Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 19.12.2022/Pykälä 345

Kaupunginhallitus 19.12.2022 § 345

Valmistelija: hallintojohtaja Katja Tommiska, puh. 020 615 8651, katja.tommiska(at)kouvola.fi

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) on tullut voimaan 1.1.2020 alkaen. Tiedonhallinnalla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä viranomaisen tietoaineistojen, niiden käsittelyvaiheiden ja tietoaineistoihin sisältyvien tietojen hallinnoimiseksi riippumatta tietoaineistojen tallentamistavasta ja muista käsittelytavoista.

Kouvolan kaupunki on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta lain vaatimusten mukaisesti. Tiedonhallintayksikön johtona toimii kaupunginhallitus, jonka tulee huolehtia siitä, että tiedonhallintaan liittyvät vastuut on määritelty. Kaupungin hallintosäännön 7. luku sisältää määräykset kaupunginhallituksen tiedonhallinnan ja myös asiakirjahallinnon tehtävistä. Hallintosäännön 56.1 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalain 4.2 §:n vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kaupungissa.

Valtionvarainministeriön yhteydessä toimiva tiedonhallintalautakunta on arvioinut tiedonhallintalain säännösten toteuttamista ja noudattamista sekä antanut tiedonhallinnan eri osa-alueisiin liittyviä suosituksia. Tiedonhallintalautakunta on hyväksynyt suosituksen johdon vastuiden toteuttamisesta tiedonhallinnassa 11.2.2020, ja suositusta on hyödynnetty kaupungin tiedonhallinnan vastuiden määrittelyssä.

Tiedonhallintalaki on tuonut mukanaan paljon uusia vastuita ja vaatimuksia kunnille liittyen tietoaineistojen sähköiseen käsittelyyn, asianhallintaan, palveluiden tiedonhallintaan, tietoturvaan, tietosuojaan ja saavutettavuuteen. Tiedonhallinnan laajempana viitekehyksenä toimii ohjaava lainsäädäntö, joka käsittää tiedonhallintalain lisäksi julkisuuslain, hallintolain, arkistolain, digipalvelulain, sähköisestä asioinnista viranomaisessa annetun lain sekä tietosuojalainsäädännön. Näiden lisäksi toimintaa säätelee kuntalaki.

Tiedonhallinnan vastuut Kouvolan kaupungissa -asiakirja on liitteenä.

Lisätietoja: hallintojohtaja Katja Tommiska, puh. 020 615 8651, katja.tommiska(at)kouvola.fi; vs. tietohallintojohtaja Miia Kapanen, puh. 020 615 9171, miia.kapanen(at)kouvola.fi

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallitus

1. päättää hyväksyä liitteenä olevan asiakirjan Tiedonhallinnan vastuut Kouvolan kaupungissa ja määrää, että sitä noudatetaan Kouvolan kaupungin organisaatiossa 1.1.2023 alkaen, ja

2.  valtuuttaa hallintojohtajan tekemään asiakirjaan myöhemmin mahdollisesti tarvittavia teknisluonteisia korjauksia/muutoksia sekä päivittämään asiakirjan tiedot noudatettavien lakien, asetusten ja ohjeiden päivittyessä.

Kaupunginhallituksen päätös:

Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.

____________