivat henkilöstöjohtaja Päivi Karhu, henkilöstösuunnittelupäällikkö Annamaija Saarela, rekrytointikoordinaattori Reija Rantalainen, työsuojelupäällikkö Mailis Heinonen, tietosuojavastaava Mikko Pirinen, hankintapäällikkö Marja-Liisa Jyrkilä ja hankinta-asiantuntija Milla Hukkanen.

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua päätöksen tiedoksisaannista.

Kaikki hankinta-asiakirjat sekä laatuvertailun liikesalaisuuksia sisältävä perusteluversio ovat nähtävillä kokouksessa.

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 2 luvun 6 §:n 1 momentin 8 -kohdan mukaan asia on julkinen vasta, kun hankintapäätös on tehty.

Pöytäkirja tarkistetaan tämän pykälän osalta kokouksessa, jotta päätös voidaan antaa tiedoksi mahdollisimman pian.

Asiantuntijoina kokouksessa paikalla ja vastaamassa kysymyksiin ovat henkilöstöjohtaja Päivi Karhu ja hankintapäällikkö Marja-Liisa Jyrkilä.

Lisätietoja: henkilöstöjohtaja Päivi Karhu, puh. puh. 020 615 4001, paivi.karhu(at)kouvola.fi ja hankintapäällikkö Marja-Liisa Jyrkilä, puh. 020 615 7166, marja-liisa.jyrkila(at)kouvola.fi.

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallitus päättää

1. hyväksyä Suomen Terveystalo Oy:n työterveyspalveluja koskevan tarjouksen, ja
2. solmia hankintasopimuksen työterveyspalvelujen tuottamisesta ajalle 1.7.2023 - 31.12.2026 sekä sen jälkeen mahdollisesti jatkaa sopimusta erillisellä päätöksellä toistaiseksi voimassa olevana.
3. tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa ja se on nähtävillä yleisessä tietoverkossa 16.5.2023 lukien.

Kaupunginhallituksen päätös:

Kaupunginhallitus päätti

1. hyväksyä Suomen Terveystalo Oy:n työterveyspalveluja koskevan tarjouksen, ja
2. solmia hankintasopimuksen työterveyspalvelujen tuottamisesta ajalle 1.7.2023 - 31.12.2026 sekä sen jälkeen mahdollisesti jatkaa sopimusta erillisellä päätöksellä toistaiseksi voimassa olevana.
3. tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa ja se on nähtävillä yleisessä tietoverkossa 16.5.2023 lukien.

Kaupunginhallitus myönsi henkilöstöjohtaja Päivi Karhulle ja hankintapäällikkö Marja-Liisa Jyrkilälle läsnäolo- ja puheoikeuden. He olivat asiantuntijoina läsnä kokouksessa asian käsittelyn aikana.

____________