Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 06.03.2023/Pykälä 63

Kaupunginhallitus 06.03.2023 § 63

Valmistelija: apulaiskaupunginjohtaja Tuukka Forsell, puh. 020 615 9333, tuukka.forsell(at)kouvola.fi

Taustaa

Kouvolan profiilia ja tunnettuutta lisätään vahvistamalla kaupungin statusta. Kouvola tapahtuma- ja urheilukaupunkina ovat Kouvolan kaupunkistrategian 2023-2032 liikunnan ja kulttuurin tavoitteita. Kouvolaan halutaan monipuolisesti erilaisia tapahtumia, joilla on elinvoimaa vahvistavia ja imagollisia vaikutuksia. Kouvolan kaupunki edistää kumppanuusmallia tapahtumajärjestäjän kanssa, jolla tavoitellaan molempien osapuolien hyötymistä tapahtuman tuomasta näkyvyydestä Kouvolalle ja tapahtumien tarjoamista mahdollisuuksista.

Tapahtumayhteistyön koordinoinnista ja valmistelusta uusien ja kiertävien (kori 3) ja toistuvien (kori 2) tapahtumien osalta vastaa konsernipalvelujen Viestintä ja VisitKouvolan -yksikön tapahtumaprosessi.

Tapahtumayhteistyön toimintamallin arviointikriteeristöä (Kh 19.11.2018 § 393 ja 08.11.2021 § 397) päivitettiin vuosien 2019-2022 kokemusten pohjalta.

Arviointikriteerit vuosille 2023-2025 tarkistettiin kriteereineen ja pisteytyksineen. Kaupunginhallitus teki päätöksen 7.11.2022 § 305 ja päätti ottaa käyttöön päivitetyn tapahtumayhteistyön arviointikriteeristön vuoden 2023 alusta koskien uusia ja kiertäviä tapahtumia (kori 3) sekä toistuvia tapahtumia (kori 2). Tapahtuma voi olla esimerkiksi kongressi-, messut-, harraste-, urheilu- tai kulttuuritapahtuma.

Tapahtumatuen suuruus määräytyy arviointikriteereiden kokonaispistemäärään perustuen ja kaupungin markkinointiyhteistyötuen budjetin rajoissa. Tapahtumayhteistyön arvioinnin mm. tapahtumien markkinointiin, kaupungin medianäkyvyyteen ja paikallisiin palveluhankintoihin liittyviä kriteereitä vahvistettiin lisäksi kaupunkistrategian mukaisilla tavoitteilla.

Tapahtumayhteistyön rahoituksesta päättää hakemusten ja arviointiryhmän yhteistyöesityksen pohjalta käytettävän budjetin rajoissa  yli 10.000 euron arvoisten uusien ja kiertävien (kori 3) ja toistuvien (kori 2) yksittäisten tapahtumien osalta kaupunginhallitus ja  enintään 10.000 euron arvioisten uusien ja kiertävien (kori 3) ja toistuvien (kori 2) yksittäisten tapahtumien osalta viestintä- ja markkinointipäällikkö.

Tapahtumayhteistyötukien euromääriä on tarkistettu eri pistemäärävälien kohdalla vastamaan käytettävissä olevaa vuosittaista budjettia, josta myönnetään tapahtumatukea yksittäisille tapahtumille. Rahoitusta voidaan tarjota myös uudestaan järjestettäville kiertäville ja toistuville tapahtumille, kunhan tuen edellytykset muuten täyttyvät vuosittain.

Kaupungin eri palvelujen asiantuntijoista koostuva tapahtumien arviointiryhmä käsittelee yhteistyöesitykset ja tekee tapahtumatuen rahoitusesityksen yksittäisten tapahtumien markkinointiyhteistyötuesta, hakemuksen ja arviointikriteereiden pohjalta. Tapahtumayhteistyössä on jatkuva haku ja hakemukset tulee jättää käsiteltäväksi vähintään 3 kk ennen itse tapahtumaa.

Tapahtumajärjestäjien kanssa tehtävän yhteistyön pohjana on kumppanuusmalli. Tavoitteena on edistää molempien osapuolten hyötyjä ja tuoda läpinäkyvyyttä yhteistyöhön. Yhteistyö voi olla markkinointia ja viestintää eri kanavissa, tilaratkaisuja tai muuta yhteistyötä. Tapahtumajärjestäjä voi hakea Kouvolan kaupungilta myös rahallista tukea tapahtumalle.

Tapahtumayhteistyön budjetti yhteensä 114 000 euroa sisältyy konsernipalvelujen Viestintä ja VisitKouvola -yksikön vuoden 2023 kokonaisbudjettiin.

Kun rahoituspäätös on lainvoimainen, markkinointiyhteistyöstä tehdään tapahtumajärjestäjän kanssa erillinen sopimus, jossa määritetään osapuolten vastuut ja velvollisuudet.

Jos tapahtumat peruuntuvat, markkinoinnin yhteistyötukea ei makseta tapahtumajärjestäjille.

Tapahtumayhteistyötuki 2023, tapahtumat yli 10 000 euroa (kori 2/kori 3)

Tapahtumien arviointiryhmä käsitteli kokouksissa 16.1.2023 ja 16.2.2023  tapahtumakoriin 2 / toistuvat tapahtumat sisältyvät hakemukset ja teki esityksen tapahtumien yhteistyötuesta yli 10 000 euroa markkinointiyhteistyön arviointikriteereiden ja käytettävän budjetin pohjalta.  Arviointiryhmä esittää kaupunginhallitukselle hyväksyttäväksi tapahtumayhteistyötukea seuraaville kahdelle tapahtumalle:

1)      Rallyx Kouvola Finland -rallicrosstapahtuma 26.-28.5.2023

Valkealan Urheiluautoilijat ry (ValUA) järjestää Kouvolassa 26.-28.5.2023 Tykkimäen moottoriradalla, kaksi rallicrossin Pohjoismaista RallyX -mestaruusosakilpailua (viides ja kuudes). RallyX on kovatasoinen sarja, jossa kilpaillaan viidessä maassa yhdeksän osakilpailua.

Kisatapahtumassa on mukana useita eri autoluokkia (mm. kuninkuusluokka SuperCar, SuperCar Lites ja Open 2DW luokka). Kuljettajia odotetaan yhteensä noin sata  Suomesta, Ruotsista ja Norjasta sekä Keski-Euroopasta. Kilpailutiimit muodosta noin tuhatpäisen joukon, jotka yöpyvät 4-5 yötä hotelleissa, mökeissä ja leirintäalueilla. Lisäksi kilpailun toimitsijoita on tapahtumassa mukana noin 250 henkilöä, joista majoittuu noin sata henkilöä.

Katsojia tapahtumaan odotetaan noin 3000-4000 / päivä ja lisäksi VIP-vieraita noin 300 henkilöä/päivä, joista monet majoittuvat Kouvolassa viikonlopun ajan.

Kansainvälinen rallicrossin moottoriurheilutapahtuma järjestettiin Kouvolan Tykkimäessä vuosina 2018 ja 2019 sekä vuonna 2022. ValUA teki kilpailun järjestämisestä kolmivuotisen sopimuksen vuosille 2022-2024.Osakilpailut näytetään livenä Youtube:ssa RallyX TV:ssä. Viime vuoden tapahtumalla on tällä hetkellä yli 40 000-49 000 katselukertaa / kilpailupäivä.

Kaupunki saa tapahtumayhteistyössä laajan näkyvyyden myös kansainvälisesti tapahtuman markkinoinnissa mm. verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa, tv:ssä ja muussa markkinoinnissa sekä tapahtumapaikalla.

Yhdistys on hakenut 11.1.2023 tapahtumayhteistyötukea moottoriurheilu-tapahtuman toteuttamiseen yhteensä 25.000 euroa (alv 0%). Avustusta haetaan tapahtuman järjestelyihin ja markkinointiin (RallyX TV kansainvälinen jakelu, kuulutukset, mainonta, tienvarsimainonta ja kisajulkaisu ym.).

Pohjoismainen moottoriurheilutapahtuma tukee erinomaisesti Kouvolan imagoa urheilukaupunkina ja suurten tapahtumien paikkakuntana, lisää matkailun vetovoimaa ja matkailutuloa sekä tarjoaa kaupungille kansainvälistä ja kansallista medianäkyvyyttä.

Tapahtumatuen arviointi / pistemäärä 300-399, tuki 8 000-12 000 €.

- Haettu rahoitusta 25 000 €.

- Kori 2 / Myönnettävä markkinointituki 12 000 € (alv 0%)

2)      Kansainvälinen Kymi Grand Prix -ravitapahtuma 16.-17.6.2023

Kansainvälinen Kymi Grand Prix -ravitapahtuma 16.-17.6.2023 järjestetään Kouvolan raviradalla jo 26. kerran. Kymi Grand Prix on vuosittain järjestettävä raviurheilun kansainvälinen suurkilpailu, joka järjestettiin ensimmäisen kerran vuonna 1998. Kymi Grand Prix on yksi Suomen ravikilpailuista, joka on Euroopan raviliiton EM-kilpailusarjan UET Elite Circuit 15 suurkilpailuista.

Tapahtuman yleisömäärä on 10 000-12 000 henkilöä. Television ja Toto-TVn lähetyksillä on yhteensä noin 250 000 katsojaa. Ravitapahtuma välitetään noin 10 maahan ja lisäksi toimittajat tekevät tapahtumasta ennakko- sekä jälkijuttuja. Ravirata tunnetaan yleisesti nimellä Kouvolan ravirata ja kaupungin näkyvyys tapahtumassa on hyvä mediassa kansainvälisestikin. Kymi GP -viikonlopun budjetti on lähes 500 000 €.

Kymi Grand Prix'n erikoisuus on ulkomaisille hevosille järjestetty lentokonekuljetus Keski-Euroopasta ja Ruotsista Utin lentokentälle, joka houkuttelee kilpailuun useita ulkomaisia huippuhevosia.

Valkealan Hevosystäväinseura ry järjestää vuosittain Kouvolan raviradalla 22 ravipäivää, joihin sisältyy mm. Kouvola- ja Valkeala-ajot. Katsojia paikan päällä käy vuosittain noin 40 000 henkeä. Kouvolan kaikista raveista lähetetään valtakunnallista suoraa Toto-TV-lähetystä. Vuositasolla Kouvolan ravitapahtumista julkaistaan lehtikuvia noin 17 .500 cm2 ja välitetään valtakunnallista TV-lähetystä yli 100 tuntia.

Raviradalla työskentelee vakituisesti kolme henkilöä. Ravitapahtumien aikana henkilökuntaa on 70-250 tapahtuman koosta ja luonteesta riippuen. Kouvolan alueella hevostalous kasvaa ja kehittyy tuoden samalla maaseutukaupungille elinvoimaa, verotuloja ja näkyvyyttä, valtakunnallisesti sekä kansainvälisesti.

Valkealan Hevosystäväin seura on hakenut 15.2.2023 tapahtumayhteistyötukea vuodelle 2023 Kymi GP-ravien ja muiden suurten ravitapahtumien järjestämiseen. Yhteistyön sisältyy kaupungille näkyvyyttä eri medioissa sekä kutsuvieraspaketteja, tyhy-paketteja ja pääsylippuja tapahtumiin.

Tapahtumatuen arviointi / pistemäärä yli 400, tuki 12 000-20 000 €.

- Haettu rahoitusta 37 000 €.

- Kori 2 / Myönnettävä markkinointituki 20 000 € (alv 0%)

Yhteyspäällikkö Anne Käki on kokouksessa paikalla asiantuntijana vastaamassa kysymyksiin.

Lisätietoja: Viestintä- ja markkinointipäällikkö Kirsi Vainio, puh. 020 615 5885, kirsi.vainio(at)kouvola.fi, yhteyspäällikkö Anne Käki, puh. 020 615 8173, anne.kaki(at)kouvola.fi

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallitus hyväksyy arviointiryhmän esityksen tapahtumien markkinointiyhteistyötuen myöntämisestä perusteluosan mukaisesti kahdelle toistuvat tapahtumat korin 2 tapahtumalle.

Kaupunginhallituksen päätös:

Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.

Kaupunginhallitus myönsi yhteyspäällikkö Anne Käelle läsnäolo- ja puheoikeuden. Hän oli asiantuntijana läsnä kokouksessa asian käsittelyn aikana.

Kaupunginvaltuuston 1. varapuheenjohtaja Ville Kaunisto liittyi kokoukseen tämän asian käsittelyn aikana.

____________